Configurer la facture QR pour la Suisse

Avec la facture QR, Univents joint, sur demande, la partie paiement QR suisse à chaque facture. Il s’agit d’une dernière page supplémentaire comprenant un récépissé et une partie paiement avec le Swiss QR Code, une ligne de séparation avec des ciseaux et la mention « À détacher avant le versement ». Votre client scanne le code dans son e-banking ou paie au guichet. Le montant, le compte et la référence sont déjà renseignés.

Ce dont vous avez besoin

• Devise CHF ou EUR pour votre workspace.
• Un IBAN suisse ou liechtensteinois ou un QR-IBAN.
• Nom de l’entreprise, code postal, localité et pays dans les données de votre entreprise.

Comment la configurer

1. Ouvrez Paramètres → Entreprise et allez à la section Coordonnées bancaires.
2. Saisissez votre IBAN. Si votre banque vous a fourni un QR-IBAN, saisissez-le dans le champ QR-IBAN (facultatif).
3. Si nécessaire, saisissez l’ID BESR (fourni par votre banque, facultatif). Le champ n’apparaît que si un QR-IBAN est renseigné.
4. Activez Joindre la partie paiement QR aux factures.
5. Enregistrez les données de l’entreprise.

Le commutateur reste grisé tant qu’il manque quelque chose. L’indication en dessous précise exactement ce qui manque, par exemple le code postal, la localité, le pays ou un IBAN adapté.

QR-IBAN ou IBAN classique

• Avec un QR-IBAN, chaque facture reçoit une référence QR (27 chiffres). La plupart des banques suisses privilégient cette variante.
• Avec un IBAN classique, chaque facture reçoit une référence RF (Creditor Reference selon ISO 11649).

Si vous avez saisi un QR-IBAN dans le champ IBAN classique par erreur, Univents le détecte et le traite comme un QR-IBAN. En revanche, si un IBAN classique figure dans le champ QR-IBAN (facultatif), Univents affiche une erreur. Un QR-IBAN comporte, aux positions 5 à 9, un nombre compris entre 30000 et 31999.

ID BESR

Vous n’avez besoin de l’ID BESR que si votre banque l’exige. Il compte généralement 6 chiffres et figure dans votre e-banking. Univents le place au début de la référence QR.

Ce que reçoit votre client

• Une dernière page supplémentaire dans le PDF de la facture, avec récépissé et partie paiement.
• Le Montant correspond au montant restant dû au moment de la création du PDF. Les paiements partiels déjà reçus et les avoirs partiels sont déduits.
• La Référence reste identique lorsque le PDF est recréé. Elle ne change jamais.
• À titre d’information complémentaire, le numéro de facture figure sur la partie paiement.

Dans quels cas aucune partie paiement n’apparaît

• Dans l’aperçu d’un brouillon sans numéro de facture.
• Pour une facture Déjà payée (montant restant dû : 0).
• Pour une facture annulée.
• Lorsque des données de l’entreprise manquent ou que les coordonnées bancaires ne conviennent pas.

Si la partie paiement est absente alors que le commutateur est activé, la facture affiche une indication précisant la raison. La partie paiement ne disparaît jamais silencieusement.

Si, après la première partie paiement, vous passez d’un QR-IBAN à un IBAN classique (ou inversement), la référence déjà attribuée ne correspond plus au compte. Aucune nouvelle partie paiement n’apparaît alors pour cette facture, et l’indication en explique la raison.

Bon à savoir

• Les relances joignent le PDF de la facture d’origine. La partie paiement qu’il contient indique le montant au moment de la facture.
• Le rapprochement automatique des paiements entrants via la référence n’est pas encore disponible. Vous continuez à affecter les paiements comme d’habitude.
• Le Chat peut modifier vos coordonnées bancaires, mais seulement après que vous avez confirmé la modification.

Pour en savoir plus sur les données de l’entreprise, consultez l’article Gérer les données de l’entreprise.