Variables : lesquelles existent et où elles s’appliquent
Après la lecture de cet article, vous saurez à quels trois endroits Univents propose des variables, comment chacune s’écrit, où trouver la liste complète et pourquoi vous ne pouvez pas en créer vous-même.
Une variable est un élément de remplacement dans un texte : vous l’écrivez une fois dans un modèle, et Univents la remplace, pour chaque document et chaque e-mail, par la valeur réelle correspondante. Au lieu de saisir le nom du client dans chaque devis, le modèle contient {Customer_Name} — dans le PDF final, c’est le nom du client qui apparaît à cet endroit.
Il existe trois endroits où vous utilisez des variables. Elles se ressemblent, mais ce sont des listes distinctes : une variable d’un endroit ne fonctionne pas dans un autre.
Les trois emplacements en un coup d’œil
| Où | Syntaxe | Exemple | Liste complète |
|---|---|---|---|
| Modèles pour devis, factures, bons de livraison, avoirs (fichier Word, converti en PDF) | Une accolade | {Customer_Name} | Comment créer des mises en page pour les documents financiers ? |
| Modèles d'e-mail sous Paramètres → Modèles d'e-mail | Deux accolades | {{customer_name}} | Le bouton des variables dans l’éditeur du modèle concerné |
| Automatisations (Objet, variables de modèle, textes de notification) | Deux accolades | {{gross_total}} | Le bouton des variables à côté du champ concerné |
Les listes sont volontairement séparées, car les données sous-jacentes diffèrent : un document connaît des lignes, des totaux et des taux de TVA, un e-mail connaît le destinataire et le motif de l’envoi, et une automatisation ne connaît que ce que son déclencheur lui transmet.
Modèles de documents : une accolade, des noms fixes
Dans le modèle Word de votre mise en page, les variables s’écrivent entre simples accolades. Le tableau complet avec tous les noms et leur signification — document, client, événement, votre entreprise, totaux, tableaux de lignes, textes libres — se trouve dans l’article Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?.
Trois points qui passent facilement inaperçus :
- L’orthographe doit être exacte — majuscules et minuscules comprises.
{Customer_Name}renvoie le nom du client,{customer_name}non. Reprenez chaque nom exactement comme dans la liste. - Une variable mal saisie ne se remarque pas partout. Avec un modèle Word, elle reste visible dans le PDF — vous y lisez
{Custmer_Name}et voyez l’erreur tout de suite. Dans les mises en page plus récentes, sans modèle Word, l’emplacement reste en revanche vide. Ne comptez donc pas sur le fait qu’une faute de frappe se remarque d’elle-même. - Un champ vide donne un texte vide. Si aucun numéro de TVA n’est renseigné pour un client,
{Customer_Tax_ID}disparaît sans laisser de trace dans le PDF. Un emplacement vide ne signifie donc pas forcément une donnée manquante — sans modèle Word, il peut tout aussi bien s’agir d’une faute de frappe.
Modèles d'e-mail : deux accolades, différentes pour chaque modèle
Sous Paramètres → Modèles d'e-mail, ouvrez un modèle : à côté de l’objet et du texte, vous voyez un bouton représentant des accolades. Il liste exactement les variables que connaît ce modèle — la relance de facture connaît {{days_overdue}}, la confirmation de service non.
Si vous insérez une variable que ce modèle ne connaît pas, le modèle ne peut pas être enregistré : Univents affiche « Variables inconnues » et indique les noms concernés. C’est la protection qui évite qu’un client reçoive un e-mail contenant un {{foo}} brut.
Automatisations : deux accolades, selon le déclencheur
Dans une automatisation, Objet, les variables de modèle (action Envoyer un e-mail) ainsi que Titre et Message (action Notifier un utilisateur) peuvent contenir des variables. Celles qui sont disponibles dépendent du déclencheur de la règle — une règle portant sur un document financier connaît {{document_number}}, une règle portant sur une demande non.
Deux exceptions :
- Le champ À (e-mail) n’accepte aucune variable : il doit s’agir d’une adresse fixe.
- Avec le déclencheur E-mail reçu, il n’y a aucune variable — le contenu des e-mails n’est pas disponible, pour des raisons de protection des données.
Plus de détails dans l’article Automatisations : actions.
Créer vos propres variables — impossible, et voici comment contourner
Vous ne pouvez pas inventer de variable : ni un nouveau nom pour les documents, ni une nouvelle variable pour un modèle d’e-mail. Les deux listes sont fixes.
Pour les documents, il existe en revanche les Champs de texte libre : dix blocs de texte librement utilisables par mise en page, de {custom_text_0} à {custom_text_9}. Vous décidez vous-même de leur contenu — et vous pouvez renommer le Libellé, afin que l’éditeur de documents affiche « Mention de paiement » à la place de « Texte libre 3 ».
- Ouvrez Paramètres → Modèles, puis Mises en page PDF.
- Choisissez votre mise en page et ouvrez les Textes libres.
- Attribuez à chaque champ un nom et un texte par défaut.
- Sur un document individuel, vous remplacez le texte dans la section Champs de texte libre, sans modifier le texte par défaut.
Un texte libre peut lui-même contenir des variables — vous pouvez ainsi composer par exemple votre propre formule d’appel à partir de {Customer_First_Name} et {Customer_Last_Name}.
Il est impossible de créer un onzième champ, et le nom technique (custom_text_3) reste inchangé, même si vous modifiez le libellé. Dans le modèle Word, vous continuez donc à écrire {custom_text_3}.
Voie rapide : interroger l’assistant
Au lieu de parcourir les tableaux, vous pouvez interroger l’assistant IA de l’application : « Quelles variables existent pour les factures ? » ou « Quelles variables connaît le modèle de relance de facture ? ». Il lit la même liste que celle qu’Univents utilise lors de la génération, et répond avec le nom et la signification.
Questions fréquentes
Mon PDF affiche {Foo} au lieu d’une valeur. Que s’est-il passé ? La variable est inconnue d’Univents — presque toujours à cause d’une faute de frappe ou d’une accolade en trop. Que vous lisiez le mauvais nom dans le PDF ou que vous voyiez simplement un emplacement vide dépend de la mise en page : avec un modèle Word, il reste visible ; sans modèle Word, l’emplacement reste vide. Vérifiez tout de suite : le nom est-il écrit exactement comme dans la liste, majuscules et minuscules comprises ? Avez-vous utilisé des accolades simples (document) plutôt que doubles (e-mail) ? La variable se trouve-t-elle dans une zone de texte ou une forme Word ? Dans ces éléments, les variables ne sont jamais remplacées.
Puis-je utiliser une variable de document dans un modèle d’e-mail ? Non. Les noms diffèrent déjà par leur syntaxe ({Customer_Name} contre {{customer_name}}) et proviennent de listes distinctes.
Puis-je renommer une variable ? Seulement le Libellé des dix champs de texte libre. Tous les autres noms sont fixes, car ils déterminent la valeur qu’Univents insère.
Pourquoi une variable est-elle restée vide ? Le plus souvent parce que la valeur n’est pas renseignée sur le document, le contact ou l’événement. Complétez-la à cet endroit — par exemple le numéro fiscal sous Paramètres → Entreprise pour {workspace_tax_number}. Si vous travaillez avec une mise en page sans modèle Word, vérifiez en plus l’orthographe : un nom mal saisi y reste lui aussi vide.