Szablony e-maili i symbole zastępcze
Po przeczytaniu będziesz wiedzieć, jak edytować szablony e-maili, jakie symbole zastępcze są dostępne w poszczególnych szablonach, jak działa składnia symboli zastępczych i jak zapisać osobny wariant tekstu dla każdego tagu wydarzenia.
Szablony e-maili określają, jaki tekst Twoi klienci i Twój zespół automatycznie od Ciebie otrzymują – na przykład przy wysłanej ofercie, przypomnieniu o płatności lub przypisaniu zmiany. Każdy szablon możesz dostosować do swojego stylu i sformułowań. Dzięki symbolom zastępczym Univents przy wysyłce automatycznie wstawia właściwe dane (nazwę klienta, numer faktury, datę wydarzenia …).
W filmie zobaczysz, jak dostosować automatyczne e-maile, takie jak potwierdzenie zapytania, jak wstawiać symbole zastępcze, tworzyć warianty według tagów i własne szablony.
Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.
Otwieranie szablonów e-maili
- Przejdź w lewym pasku nawigacji do Ustawienia.
- Otwórz sekcję Szablony e-maili.
- Wybierz szablon z listy – pogrupowanej według modułów (Zapytania, Finanse, Umowy, Wydarzenia, Personel, Zadania).
- Edytuj Temat i Treść i zapisz. Przyciskiem E-mail testowy wyślesz sobie szablon z przykładowymi danymi.
Jak działają symbole zastępcze
Symbol zastępczy ujęty jest w podwójne nawiasy klamrowe, pisany małymi literami z podkreśleniem – bez spacji:
{{customer_name}}
Przy wysyłce Univents zastępuje symbol zastępczy prawdziwą wartością. Z
Dzień dobry
{{customer_name}}, Twoja oferta na{{event_name}}jest gotowa.
powstaje wtedy np.
Dzień dobry Pani Müller, Twoja oferta na Piknik letni 2026 jest gotowa.
Warto wiedzieć:
- Symbole zastępcze działają w temacie i w treści – a także w tekście przycisku i w linku docelowym wstawionego przycisku.
- Najszybciej wstawisz je za pomocą wstawiacza symboli zastępczych w edytorze – wtedy pisownia na pewno będzie poprawna.
- Symbolu zastępczego, którego w danym szablonie nie ma (np. z powodu literówki), od 04.08.2026 nie można już zapisać: przy zapisie Univents informuje o tym komunikatem o błędzie, niezależnie od tego, czy literówka znajduje się w tekście, czy w przycisku. Szablony zapisane wcześniej nie są tym objęte i można je nadal edytować bez zmian.
- Używaj tylko symboli zastępczych wymienionych przy danym szablonie. Każdy szablon zna wyłącznie własne symbole zastępcze.
Wstawianie przycisku (CTA)
Obok wstawiacza symboli zastępczych w edytorze znajduje się przycisk Wstaw przycisk. Otwiera on okno Wstaw przycisk CTA z dwoma polami:
- Tekst przycisku — etykieta przycisku, np. „Zobacz teraz”.
- Link — docelowy adres URL: stały adres albo symbol zastępczy, np.
{{event_link}}, który przy wysyłce jest automatycznie zastępowany prawdziwym linkiem.
Potwierdzasz przyciskiem Wstaw przycisk, a gotowy, sformatowany przycisk pojawi się w miejscu kursora w treści.
Te symbole zastępcze są dostępne prawie wszędzie
Kilka symboli zastępczych Univents wypełnia automatycznie na podstawie Twojego workspace’u – nie musisz ich samodzielnie utrzymywać:
| Symbol zastępczy | Znaczenie |
|---|---|
{{company_name}} | Nazwa Twojej firmy |
{{account_name}} | Nazwa Twojego workspace’u |
{{sender_name}} | Imię i nazwisko osoby, która wyzwala wysyłkę e-maila |
{{customer_name}} | Nazwa klienta (w szablonach kierowanych do klientów) |
{{employee_name}} | Imię i nazwisko członka zespołu (w szablonach dla zespołu) |
{{event_name}} | Nazwa wydarzenia |
{{event_date}} | Data wydarzenia |
{{event_weekday}} | Dzień tygodnia wydarzenia, słownie („Wtorek”) |
{{portal_url}} | Link do portalu klienta / EventHub |
Symbole zastępcze według szablonów
Legenda: 🔒 = szablon transakcyjny, zawsze aktywny (nie można go wyłączyć).
