Automatyczne e-maile w skrócie

Po przeczytaniu będziesz wiedzieć, gdzie zobaczysz, który e-mail wychodzi przy jakiej okazji, do kogo i kiedy, oraz co oznacza ostrzeżenie o podwójnej wysyłce.

Univents sam wysyła wiele e-maili: potwierdzenie otrzymania zapytania, przypomnienie przed wydarzeniem, potwierdzenie opłaconej faktury – a do tego wszystko, co wysyłają Twoje automatyzacje z akcją Wyślij e-mail, oraz stałe e-maile bez szablonu, na przykład do Twojego personelu, gdy zmienia się godzina zmiany. Strona Automatyczne e-maile pokazuje to wszystko w jednym zestawieniu: okazję, odbiorcę, termin wysyłki oraz to, czy dany e-mail jest aktualnie włączony, czy wyłączony.

Otwieranie zestawienia

Przejdź w lewym pasku nawigacji do Ustawienia.
Otwórz sekcję Automatyczne e-maile (bezpośrednio pod Szablony e-maili).

Strona służy tylko do przeglądania. To, co można zmienić, otworzysz przez link w danym wierszu: Otwórz szablon prowadzi do odpowiedniego szablonu e-maila, Otwórz automatyzację – do reguły.

Co widzisz w każdym wierszu

Kolumna	Znaczenie
E-mail i okazja	Nazwa szablonu lub automatyzacji oraz informacja, kiedy jest wysyłany, np. „Nowe zapytanie przez stronę rezerwacji”
Odbiorca	Klient, pracownik, Twój zespół lub partner – w przypadku automatyzacji kontakt osoby uruchamiającej albo stały adres, w przypadku udostępnionych harmonogramów i tablic osoby, którym są udostępnione
Kiedy	Od razu, określona liczba dni przed rozpoczęciem lub po zakończeniu wydarzenia albo inny harmonogram; w przypadku automatyzacji dodatkowo czas oczekiwania
Status	An, Aus, Immer aktiv (nie można wyłączyć), Nicht anpassbar (stały e-mail bez szablonu) lub w przypadku automatyzacji Automatisierung aus

Pięć sekcji

Gehen automatisch raus – e-maile, które Univents wysyła sam, gdy coś się wydarzy (na przykład nowe zapytanie) albo nadejdzie określony moment (na przykład przypomnienie przed wydarzeniem).
Aus deinen Automatisierungen – każda reguła z akcją Wyślij e-mail, z wyzwalaczem, szablonem, odbiorcą i czasem oczekiwania.
Gehen raus, wenn du sie auslöst – e-maile, które wychodzą tylko wtedy, gdy ktoś z Twojego zespołu coś zrobi, na przykład wyśle ofertę albo zaakceptuje zapytanie.
Feste Mails ohne Vorlage – e-maile, które Univents również wysyła przy danej okazji, ale ich treść jest stała: na przykład do Twojego personelu, gdy zmienia się godzina zmiany lub ktoś zostaje usunięty ze zmiany, briefing i wiadomość do współpracowników, udostępniony harmonogram albo informacja dla kupujących bilety, gdy zamówienie jest zwracane z powodu wyprzedania. Dla tych e-maili nie ma szablonu e-maila – są oznaczone jako Nicht anpassbar.
Nur über Automatisierungen – szablony bez własnej wysyłki. Wychodzą tylko wtedy, gdy użyjesz ich w automatyzacji.

Ostrzeżenie: ten sam e-mail może wyjść dwa razy

U góry strony pojawia się komunikat Möglicher Doppelversand, gdy aktywna automatyzacja przy tej samej okazji wysyła do Twojego klienta e-mail tak samo jak aktywny szablon e-maila. Przykład: strona rezerwacji przy nowym zapytaniu wysyła już potwierdzenie otrzymania – a automatyzacja z wyzwalaczem Nowe zapytanie wysyła dodatkowo własny e-mail.

Tak usuniesz komunikat:

Jeśli ma wyjść tylko e-mail z automatyzacji, otwórz szablon i wyłącz go w sekcji Szablony e-maili.
Jeśli ma wyjść tylko szablon, otwórz automatyzację i wyłącz ją albo usuń akcję Wyślij e-mail.
Jeśli chcesz, żeby wychodziły oba e-maile (na przykład o różnej treści), możesz zostawić komunikat – niczego nie blokuje.

Ostrzeżenia nie ma w przypadku automatyzacji, które wysyłają na stały adres (np. do Twojej kuchni) – to inny odbiorca.

Autoodpowiedź strony rezerwacji i potwierdzenie otrzymania liczą się tu jako jeden e-mail: na jedno zapytanie wychodzi tylko jeden z nich (autoodpowiedź, jeśli jest włączona na stronie rezerwacji, w przeciwnym razie potwierdzenie otrzymania). Dlatego dla każdej automatyzacji pojawia się w tym przypadku najwyżej jeden komunikat.

Przypomnienie o płatności liczy się jako e-mail automatyczny tylko wtedy, gdy w ustawieniach monitów płatniczych włączona jest opcja Wysyłaj przypomnienia o płatności automatycznie. Jeśli jest wyłączona, w zestawieniu widnieje Nur von Hand – automatische Zahlungserinnerung aus i nie ma dla niej komunikatu o podwójnej wysyłce.

Terminy, które możesz ustawić

Przypomnienie przed wydarzeniem, podziękowanie i prośba o opinię po wydarzeniu: w Ustawienia → Kolumny statusów w sekcji Automatische E-Mails rund um das Event. Tam włączysz lub wyłączysz te e-maile również łącznie – jeśli główny przełącznik jest wyłączony, w zestawieniu widnieje Wyłączone – e-maile wokół wydarzenia są wyłączone.
Ponowny kontakt w sprawie oferty: dla każdej oferty przez przypomnienie w dokumencie (domyślnie 14 i 30 dni po wysłaniu).
Monity płatnicze: przez poziomy monitów w ustawieniach monitów płatniczych.
Automatyzacje: przez wyzwalacz (na przykład „Dni przed rozpoczęciem wydarzenia”) i krok Warten.

Własnego terminu dla e-maili przy przyjęciu lub odrzuceniu zapytania oraz dla e-maila z ofertą na razie nie ma – te e-maile wychodzą od razu. Jeśli chcesz wysłać je później, wyłącz szablon i wyślij e-mail przez automatyzację z krokiem Warten.

Warto wiedzieć

Jeśli szablon, który można wyłączyć, jest wyłączony, automatyzacja wysyłająca dokładnie ten szablon również pomija wysyłkę. W zestawieniu widnieje wtedy Szablon wyłączony – pomijany.
Szablon Wewnętrzne powiadomienie o zapytaniu wychodzi nawet wtedy, gdy jest wyłączony – dlatego w zestawieniu figuruje jako Zawsze aktywne.
Asystent AI zna to samo zestawienie: zapytaj go na przykład „Jakie e-maile wychodzą przy nowym zapytaniu?”.