Modèles d’e-mail et variables
Après cette lecture, vous saurez comment modifier vos modèles d’e-mail, quelles variables existent pour chaque modèle, comment fonctionne la syntaxe des variables et comment enregistrer une variante de texte propre à chaque tag d’événement.
Les modèles d’e-mail déterminent le texte que vos clients et votre équipe reçoivent automatiquement de votre part, par exemple lors de l’envoi d’un devis, d’un rappel de paiement ou de l’attribution d’un service. Vous pouvez adapter chaque modèle à votre manière de vous adresser à vos interlocuteurs et à votre style. Grâce aux Variables, Univents insère automatiquement les bonnes données lors de l’envoi (nom du client, numéro de facture, date de l’événement …).
Dans la vidéo, vous voyez comment adapter des e-mails automatiques comme l’accusé de réception, insérer des variables, créer des variantes par tags et rédiger vos propres modèles.
Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.
Ouvrir les modèles d’e-mail
- Dans la barre de navigation de gauche, allez dans Paramètres.
- Ouvrez la section Modèles d'e-mail.
- Choisissez un modèle dans la liste, regroupée par module (Demandes, Finances, Contrats, Événements, Personnel, Tâches).
- Modifiez l’Objet et le Contenu, puis enregistrez. Avec E-mail de test, vous vous envoyez le modèle avec des données d’exemple.
Fonctionnement des variables
Une variable s’écrit entre doubles accolades, en minuscules avec des tirets bas, sans espace :
{{customer_name}}
Lors de l’envoi, Univents remplace la variable par la valeur réelle. Ainsi, à partir de
Bonjour
{{customer_name}}, votre devis pour{{event_name}}est prêt.
on obtient par exemple
Bonjour Madame Müller, votre devis pour Fête d’été 2026 est prêt.
À savoir :
- Les variables fonctionnent dans l’objet et dans le contenu, ainsi que dans le texte et le lien de destination d’un bouton inséré.
- Le plus rapide est de les insérer avec le sélecteur de variables de l’éditeur : l’orthographe est alors garantie.
- Une variable qui n’existe pas dans ce modèle (par exemple à cause d’une faute de frappe) ne peut plus être enregistrée depuis le 04/08/2026 : Univents vous le signale par un message d’erreur à l’enregistrement, que la faute se trouve dans le texte courant ou dans un bouton. Les modèles déjà enregistrés ne sont pas concernés et restent modifiables tels quels.
- Utilisez uniquement les variables listées pour le modèle concerné. Chaque modèle ne connaît que ses propres variables.
Insérer un bouton (CTA)
Dans l’éditeur, le bouton Insérer un bouton se trouve à côté du sélecteur de variables. Il ouvre la boîte de dialogue Insérer un bouton CTA avec deux champs :
- Texte du bouton : le libellé du bouton, par exemple « Consulter maintenant ».
- Lien : l’URL de destination, soit une adresse fixe, soit une variable comme
{{event_link}}, qui est automatiquement remplacée par le vrai lien lors de l’envoi.
Confirmez avec Insérer un bouton : le bouton, entièrement mis en forme, apparaît à la position du curseur dans le contenu.
Variables disponibles presque partout
Univents renseigne automatiquement quelques variables à partir de votre workspace ; vous n’avez pas à les gérer vous-même :
| Variable | Signification |
|---|---|
{{company_name}} | Nom de votre entreprise |
{{account_name}} | Nom de votre workspace |
{{sender_name}} | Nom de la personne qui déclenche l’e-mail |
{{customer_name}} | Nom du client (dans les modèles destinés aux clients) |
{{employee_name}} | Nom du membre de l’équipe (dans les modèles destinés à l’équipe) |
{{event_name}} | Nom de l’événement |
{{event_date}} | Date de l’événement |
{{event_weekday}} | Jour de la semaine de l’événement, en toutes lettres (« Mardi ») |
{{portal_url}} | Lien vers le portail client / EventHub |
Référence des variables par modèle
Légende : 🔒 = modèle transactionnel, toujours actif (ne peut pas être désactivé).
Modèles destinés à vos clients
Demandes
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Accusé de réception automatique | Réponse automatique après une demande de réservation | {{customer_name}} {{page_name}} {{account_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{guest_count}} {{message_excerpt}} {{booking_link}} {{sender_name}} |
| Demande acceptée | Confirmation que la demande a été acceptée | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{booking_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Demande refusée | Message concernant la demande refusée | {{customer_name}} {{event_name}} {{company_name}} {{sender_name}} |
L’accusé de réception automatique ne se contente plus de confirmer la réception : le modèle standard mentionne désormais la date souhaitée ({{event_date}}, ainsi que le jour de la semaine en toutes lettres via {{event_weekday}}) et le nombre d’invités ({{guest_count}}), et contient un bouton permettant au client de suivre sa demande en ligne ({{booking_link}}). Vos propres modèles restent inchangés ; vous pouvez y utiliser les nouvelles variables de la même manière.