Szablony dla Twoich klientów
Zapytania
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Automatyczne potwierdzenie zapytania | Automatyczna odpowiedź po zapytaniu rezerwacyjnym | {{customer_name}} {{page_name}} {{account_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{guest_count}} {{message_excerpt}} {{booking_link}} {{sender_name}} |
| Zapytanie przyjęte | Potwierdzenie, że zapytanie zostało przyjęte | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{booking_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zapytanie odrzucone | Wiadomość o odrzuconym zapytaniu | {{customer_name}} {{event_name}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Automatyczne potwierdzenie zapytania nie tylko potwierdza już samo wpłynięcie zapytania: domyślny szablon podaje teraz wybraną datę ({{event_date}}, wraz z dniem tygodnia zapisanym słownie przez {{event_weekday}}) i liczbę gości ({{guest_count}}) oraz zawiera przycisk, za pomocą którego klient może śledzić swoje zapytanie online ({{booking_link}}). Własne szablony pozostają bez zmian — nowych symboli zastępczych możesz w nich używać tak samo.
Finanse
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Oferta wysłana | E-mail przy wysyłce oferty | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{quote_total}} {{quote_link}} {{doc_number}} {{valid_until}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Oferta podpisana 🔒 | Potwierdzenie po podpisaniu oferty | {{customer_name}} {{event_name}} {{doc_number}} {{signed_at}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Faktura wysłana 🔒 | E-mail przy wysyłce faktury | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Przypomnienie o płatności 1 🔒 | Pierwsze przypomnienie przy fakturze po terminie płatności | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Przypomnienie o płatności 2 🔒 | Drugi monit płatniczy przy fakturze po terminie płatności | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Faktura przeterminowana | Powiadomienie przy mocno przeterminowanej fakturze | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Faktura stornowana 🔒 | Potwierdzenie po stornowaniu faktury | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Symbol zastępczy {{days_overdue}} jest liczbą (liczba dni po terminie).
Jeśli ręcznie wysyłasz ofertę, fakturę lub dowód dostawy (WZ) z poziomu dokumentu, odpowiedni e-mail z powiadomieniem zawsze trafia do klienta. Ustawienie „PDF jako załącznik” w dokumencie decyduje już tylko o tym, czy plik PDF zostanie od razu dołączony, a nie o tym, czy e-mail w ogóle zostanie wysłany.
Umowy
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Prośba o podpis 🔒 | Prośba do klienta o podpisanie | {{customer_name}} {{contract_title}} {{event_name}} {{signature_link}} {{expires_at}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Umowa w pełni podpisana | Potwierdzenie po pełnym podpisaniu | {{customer_name}} {{event_name}} {{contract_title}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Wydarzenia i EventHub
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Wydarzenie potwierdzone | Potwierdzenie zarezerwowanego wydarzenia | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{event_location}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zaproszenie do EventHub | Zaproszenie do portalu EventHub dla klienta | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{eventhub_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Prośba o zmianę przyjęta | Potwierdzenie zaakceptowanej zmiany | {{customer_name}} {{event_name}} {{items_summary}} {{portal_url}} {{new_quote_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Prośba o zmianę odrzucona | Wiadomość o odrzuconej zmianie | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rezerwacja produktu potwierdzona | Potwierdzenie rezerwacji produktu | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{product_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Wpłata potwierdzona | Potwierdzenie wpływu płatności / zaliczki | {{customer_name}} {{event_name}} {{deposit_amount}} {{doc_number}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Przypomnienie przed wydarzeniem | Przypomnienie dla klienta na kilka dni przed wydarzeniem | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Podziękowanie za wydarzenie | E-mail z podziękowaniem po wydarzeniu | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Opinia po wydarzeniu | Opinia / ocena po wydarzeniu | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{gallery_url}} {{company_name}} |
| Nowa wiadomość do klienta | Odzwierciedlenie wiadomości z wątku wiadomości | {{customer_name}} {{company_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} {{sender_name}} |
Przypomnienie, podziękowanie i opinia to automatyczne e-maile do klientów związane z wydarzeniem. To, czy w ogóle zostaną wysłane oraz ile dni przed rozpoczęciem wydarzenia lub po jego zakończeniu, ustalasz w Ustawienia → Kolumny statusów → Automatyczne e-maile wokół wydarzenia. Link Edytuj szablon obok każdego z tych e-maili prowadzi bezpośrednio do odpowiedniego szablonu na tej stronie. Jeśli klient odrzucił ofertę i nie ma ani faktury, ani innej otwartej lub przyjętej oferty, te trzy e-maile nie są wysyłane.
