Exportar documentos como pacote (lista Excel, PDFs, faturas eletrónicas)
Depois deste artigo, sabes como descarregar os documentos de um período num único ZIP — com lista Excel, todos os PDFs e as faturas eletrónicas — e o que significam as duas últimas colunas da lista.
Para o contabilista, o fecho de contas anual, uma inspeção fiscal ou a migração para outro programa, por vezes não são necessários os documentos um a um, mas todos de uma só vez. É para isso que existe, em Documentos financeiros, o botão Exportar documentos.
O que contém o pacote
A exportação descarrega um ficheiro ZIP. Lá dentro encontra-se:
belege.xlsx— uma linha por documento, com número do documento, tipo de documento, estado, cliente, evento, data da prestação e data de emissão, vencimento, data de pagamento, bem como valor sem IVA, IVA e valor com IVA. Os montantes são números reais, pelo que é possível calcular diretamente com eles no Excel.pdf/— os documentos renderizados em PDF.xrechnung/— as faturas eletrónicas (XML XRechnung) das faturas. Se o ficheiro de uma fatura mais antiga ainda não existir, é gerado durante a exportação.
Como exportar
- Abrir Documentos financeiros à esquerda.
- Configurar a lista conforme necessário: Tipo de documento (por exemplo, apenas faturas), Estado (por exemplo, apenas pagos), Período e, se necessário, a Pesquisa.
- Clicar em Exportar documentos, no canto superior direito.
- O descarregamento começa. Com muitos documentos demora um momento — o pacote é gerado enquanto é descarregado.
Importante: é sempre exportado exatamente o que o filtro mostra — e isto em Todas as páginas, não apenas os 50 documentos que estão visíveis nesse momento.
As duas últimas colunas: «PDF no pacote» e «Fatura eletrónica no pacote»
Para que se possa confiar no pacote, a lista regista, para cada documento, se o ficheiro está mesmo incluído:
| Entrada | Significado |
|---|---|
| Sim | O ficheiro está no pacote. |
| não — ainda não gerado | Este documento ainda não tem PDF. Abrir o documento e mandar gerar o PDF; ficará incluído na próxima exportação. |
| não — ficheiro ilegível | Não foi possível carregar o PDF. Abrir o documento e gerar o PDF novamente. |
| não — limite do pacote atingido | O pacote atingiu o limite de tamanho; faltam os restantes PDFs. Exportar o período em intervalos mais pequenos. |
| não — apenas para faturas | Só existem faturas eletrónicas para faturas — orçamentos, guias de remessa e notas de crédito não têm. |
| não — falha na geração | Faltavam dados da fatura para a fatura eletrónica. O que falta é visível no próprio documento (ver Fatura eletrónica (XRechnung)). |
Quando o filtro tem demasiados documentos
Um pacote comporta até 300 documentos. Se o filtro devolver mais, o botão fica bloqueado e indica o número de resultados. Nesse caso, restringir o Período — por exemplo, por trimestre ou por semestre.
Isto é intencional: um pacote que contivesse silenciosamente apenas os primeiros 300 documentos pareceria completo. Mais vale dois descarregamentos em que se pode confiar.
O que a exportação não faz
- Não altera nada nos documentos: nenhum estado muda, nada é marcado como exportado. O mesmo período pode ser exportado quantas vezes for necessário.
- Não gera PDFs. Os documentos sem PDF continuam sem PDF (ver tabela acima).
- Não é um lote de lançamentos. Se o contabilista precisar de lançamentos contabilísticos em vez de documentos, o caminho certo é a exportação DATEV (Integrações → DATEV) ou a exportação BMD — as duas opções complementam-se.
Quem pode exportar
Qualquer pessoa que possa ver documentos financeiros. O pacote contém exatamente os documentos que essa pessoa também vê na lista — nem mais.