Finances
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Devis envoyé | E-mail lors de l’envoi d’un devis | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{quote_total}} {{quote_link}} {{doc_number}} {{valid_until}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Devis signé 🔒 | Confirmation après la signature du devis | {{customer_name}} {{event_name}} {{doc_number}} {{signed_at}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Facture envoyée 🔒 | E-mail lors de l’envoi d’une facture | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rappel de paiement 1 🔒 | Premier rappel pour une facture en retard | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rappel de paiement 2 🔒 | Deuxième relance pour une facture en retard | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Facture en retard | Avis pour une facture très en retard | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Facture annulée 🔒 | Confirmation après l’annulation d’une facture | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{company_name}} {{sender_name}} |
La variable {{days_overdue}} est un nombre (jours de retard).
Si vous envoyez manuellement un devis, une facture ou un bon de livraison depuis le document, l’e-mail de notification correspondant part toujours au client. Le paramètre « PDF en pièce jointe » du document décide uniquement si le fichier PDF est joint directement, et non plus si l’e-mail est envoyé ou non.
Contrats
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Demande de signature 🔒 | Demande de signature adressée au client | {{customer_name}} {{contract_title}} {{event_name}} {{signature_link}} {{expires_at}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Contrat entièrement signé | Confirmation après la signature complète | {{customer_name}} {{event_name}} {{contract_title}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Événements et EventHub
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Événement confirmé | Confirmation de l’événement réservé | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{event_location}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Invitation EventHub | Invitation au portail EventHub du client | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{eventhub_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Demande de modification acceptée | Confirmation d’une modification acceptée | {{customer_name}} {{event_name}} {{items_summary}} {{portal_url}} {{new_quote_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Demande de modification refusée | Message concernant la modification refusée | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Réservation de produit confirmée | Confirmation d’une réservation de produit | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{product_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Réception du paiement confirmée | Confirmation de la réception d’un paiement ou d’un acompte | {{customer_name}} {{event_name}} {{deposit_amount}} {{doc_number}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rappel avant l’événement | Rappel adressé au client quelques jours avant l’événement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Merci pour l’événement | E-mail de remerciement après l’événement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Feedback après l’événement | Retour / avis après l’événement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{gallery_url}} {{company_name}} |
| Nouveau message au client | Copie d’un message du fil de discussion | {{customer_name}} {{company_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} {{sender_name}} |
Rappel, remerciement et feedback sont les e-mails automatiques adressés aux clients autour de l’événement. Vous définissez s’ils sont envoyés et combien de jours avant le début ou après la fin de l’événement sous Paramètres → Colonnes de statut → E-mails automatiques autour de l’événement. Le lien Modifier le modèle à côté de chacun de ces e-mails mène directement au modèle correspondant sur cette page. Si le client a refusé le devis et qu’il n’existe ni facture ni autre devis en cours ou accepté, ces trois e-mails ne sont pas envoyés.
Tâches
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Tâche attribuée (client) | Tâche attribuée à un client | {{customer_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Modèles destinés à votre équipe
Notifications internes
Ces modèles ne sont pas envoyés aux clients ni aux intervenants, mais en interne à vous ou à votre équipe, par exemple à l’arrivée d’une nouvelle demande ou d’un nouveau message.
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Notification interne de demande | Notification interne lors d’une nouvelle demande de réservation | {{customer_name}} {{customer_email}} {{page_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{message}} {{sender_name}} |
| Nouvelle demande (propriétaire) | Notification au propriétaire du workspace lors d’une nouvelle demande de réservation | {{event_name}} {{contact_name}} {{app_url}} {{product_summary}} {{guest_count}} |
| Nouveau message (interne) | Notification interne lors d’un nouveau message client | {{customer_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{admin_link}} |
| Nouveau message au partenaire | Notification aux intervenants lors d’un nouveau message | {{partner_name}} {{company_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} |
| Réponse du partenaire (interne) | Notification interne lorsqu’un partenaire accepte ou décline | {{partner_name}} {{event_name}} {{status_text}} {{admin_link}} |
La variable {{admin_link}} renvoie directement vers l’espace interne (par exemple la demande ou l’événement concerné) ; {{guest_count}} est facultative et n’apparaît que si la demande contient un nombre d’invités.
