E-mail automatiche in sintesi

Dopo la lettura saprai dove vedere quale e-mail parte, per quale occasione, a chi e quando, e cosa significa l’avviso di doppio invio.

Univents invia molte e-mail da solo: la conferma di ricezione di una richiesta, il promemoria prima dell'evento, la conferma di una fattura pagata – e inoltre tutto ciò che le tue automazioni inviano con l'azione Invia e-mail, nonché e-mail fisse senza modello, ad esempio al tuo personale quando cambia l'orario di un turno. La pagina E-mail automatiche ti mostra tutto in un'unica panoramica: occasione, destinatario, momento e se l'e-mail è al momento attiva o disattivata.

Aprire la panoramica

Nella barra di navigazione a sinistra vai su Impostazioni.
Apri la sezione E-mail automatiche (subito sotto Modelli e-mail).

La pagina è solo di consultazione. Per modificare qualcosa, usa il link nella rispettiva riga: Apri modello porta al modello e-mail corrispondente, Apri automazione alla regola.

Cosa vedi in ogni riga

Colonna	Significato
E-mail e occasione	Nome del modello o dell'automazione e quando viene inviata, ad es. «Nuova richiesta tramite la pagina di prenotazione»
Destinatario	Cliente, dipendente, il tuo team o un partner – per le automazioni il contatto che ha attivato l'automazione o un indirizzo fisso, per i programmi e le lavagne condivisi le persone con cui vengono condivisi
Momento	Subito, un certo numero di giorni prima dell'inizio o dopo la fine dell'evento oppure un'altra pianificazione; per le automazioni anche il tempo di attesa
Stato	An, Aus, Immer aktiv (non può essere disattivata), Nicht anpassbar (e-mail fissa senza modello) oppure, per le automazioni, Automatisierung aus

Le cinque sezioni

Partono automaticamente – e-mail che Univents invia da solo non appena succede qualcosa (ad esempio una nuova richiesta) o si raggiunge un momento preciso (ad esempio il promemoria prima dell'evento).
Dalle tue automazioni – ogni regola con l'azione Invia e-mail, con trigger, modello, destinatario e tempo di attesa.
Partono quando le attivi tu – e-mail che partono solo quando qualcuno del tuo team compie un'azione, ad esempio invia un preventivo o accetta una richiesta.
E-mail fisse senza modello – e-mail che Univents invia anch'esse per l'occasione corrispondente, ma con un testo fisso: ad esempio al tuo personale quando cambia l'orario di un turno o qualcuno viene rimosso da un turno, il briefing e il messaggio ai collaboratori, un programma condiviso o l'avviso agli acquirenti di biglietti quando un ordine viene rimborsato per sold out. Per queste e-mail non esiste un modello e-mail – sono contrassegnate come Nicht anpassbar.
Solo tramite automazioni – modelli senza invio proprio. Partono solo se li usi in un'automazione.

Avviso: la stessa e-mail potrebbe partire due volte

In cima alla pagina compare un avviso Possibile doppio invio quando un'automazione attiva invia al tuo cliente, per la stessa occasione, un'e-mail come un modello e-mail attivo. Esempio: la pagina di prenotazione invia già la conferma di ricezione per una nuova richiesta – e un'automazione con il trigger Nuova richiesta invia in aggiunta una propria e-mail.

Così risolvi l'avviso:

Se deve partire solo l'e-mail dell'automazione, apri il modello e disattivalo in Modelli e-mail.
Se deve partire solo il modello, apri l'automazione e disattivala oppure rimuovi l'azione Invia e-mail.
Se vuoi entrambe le e-mail (ad esempio con contenuti diversi), puoi lasciare l'avviso: non blocca nulla.

Non c'è nessun avviso per le automazioni che inviano a un indirizzo fisso (ad esempio alla tua cucina): si tratta di un altro destinatario.

La risposta automatica della pagina di prenotazione e la conferma di ricezione contano come un'unica e-mail: per ogni richiesta ne parte solo una delle due (la risposta automatica, se è attiva nella pagina di prenotazione, altrimenti la conferma di ricezione). Per questo compare al massimo un avviso per automazione.

Il Promemoria di pagamento conta come e-mail automatica solo se nelle impostazioni dei solleciti è attivata l'opzione Invia automaticamente il promemoria di pagamento. Se è disattivata, nella panoramica compare Solo manuale – promemoria di pagamento automatico disattivato e per questo non c'è alcun avviso di doppio invio.

Momenti che puoi impostare

Promemoria prima dell'evento, ringraziamento e richiesta di recensione dopo: in Impostazioni → Colonne di stato, nella sezione E-mail automatiche relative all'evento. Qui puoi anche attivare o disattivare queste e-mail nel loro insieme – se l'interruttore principale è disattivato, nella panoramica compare Disattivata – e-mail relative all'evento disattivate.
Sollecito preventivo: per ogni preventivo tramite il promemoria nel documento (di default 14 e 30 giorni dopo l'invio).
Solleciti: tramite i livelli di sollecito nelle impostazioni dei solleciti.
Automazioni: tramite il trigger (ad esempio «Giorni prima dell'inizio dell'evento») e il passaggio Attendi.

Non esiste ancora un momento personalizzabile per le e-mail di accettazione o rifiuto di una richiesta e per l'e-mail del preventivo – queste e-mail partono subito. Chi vuole inviarle più tardi disattiva il modello e invia l'e-mail tramite un'automazione con il passaggio Attendi.

Good to know

Se un modello disattivabile è Disattivato, anche un'automazione che invia proprio quel modello salta l'invio. Nella panoramica compare allora Modello disattivato – viene saltato.
Il modello Notifica interna di richiesta parte anche quando è disattivato – per questo nella panoramica compare come Sempre attiva.
L'assistente IA conosce la stessa panoramica: chiedigli ad esempio «Quali e-mail partono per una nuova richiesta?».