Zadania
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Zadanie przypisane (klient) | Zadanie dla klienta | {{customer_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Szablony dla Twojego zespołu
Powiadomienia wewnętrzne
Te szablony nie trafiają do klientów ani współpracowników, lecz wewnętrznie do Ciebie lub Twojego zespołu — np. gdy wpłynie nowe zapytanie lub nowa wiadomość.
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Wewnętrzne powiadomienie o zapytaniu | Wewnętrzne powiadomienie o nowym zapytaniu rezerwacyjnym | {{customer_name}} {{customer_email}} {{page_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{message}} {{sender_name}} |
| Nowe zapytanie (właściciel) | Powiadomienie dla właściciela workspace’u o nowym zapytaniu rezerwacyjnym | {{event_name}} {{contact_name}} {{app_url}} {{product_summary}} {{guest_count}} |
| Nowa wiadomość (wewnętrzna) | Wewnętrzne powiadomienie o nowej wiadomości od klienta | {{customer_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{admin_link}} |
| Nowa wiadomość do partnera | Powiadomienie dla współpracowników o nowej wiadomości | {{partner_name}} {{company_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} |
| Odpowiedź partnera (wewnętrzna) | Wewnętrzne powiadomienie o przyjęciu lub odrzuceniu zaproszenia przez partnera | {{partner_name}} {{event_name}} {{status_text}} {{admin_link}} |
Symbol zastępczy {{admin_link}} prowadzi bezpośrednio do obszaru wewnętrznego (np. do danego zapytania lub wydarzenia); {{guest_count}} jest opcjonalny i pojawia się tylko wtedy, gdy zapytanie zawiera liczbę gości.
Wydarzenia
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Zaproszenie współpracownika | Zaproszenie partnera jako współpracownika | {{partner_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Personel
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Zmiana przypisana | Powiadomienie o przypisaniu zmiany | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zmiana potwierdzona | Potwierdzenie przypisanej zmiany | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zmiana odwołana | Powiadomienie o odwołaniu zmiany | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Przypomnienie o zmianie | Przypomnienie przed nadchodzącą zmianą | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zgłoszenie przyjęte | Potwierdzenie przyjętego zgłoszenia na zmianę | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zgłoszenie odrzucone | Wiadomość o odrzuconym zgłoszeniu na zmianę | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Urlop zatwierdzony | Zatwierdzenie wniosku urlopowego | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Urlop odrzucony | Odrzucenie wniosku urlopowego | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Zadania
| Szablon | Cel | Symbole zastępcze |
|---|---|---|
| Zadanie przypisane | Powiadomienie o nowym zadaniu | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Przypomnienie o zadaniu | Przypomnienie przed terminem wykonania zadania | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Kilka wariantów tekstu według tagów wydarzenia
W wybranych szablonach nie musisz ograniczać się do jednego tekstu. W sekcji Warianty według tagów dodajesz dodatkowe wersje tematu i treści, które zastępują tekst domyślny, gdy wydarzenie ma określone tagi — na przykład osobne potwierdzenie zapytania dla B2C + Wesele i inne dla B2B.
- Otwórz jeden z szablonów obsługujących warianty (obecnie Zapytanie przyjęte, Oferta wysłana oraz oba przypomnienia o dopytaniu w sprawie oferty).
- W sekcji Warianty według tagów kliknij Dodaj wariant.
