Automatische E-Mails auf einen Blick

Nach dem Lesen weißt du, wo du siehst, welche E-Mail bei welchem Anlass an wen und wann rausgeht, und was die Warnung vor doppeltem Versand bedeutet.

Univents verschickt viele E-Mails von selbst: die Eingangsbestätigung einer Anfrage, die Erinnerung vor der Veranstaltung, die Bestätigung einer bezahlten Rechnung – und dazu alles, was deine Automatisierungen mit der Aktion E-Mail senden verschicken, sowie feste Mails ohne Vorlage, etwa an dein Personal, wenn sich eine Schichtzeit ändert. Die Seite Automatische E-Mails zeigt dir das alles in einer Übersicht: Anlass, Empfänger, Zeitpunkt und ob die Mail gerade an oder aus ist.

Übersicht öffnen

Gehe in der linken Navigationsleiste zu Einstellungen.
Öffne den Bereich Automatische E-Mails (direkt unter E-Mail Vorlagen).

Die Seite ist nur zum Ansehen. Was sich ändern lässt, öffnest du über den Link in der jeweiligen Zeile: Vorlage öffnen führt zur passenden E-Mail-Vorlage, Automatisierung öffnen zur Regel.

Was du in jeder Zeile siehst

Spalte	Bedeutung
E-Mail und Anlass	Name der Vorlage bzw. der Automatisierung und wann sie verschickt wird, z. B. „Neue Anfrage über die Buchungsseite“
Empfänger	Kundin / Kunde, Mitarbeiter:in, dein Team oder ein Partner – bei Automatisierungen der Kontakt des Auslösers oder eine feste Adresse, bei geteilten Ablaufplänen und Whiteboards die Personen, mit denen geteilt wird
Zeitpunkt	Sofort, eine Anzahl Tage vor Beginn bzw. nach Ende der Veranstaltung oder ein anderer Zeitplan; bei Automatisierungen zusätzlich die Wartezeit
Status	An, Aus, Immer aktiv (lässt sich nicht abschalten), Nicht anpassbar (feste Mail ohne Vorlage) oder bei Automatisierungen Automatisierung aus

Die fünf Bereiche

Gehen automatisch raus – Mails, die Univents von selbst verschickt, sobald etwas passiert (zum Beispiel eine neue Anfrage) oder ein Zeitpunkt erreicht ist (zum Beispiel die Erinnerung vor der Veranstaltung).
Aus deinen Automatisierungen – jede Regel mit der Aktion E-Mail senden, mit Auslöser, Vorlage, Empfänger und Wartezeit.
Gehen raus, wenn du sie auslöst – Mails, die nur rausgehen, wenn jemand aus deinem Team etwas tut, zum Beispiel ein Angebot sendet oder eine Anfrage annimmt.
Feste Mails ohne Vorlage – Mails, die Univents ebenfalls zum jeweiligen Anlass verschickt, deren Text aber fest ist: zum Beispiel an dein Personal, wenn sich eine Schichtzeit ändert oder jemand aus einer Schicht entfernt wird, das Briefing und die Nachricht an Mitwirkende, ein geteilter Ablaufplan oder die Info an Ticketkäufer, wenn eine Bestellung wegen Ausverkauf erstattet wird. Für diese Mails gibt es keine E-Mail-Vorlage – sie sind als Nicht anpassbar gekennzeichnet.
Nur über Automatisierungen – Vorlagen ohne eigenen Versand. Sie gehen nur raus, wenn du sie in einer Automatisierung verwendest.

Warnung: dieselbe Mail könnte doppelt rausgehen

Oben auf der Seite erscheint ein Hinweis Möglicher Doppelversand, wenn eine aktive Automatisierung zum selben Anlass eine Mail an deine Kundin oder deinen Kunden schickt wie eine aktive E-Mail-Vorlage. Beispiel: Die Buchungsseite verschickt bei einer neuen Anfrage schon die Eingangsbestätigung – und eine Automatisierung mit dem Auslöser Neue Anfrage schickt zusätzlich eine eigene Mail.

So löst du den Hinweis auf:

Soll nur die Mail aus der Automatisierung rausgehen, öffne die Vorlage und schalte sie unter E-Mail-Vorlagen ab.
Soll nur die Vorlage rausgehen, öffne die Automatisierung und schalte sie aus oder entferne die Aktion E-Mail senden.
Sind beide Mails gewollt (zum Beispiel unterschiedliche Inhalte), kannst du den Hinweis stehen lassen – er blockiert nichts.

Keine Warnung gibt es für Automatisierungen, die an eine feste Adresse schicken (etwa an deine Küche) – das ist ein anderer Empfänger.

Die Auto-Antwort der Buchungsseite und die Eingangsbestätigung zählen dabei als eine Mail: Je Anfrage geht nur eine von beiden raus (die Auto-Antwort, wenn sie an der Buchungsseite eingeschaltet ist, sonst die Eingangsbestätigung). Deshalb erscheint dafür je Automatisierung höchstens ein Hinweis.

Die Zahlungserinnerung zählt nur als automatische Mail, wenn in den Mahnwesen-Einstellungen Zahlungserinnerung automatisch senden eingeschaltet ist. Ist es aus, steht in der Übersicht Nur von Hand – automatische Zahlungserinnerung aus, und es gibt dafür keinen Hinweis auf doppelten Versand.

Zeitpunkte, die du einstellen kannst

Erinnerung vor der Veranstaltung, Dankeschön und Bitte um Bewertung danach: unter Einstellungen → Status-Spalten im Bereich Automatische E-Mails rund um das Event. Dort schaltest du diese Mails auch insgesamt ein oder aus – ist der Hauptschalter aus, steht in der Übersicht Aus – Mails rund ums Event ausgeschaltet.
Angebot nachfassen: je Angebot über die Erinnerung im Beleg (Standard 14 und 30 Tage nach Versand).
Mahnungen: über die Mahnstufen in den Mahnwesen-Einstellungen.
Automatisierungen: über den Auslöser (zum Beispiel „Tage vor Veranstaltungsbeginn“) und den Schritt Warten.

Einen eigenen Zeitpunkt für die Mails bei Annahme oder Absage einer Anfrage und für die Angebotsmail gibt es noch nicht – diese Mails gehen sofort raus. Wer sie später verschicken möchte, schaltet die Vorlage ab und verschickt die Mail stattdessen über eine Automatisierung mit dem Schritt Warten.

Gut zu wissen

Ist eine abschaltbare Vorlage aus, überspringt auch eine Automatisierung, die genau diese Vorlage verschickt, den Versand. In der Übersicht steht dann Vorlage aus – wird übersprungen.
Die Vorlage Interne Anfrage-Benachrichtigung geht auch dann raus, wenn sie abgeschaltet ist – deshalb steht sie in der Übersicht als Immer aktiv.
Der KI-Assistent kennt dieselbe Übersicht: Frag ihn zum Beispiel „Welche Mails gehen bei einer neuen Anfrage raus?“.