Événements
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Invitation d’intervenant | Invitation d’un partenaire en tant qu’intervenant | {{partner_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Personnel
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Service attribué | Notification lors de l’attribution d’un service | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Service confirmé | Confirmation d’un service attribué | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Service annulé | Notification lors de l’annulation d’un service | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rappel de service | Rappel avant un service à venir | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Candidature acceptée | Confirmation d’une candidature à un service acceptée | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Candidature refusée | Message concernant la candidature à un service refusée | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Congés approuvés | Approbation d’une demande de congés | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Congés refusés | Refus d’une demande de congés | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Tâches
| Modèle | Usage | Variables |
|---|---|---|
| Tâche attribuée | Notification lors d’une nouvelle tâche | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rappel de tâche | Rappel avant l’échéance d’une tâche | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Plusieurs variantes de texte selon les tags d’événement
Pour certains modèles, vous n’avez pas à vous limiter à un seul texte. Avec Variantes par tags, vous enregistrez des versions supplémentaires de l’objet et du contenu, qui remplacent le texte standard dès que l’événement porte certains tags — par exemple une confirmation de demande dédiée pour B2C + Mariage et une autre pour B2B.
- Ouvrez l’un des modèles qui prennent en charge les variantes (actuellement Demande acceptée, Devis envoyé ainsi que les deux rappels de relance de devis).
- Sous Variantes par tags, cliquez sur Créer une variante.
- Choisissez la combinaison de tags pour laquelle cette variante doit s’appliquer, puis rédigez l’objet et le texte.
- Enregistrez la variante. La liste affiche toutes les variantes dans l’ordre dans lequel Univents les vérifie lors de l’envoi.
Si un événement porte tous les tags d’une variante, cette variante s’applique. Si plusieurs variantes correspondent, celle qui compte le plus de tags l’emporte ; en cas d’égalité, c’est l’ordre de la liste qui décide, et vous pouvez l’ajuster avec les flèches. Si aucune variante ne correspond, votre texte standard s’applique normalement. Dans l’Aperçu, vous pouvez sélectionner les tags d’un événement fictif et voir immédiatement quelle variante s’appliquerait.
Où est mon propre texte ? Pour ces modèles, un clic dans la liste n’ouvre pas directement l’éditeur, mais affiche à droite l’aperçu général de vos variantes. Votre texte personnalisé y figure sous le nom Texte par défaut : c’est le texte qui s’applique toujours lorsqu’aucune variante ne correspond. Au-dessus de la liste des variantes, une mention indique si votre propre texte est enregistré (avec son objet), et le bouton Modifier votre texte l’ouvre. Si vous n’avez pas encore personnalisé le modèle, le bouton s’intitule Modifier le texte standard. Rien ne se perd donc lorsque vous voyez l’aperçu général des variantes.
Activer ou désactiver des modèles
L’interrupteur Actif à côté d’un modèle détermine si l’e-mail est envoyé automatiquement. Les modèles transactionnels (marqués 🔒 dans la référence) sont toujours actifs et ne peuvent pas être désactivés : ils font partie du déroulement fiable du devis, de la facture et du contrat.
Important : si vous désactivez un modèle associé à un envoi, par exemple Devis envoyé, le client ne reçoit plus d’e-mail lors de l’envoi. Le document est quand même enregistré comme envoyé : numéro, statut et historique restent corrects, afin que vous puissiez continuer à suivre un devis envoyé par un autre canal. Pour que cela ne vous échappe pas, une notification apparaît dans vos notifications juste après l’envoi, indiquant quel document est concerné et pourquoi aucun e-mail n’est parti.
Questions fréquentes
Comment dois-je écrire les variables ? Toujours entre doubles accolades, en minuscules et avec des tirets bas : {{customer_name}}. Le mieux est d’utiliser le sélecteur de variables de l’éditeur : vous ne risquez alors aucune erreur.
Que se passe-t-il si j’utilise une variable qui n’existe pas ? Univents ne vous laisse pas enregistrer le modèle et affiche un message d’erreur, que la variable inconnue se trouve dans le texte courant, dans le texte du bouton ou dans le lien du bouton. Vous repérez ainsi tout de suite une faute de frappe, au lieu qu’elle parte chez vos clients sans que vous le remarquiez. Utilisez uniquement les variables listées pour le modèle concerné.
Dois-je renseigner moi-même {{company_name}} ou {{sender_name}} ? Non. Univents récupère automatiquement ces valeurs à partir de votre workspace et de la personne qui déclenche l’envoi.
Puis-je utiliser plusieurs fois la même variable dans un e-mail ? Oui. Chaque variable est remplacée partout où elle apparaît, dans l’objet comme dans le contenu.
J’ai envoyé un devis et le client n’a rien reçu : pourquoi ? Le plus souvent, parce que le modèle Devis envoyé est désactivé ici. Après chaque envoi, une notification vous indique la raison. Autres causes possibles : le contact s’est désabonné des e-mails relatifs aux documents, aucune adresse e-mail n’est enregistrée pour ce contact, ou l’envoi de l’e-mail a échoué.
Comment vérifier l’aspect de l’e-mail final ? Envoyez-vous le modèle avec des données d’exemple via E-mail de test. Vous voyez ainsi le résultat avec les variables remplacées.