- Wybierz kombinację tagów, dla której ma obowiązywać ten wariant, i napisz temat oraz tekst.
- Zapisz wariant. Lista pokazuje wszystkie warianty w kolejności, w jakiej Univents sprawdza je przy wysyłce.
Jeśli wydarzenie ma wszystkie tagi wariantu, obowiązuje ten wariant. Gdy pasuje kilka wariantów, wygrywa ten z największą liczbą tagów; przy remisie decyduje kolejność na liście, którą możesz zmienić strzałkami. Jeśli żaden wariant nie pasuje, obowiązuje po prostu Twój tekst domyślny. W widoku Podgląd możesz wybrać tagi hipotetycznego wydarzenia i od razu zobaczysz, który wariant by dla niego obowiązywał.
Gdzie jest mój własny tekst? W tych szablonach kliknięcie pozycji na liście nie otwiera od razu edytora, lecz po prawej stronie pokazuje przegląd Twoich wariantów. Twój dostosowany tekst jest tam Tekst domyślny – czyli tekstem, który obowiązuje zawsze, gdy żaden wariant nie pasuje. Nad listą wariantów widać, czy Twój własny tekst jest zapisany (wraz z tematem), a przycisk Edytuj własny tekst go otwiera. Jeśli szablon nie został jeszcze dostosowany, przycisk nazywa się Edytuj tekst standardowy. Nic więc nie przepada, gdy widzisz przegląd wariantów.
Aktywowanie i dezaktywowanie szablonów
Przełącznikiem Aktywny obok szablonu decydujesz, czy e-mail jest wysyłany automatycznie. Szablony transakcyjne (w zestawieniu oznaczone 🔒) są zawsze aktywne i nie można ich wyłączyć – są częścią niezawodnego procesu oferty, faktury i umowy.
Ważne: Jeśli wyłączysz szablon związany z wysyłką – np. Oferta wysłana – klient nie otrzyma już e-maila przy wysyłaniu. Dokument jest mimo to prowadzony jako wysłany: numer, status i historia się zgadzają, dzięki czemu możesz nadal prowadzić ofertę wysłaną poza aplikacją. Żeby Ci to nie umknęło, tuż po wysyłce w Twoich powiadomieniach pojawia się informacja, którego dokumentu to dotyczy i dlaczego e-mail nie został wysłany.
Często zadawane pytania
W jakiej pisowni muszę wpisywać symbole zastępcze? Zawsze w podwójnych nawiasach klamrowych, małymi literami i z podkreśleniem: {{customer_name}}. Najlepiej użyj wstawiacza symboli zastępczych w edytorze, wtedy nic nie pójdzie nie tak.
Co się stanie, jeśli użyję symbolu zastępczego, który nie istnieje? Univents nie pozwoli wtedy zapisać szablonu i pokaże komunikat o błędzie, niezależnie od tego, czy nieznany symbol zastępczy znajduje się w tekście, w tekście przycisku czy w linku przycisku. Dzięki temu od razu zauważysz literówkę, zamiast by niezauważona trafiła do klientów. Używaj tylko symboli zastępczych wymienionych przy danym szablonie.
Czy muszę sam wypełniać {{company_name}} lub {{sender_name}}? Nie. Te wartości Univents pobiera automatycznie z Twojego workspace’u i od osoby, która wyzwala wysyłkę.
Czy mogę użyć tego samego symbolu zastępczego kilka razy w jednym e-mailu? Tak. Każdy symbol zastępczy jest zastępowany w każdym miejscu, w którym występuje – w temacie i w treści.
Ofertę wysłano, a klient nic nie dostał – dlaczego? Najczęściej dlatego, że szablon Oferta wysłana jest tutaj wyłączony. Informacja w Twoich powiadomieniach podaje po każdej wysyłce przyczynę. Inne możliwe powody: kontakt zrezygnował z e-maili dotyczących dokumentów, przy kontakcie nie ma adresu e-mail albo wysyłka e-maila nie powiodła się.
Jak sprawdzić, jak wygląda gotowy e-mail? Wyślij sobie szablon z przykładowymi danymi przyciskiem E-mail testowy. Zobaczysz wynik z podstawionymi symbolami zastępczymi.