QR-factuur voor Zwitserland instellen

Na dit artikel weet je hoe je het Zwitserse QR-betaaldeel aan je facturen toevoegt, wat je daarvoor moet invullen en wanneer er geen betaaldeel verschijnt.

Met de QR-factuur voegt Univents op verzoek het Zwitserse QR-betaaldeel toe aan elke factuur. Dat is een extra laatste pagina met ontvangstbewijs en betaaldeel, inclusief Swiss QR Code, een scheidingslijn met schaartje en de tekst „Af te scheiden vóór de betaling”. Je klant scant de code in internetbankieren of betaalt aan het loket. Bedrag, rekening en Referentie zijn al ingevuld.

Dit heb je nodig

Valuta CHF of EUR voor je workspace.
Een Zwitserse of Liechtensteinse IBAN of een QR-IBAN.
Bedrijfsnaam, postcode, plaats en land in je bedrijfsgegevens.

Zo stel je het in

Open Instellingen → Bedrijf en ga naar het onderdeel Bankgegevens.
Vul je IBAN in. Heb je een QR-IBAN van je bank, dan vul je die in bij het veld QR-IBAN (optioneel).
Vul indien nodig de BESR-ID (van je bank, optioneel) in. Dit veld verschijnt alleen als er een QR-IBAN is ingevuld.
Zet QR-betaaldeel aan facturen toevoegen aan.
Sla de bedrijfsgegevens op.

De schakelaar blijft grijs zolang er iets ontbreekt. De tekst eronder vertelt precies wat er nog mist, bijvoorbeeld postcode, plaats, land of een geschikte IBAN.

QR-IBAN of gewone IBAN

Met QR-IBAN krijgt elke factuur een QR-referentie (27 cijfers). De meeste Zwitserse banken geven de voorkeur aan deze variant.
Met gewone IBAN krijgt elke factuur een RF-referentie (Creditor Reference volgens ISO 11649).

Heb je per ongeluk een QR-IBAN in het veld voor de gewone IBAN ingevuld, dan herkent Univents dat en behandelt het die als QR-IBAN. Staat er daarentegen een gewone IBAN in het veld QR-IBAN (optioneel), dan toont Univents een foutmelding. Een QR-IBAN heeft op positie 5 tot en met 9 een getal tussen 30000 en 31999.

BESR-ID

De BESR-ID heb je alleen nodig als je bank die voorschrijft. Hij bestaat meestal uit 6 cijfers en staat in je internetbankieren. Univents zet hem vooraan in de QR-referentie.

Wat je klant ontvangt

Een extra laatste pagina in de factuur-PDF met ontvangstbewijs en betaaldeel.
Als Bedrag staat het openstaande bedrag op het moment dat de PDF wordt aangemaakt. Al betaalde deelbedragen en gedeeltelijke creditnota’s zijn in mindering gebracht.
De Referentie blijft gelijk als de PDF opnieuw wordt aangemaakt. Ze verandert nooit.
Als aanvullende informatie staat het factuurnummer op het betaaldeel.

Wanneer er geen betaaldeel verschijnt

In de voorvertoning van een concept zonder factuurnummer.
Bij een factuur die Al betaald is (openstaand bedrag 0).
Bij een geannuleerde factuur.
Als er bedrijfsgegevens ontbreken of de bankgegevens niet kloppen.

Ontbreekt het betaaldeel terwijl de schakelaar aanstaat, dan staat er op de factuur een opmerking met de reden. Het betaaldeel verdwijnt nooit stilzwijgend.

Schakel je na het eerste betaaldeel over van een QR-IBAN naar een gewone IBAN (of andersom), dan past de al toegekende referentie niet meer bij de rekening. Voor die factuur verschijnt dan geen nieuw betaaldeel; de opmerking legt dat uit.

Goed om te weten

Aanmaningen voegen de oorspronkelijke factuur-PDF als bijlage toe. Het betaaldeel daarin toont het bedrag op het moment van de factuur.
De automatische afstemming van binnenkomende betalingen via de referentie is nog niet beschikbaar. Betalingen koppel je nog steeds zoals gewoonlijk.
De Chat kan je bankgegevens wijzigen, maar pas nadat je de wijziging hebt bevestigd.

Meer over de bedrijfsgegevens vind je in het artikel Bedrijfsgegevens beheren.