Plaatshouders: welke er zijn en waar ze gelden

Een plaatshouder is een vervanger in de tekst: je schrijft hem één keer in een sjabloon, en Univents vervangt hem bij elk document en elke e-mail door de juiste echte waarde. In plaats van in elke offerte de klantnaam te typen, staat er in het sjabloon {Customer_Name} — in de afgewerkte PDF staat op die plek de naam van de klant.

Er zijn drie plekken waar je plaatshouders gebruikt. Ze zien er vergelijkbaar uit, maar het zijn aparte lijsten: een plaatshouder van de ene plek werkt niet op de andere.

De drie plekken in één oogopslag

De lijsten zijn bewust gescheiden, omdat er andere gegevens achter zitten: een document kent regels, totalen en btw-tarieven, een e-mail kent de ontvanger en de aanleiding, en een automatisering kent alleen wat de trigger meebrengt.

Documentsjablonen: één accolade, vaste namen

In het Word-sjabloon van je lay-out staan de plaatshouders tussen enkele accolades. De volledige tabel met alle namen en hun betekenis — document, klant, evenement, jouw bedrijf, totalen, regeltabellen, vrije teksten — vind je in het artikel Hoe maak ik lay-outs voor financiële documenten?.

Drie dingen die je daar makkelijk over het hoofd ziet:

• De schrijfwijze moet exact kloppen — inclusief hoofdletters en kleine letters. {Customer_Name} geeft de klantnaam, {customer_name} niet. Neem elke naam precies over zoals hij in de lijst staat.
• Een typefout in een plaatshouder valt niet overal op. Werk je met een Word-sjabloon, dan blijft hij zichtbaar in de PDF staan — je leest daar {Custmer_Name} en ziet de fout meteen. In de nieuwere lay-outs zonder Word-sjabloon blijft die plek in plaats daarvan leeg. Reken er dus niet op dat een typefout vanzelf opvalt.
• Een leeg veld wordt lege tekst. Heeft een klant geen btw-nummer ingevuld, dan verdwijnt {Customer_Tax_ID} spoorloos uit de PDF. Een lege plek betekent daarom niet per se dat er gegevens ontbreken — zonder Word-sjabloon kan er net zo goed een typefout achter zitten.

E-mailsjablonen: twee accolades, per sjabloon andere

Onder Instellingen → E-mailsjablonen open je een sjabloon en zie je naast onderwerp en tekst een knop met accolades. Die toont precies de variabelen die dit sjabloon kent — de betalingsherinnering voor facturen kent {{days_overdue}}, de dienstbevestiging niet.

Schrijf je een variabele die dit sjabloon niet kent, dan kun je het sjabloon niet opslaan: Univents meldt „Onbekende plaatshouders” en noemt de betreffende namen. Zo voorkom je dat een klant een e-mail met een kale {{foo}} ontvangt.

Automatiseringen: twee accolades, afhankelijk van de trigger

In een automatisering mogen Onderwerp, sjabloonvariabelen (actie „E-mail versturen”) en Titel en Bericht (actie „Gebruiker een melding sturen”) plaatshouders bevatten. Welke beschikbaar zijn, hangt af van de trigger van de regel — een regel op een financieel document kent {{document_number}}, een regel op een aanvraag niet.

Twee uitzonderingen:

• Het veld Aan (e-mail) accepteert geen plaatshouders; het moet een vast adres zijn.
• Bij de trigger E-mail ontvangen zijn er helemaal geen plaatshouders — de inhoud van e-mails is om privacyredenen niet beschikbaar.

Meer hierover vind je in het artikel Automatiseringen: acties.

Eigen plaatshouders aanmaken — kan niet, en dit is de omweg

Je kunt geen eigen plaatshouder bedenken: geen nieuwe naam voor documenten en ook geen nieuwe variabele voor een e-mailsjabloon. Beide lijsten liggen vast.

Voor documenten zijn daarvoor de Vrije tekstvelden: tien vrij in te vullen tekstblokken per lay-out, {custom_text_0} tot en met {custom_text_9}. Wat daarin staat, bepaal je zelf — en je kunt het label aanpassen, zodat er in de documenteditor „Betalingsinstructie” staat in plaats van „Vrije tekst 3”.

1. Open Instellingen → Sjablonen en ga daar naar PDF-lay-outs.
2. Kies je lay-out en open de Vrije teksten.
3. Geef elk veld een naam en een standaardtekst.
4. Bij het afzonderlijke document overschrijf je de tekst in het gedeelte Vrije tekstvelden, zonder de standaardtekst te wijzigen.

Een vrije tekst mag zelf ook weer plaatshouders bevatten — zo bouw je bijvoorbeeld een eigen aanhef op uit {Customer_First_Name} en {Customer_Last_Name}.

Een elfde veld kun je niet aanmaken, en de technische naam (custom_text_3) blijft gelijk, ook als je het label wijzigt. In het Word-sjabloon blijft dus gewoon {custom_text_3} staan.

Snelle weg: vraag het de assistent

In plaats van de tabellen door te zoeken, kun je de AI-assistent in de app vragen: „Welke plaatshouders zijn er voor facturen?” of „Welke variabelen kent het sjabloon voor de betalingsherinnering?”. Hij leest dezelfde lijst die Univents bij het renderen gebruikt en antwoordt met naam en betekenis.

Veelgestelde vragen

In mijn PDF staat {Foo} in plaats van een waarde. Wat is er gebeurd? De plaatshouder is onbekend bij Univents — vrijwel altijd een typefout of een accolade te veel. Of je de verkeerde naam in de PDF leest of alleen een lege plek ziet, hangt af van de lay-out: met een Word-sjabloon blijft hij zichtbaar staan, zonder Word-sjabloon blijft de plek leeg. Controleer meteen: staat de naam precies zo in de lijst, inclusief hoofdletters en kleine letters? Zijn het enkele accolades (document) in plaats van dubbele (e-mail)? Staat de plaatshouder in een Word-tekstvak of een vorm? Daar worden plaatshouders in principe niet vervangen.

Kan ik een documentplaatshouder gebruiken in een e-mailsjabloon? Nee. De namen verschillen al in schrijfwijze ({Customer_Name} tegenover {{customer_name}}) en komen uit aparte lijsten.

Kan ik een plaatshouder hernoemen? Alleen het label van de tien vrije tekstvelden. Alle andere namen liggen vast, omdat ze bepalen welke waarde Univents invult.

Waarom is een plaatshouder leeg gebleven? Meestal omdat de waarde niet is ingevuld bij het document, het contact of het evenement. Vul hem daar alsnog in — bijvoorbeeld het belastingnummer onder Instellingen → Bedrijf voor {workspace_tax_number}. Werk je met een lay-out zonder Word-sjabloon, controleer dan ook de schrijfwijze: een verkeerd getypte naam blijft daar eveneens leeg.