Eksport dokumentów jako paczka (lista Excel, pliki PDF, e-faktury)
Z tego artykułu dowiesz się, jak pobrać dokumenty z wybranego okresu jako jeden plik ZIP — z listą Excel, wszystkimi plikami PDF i e-fakturami — oraz co oznaczają dwie ostatnie kolumny listy.
Dla doradcy podatkowego, zamknięcia roku, kontroli podatkowej albo przejścia na inny program czasem potrzebujesz swoich dokumentów nie pojedynczo, lecz wszystkich naraz. Do tego służy przycisk Eksportuj dokumenty w sekcji Dokumenty finansowe.
Co zawiera paczka
Eksport pobiera jeden plik ZIP. Znajdziesz w nim:
belege.xlsx— jeden wiersz na dokument z numerem dokumentu, rodzajem dokumentu, statusem, klientem, wydarzeniem, datą świadczenia usługi i datą wystawienia, terminem płatności, datą zapłaty oraz kwotami netto, VAT i brutto. Kwoty to prawdziwe liczby, więc w Excelu możesz od razu na nich liczyć.pdf/— wyrenderowane dokumenty w formacie PDF.xrechnung/— e-faktury (XML XRechnung) do Twoich faktur. Jeśli starsza faktura nie ma jeszcze takiego pliku, zostanie on wygenerowany podczas eksportu.
Jak wyeksportować
- Otwórz po lewej stronie Dokumenty finansowe.
- Ustaw listę tak, jak jej potrzebujesz: Rodzaj dokumentu (na przykład tylko faktury), Status (na przykład tylko opłacone), Okres oraz w razie potrzeby Wyszukiwanie.
- Kliknij w prawym górnym rogu Eksportuj dokumenty.
- Rozpocznie się pobieranie. Przy dużej liczbie dokumentów chwilę to potrwa — paczka jest tworzona w trakcie pobierania.
Ważne: eksportowane jest zawsze dokładnie to, co pokazuje filtr — i to ze wszystkich stron, nie tylko 50 dokumentów, które widzisz w danej chwili.
Dwie ostatnie kolumny: „PDF w paczce” i „E-faktura w paczce”
Abyś mógł polegać na paczce, lista przy każdym dokumencie zapisuje, czy plik rzeczywiście się w niej znalazł:
| Wpis | Znaczenie |
|---|---|
| Tak | Plik jest w paczce. |
| nie — jeszcze nie wygenerowano | Dla tego dokumentu nie ma jeszcze pliku PDF. Otwórz dokument i wygeneruj PDF, a przy następnym eksporcie znajdzie się w paczce. |
| nie — plik nieczytelny | Nie udało się wczytać pliku PDF. Otwórz dokument i wygeneruj PDF ponownie. |
| nie — osiągnięto limit paczki | Paczka osiągnęła limit rozmiaru; brakuje pozostałych plików PDF. Wyeksportuj okres w mniejszych częściach. |
| nie — tylko dla faktur | E-faktury istnieją tylko dla faktur — oferty, dowody dostawy i noty kredytowe ich nie mają. |
| nie — generowanie nie powiodło się | W fakturze brakowało danych potrzebnych do e-faktury. Czego brakuje, zobaczysz w samym dokumencie (zobacz E-faktura (XRechnung)). |
Gdy w filtrze jest zbyt wiele dokumentów
Jedna paczka mieści do 300 dokumentów. Jeśli filtr pokazuje więcej, przycisk jest zablokowany i podaje liczbę wyników. Zawęź wtedy Okres — na przykład do kwartału lub półrocza.
To celowe działanie: paczka, która po cichu zawierałaby tylko pierwsze 300 dokumentów, wyglądałaby na kompletną. Lepiej dwa pobrania, na których możesz polegać.
Czego eksport nie robi
- Niczego nie zmienia w Twoich dokumentach: żaden status się nie zmienia, nic nie jest oznaczane jako wyeksportowane. Ten sam okres możesz pobierać dowolną liczbę razy.
- Nie generuje plików PDF. Dokumenty bez PDF pozostają bez PDF (zobacz tabelę powyżej).
- Nie jest paczką księgowań. Jeśli Twoje biuro księgowe potrzebuje zapisów księgowych zamiast dokumentów, właściwą drogą jest eksport DATEV (Integracje → DATEV) lub eksport BMD — oba rozwiązania się uzupełniają.
Kto może eksportować
Każda osoba, która ma prawo widzieć dokumenty finansowe. Paczka zawiera dokładnie te dokumenty, które dana osoba widzi także na liście — nic więcej.