E-mails automáticos num relance

Depois de ler, fica a saber onde consultar que e-mail é enviado em que situação, a quem e quando, e o que significa o aviso de envio duplicado.

O Univents envia muitos e-mails automaticamente: a confirmação de receção de um pedido, o lembrete antes do evento, a confirmação de uma fatura paga – e ainda tudo o que as suas automatizações enviam com a ação Enviar e-mail, bem como e-mails fixos sem modelo, por exemplo para o seu pessoal quando o horário de um turno muda. A página E-mails automáticos mostra tudo isto numa única vista: situação, destinatário, momento e se o e-mail está atualmente ativado ou desativado.

Abrir a vista geral

Na barra de navegação à esquerda, aceda a Definições.
Abra a secção E-mails automáticos (logo abaixo de Modelos de e-mail).

A página serve apenas para consulta. O que pode ser alterado abre-se através da ligação em cada linha: Abrir modelo leva ao modelo de e-mail correspondente e Abrir automatização leva à regra.

O que se vê em cada linha

Coluna	Significado
E-mail e situação	Nome do modelo ou da automatização e quando é enviado, p. ex. «Novo pedido através da página de reservas»
Destinatário	Cliente, colaborador, a sua equipa ou um parceiro – nas automatizações, o contacto do acionador ou um endereço fixo; nos programas e quadros partilhados, as pessoas com quem são partilhados
Momento	Imediatamente, um número de dias antes do início ou depois do fim do evento, ou outro calendário; nas automatizações, também o tempo de espera
Estado	Ativado, Desativado, Sempre ativo (não pode ser desligado), Não personalizável (e-mail fixo sem modelo) ou, nas automatizações, Automatização desativada

As cinco secções

Enviados automaticamente – e-mails que o Univents envia por si assim que acontece algo (por exemplo, um novo pedido) ou se atinge um momento (por exemplo, o lembrete antes do evento).
Das suas automatizações – todas as regras com a ação Enviar e-mail, com acionador, modelo, destinatário e tempo de espera.
Enviados quando são acionados por si – e-mails que só são enviados quando alguém da sua equipa faz algo, por exemplo enviar um orçamento ou aceitar um pedido.
E-mails fixos sem modelo – e-mails que o Univents também envia na situação respetiva, mas cujo texto é fixo: por exemplo, para o seu pessoal quando o horário de um turno muda ou alguém é removido de um turno, o briefing e a mensagem aos colaboradores, um programa partilhado ou a informação aos compradores de bilhetes quando uma encomenda é reembolsada por esgotamento. Para estes e-mails não existe modelo de e-mail – estão identificados como Não personalizável.
Apenas através de automatizações – modelos sem envio próprio. Só são enviados se os utilizar numa automatização.

Aviso: o mesmo e-mail pode ser enviado duas vezes

Na parte superior da página aparece o aviso Possível envio duplicado quando uma automatização ativa envia ao seu cliente um e-mail na mesma situação que um modelo de e-mail ativo. Exemplo: a página de reservas já envia a confirmação de receção num novo pedido – e uma automatização com o acionador Novo pedido envia adicionalmente um e-mail próprio.

Para resolver o aviso:

Se apenas o e-mail da automatização deve ser enviado, abra o modelo e desative-o em Modelos de e-mail.
Se apenas o modelo deve ser enviado, abra a automatização e desative-a ou remova a ação Enviar e-mail.
Se ambos os e-mails forem pretendidos (por exemplo, com conteúdos diferentes), pode deixar o aviso – não bloqueia nada.

Não há aviso para automatizações que enviam para um endereço fixo (por exemplo, a sua cozinha) – trata-se de outro destinatário.

A resposta automática da página de reservas e a confirmação de receção contam como um único e-mail: por cada pedido, só é enviado um dos dois (a resposta automática, se estiver ativada na página de reservas; caso contrário, a confirmação de receção). Por isso, aparece no máximo um aviso por automatização.

O Lembrete de pagamento só conta como e-mail automático se Enviar lembretes de pagamento automaticamente estiver ativado nas definições de avisos de pagamento. Se estiver desativado, a vista geral mostra Apenas manual – lembrete de pagamento automático desativado e não há aviso de envio duplicado.

Momentos que pode definir

Lembrete antes do evento, agradecimento e pedido de avaliação depois: em Definições → Colunas de estado, na secção E-mails automáticos relativos ao evento. Aí também ativa ou desativa estes e-mails no seu conjunto – se o interruptor principal estiver desativado, a vista geral mostra Desativado – e-mails relativos ao evento desativados.
Seguimento do orçamento: por orçamento, através do lembrete no documento (por predefinição, 14 e 30 dias após o envio).
Avisos de pagamento: através dos níveis de aviso nas definições de avisos de pagamento.
Automatizações: através do acionador (por exemplo, «Dias antes do início do evento») e do passo Aguardar.

Ainda não existe um momento próprio para os e-mails de aceitação ou recusa de um pedido nem para o e-mail do orçamento – estes e-mails são enviados imediatamente. Quem quiser enviá-los mais tarde desativa o modelo e envia o e-mail através de uma automatização com o passo Aguardar.

Bom saber

Se um modelo que pode ser desativado estiver desativado, uma automatização que envia precisamente esse modelo também ignora o envio. Na vista geral aparece então Modelo desativado – ignorado.
O modelo Notificação interna de pedido é enviado mesmo quando está desativado – por isso aparece na vista geral como Sempre ativo.
O assistente de IA conhece a mesma vista geral: pergunte-lhe, por exemplo, «Que e-mails são enviados num novo pedido?».