Correos automáticos de un vistazo

Después de leer este artículo sabrás dónde ver qué correo se envía, en qué motivo, a quién y cuándo, y qué significa la advertencia de envío duplicado.

Univents envía muchos correos por sí solo: la confirmación de recepción de una solicitud, el recordatorio antes del evento, la confirmación de una factura pagada, y además todo lo que envían tus automatizaciones con la acción Enviar correo, así como correos fijos sin plantilla, por ejemplo a tu personal cuando cambia el horario de un turno. La página Correos automáticos te muestra todo esto en una sola vista: motivo, destinatario, momento y si el correo está activado o desactivado en este momento.

Abrir la vista general

En la barra de navegación de la izquierda, ve a Ajustes.
Abre la sección Correos automáticos (justo debajo de Plantillas de correo).

La página es solo de consulta. Lo que se puede modificar lo abres desde el enlace de cada fila: Abrir plantilla te lleva a la plantilla de correo correspondiente y Abrir automatización te lleva a la regla.

Qué ves en cada fila

Columna	Significado
Correo y motivo	Nombre de la plantilla o de la automatización y cuándo se envía, p. ej. «Nueva solicitud a través de la página de reservas»
Destinatario	Cliente, empleado, tu equipo o un partner; en el caso de las automatizaciones, el contacto de quien la activa o una dirección fija; en los programas y pizarras compartidos, las personas con las que se comparten
Momento	Inmediatamente, un número de días antes del inicio o después del final del evento, u otra programación; en las automatizaciones, además, el tiempo de espera
Estado	Activado, Desactivado, Siempre activo (no se puede desactivar), No personalizable (correo fijo sin plantilla) o, en las automatizaciones, Automatización desactivada

Las cinco secciones

Se envían automáticamente: correos que Univents envía por sí solo en cuanto ocurre algo (por ejemplo, una nueva solicitud) o se alcanza un momento determinado (por ejemplo, el recordatorio antes del evento).
De tus automatizaciones: cada regla con la acción Enviar correo, con su disparador, plantilla, destinatario y tiempo de espera.
Se envían cuando tú los activas: correos que solo se envían cuando alguien de tu equipo hace algo, por ejemplo enviar un presupuesto o aceptar una solicitud.
Correos fijos sin plantilla: correos que Univents también envía en el motivo correspondiente, pero cuyo texto es fijo: por ejemplo, a tu personal cuando cambia el horario de un turno o cuando se retira a alguien de un turno, el briefing y el mensaje a los colaboradores, un programa compartido o el aviso a los compradores de entradas cuando se reembolsa un pedido por agotarse las entradas. Para estos correos no hay plantilla de correo; están marcados como No personalizable.
Solo mediante automatizaciones: plantillas sin envío propio. Solo se envían si las usas en una automatización.

Advertencia: el mismo correo podría enviarse dos veces

En la parte superior de la página aparece un aviso de Posible envío duplicado cuando una automatización activa envía a tu cliente un correo por el mismo motivo que una plantilla de correo activa. Ejemplo: la página de reservas ya envía la confirmación de recepción cuando llega una nueva solicitud, y una automatización con el disparador Nueva solicitud envía además un correo propio.

Así resuelves el aviso:

Si solo debe enviarse el correo de la automatización, abre la plantilla y desactívala en Plantillas de correo.
Si solo debe enviarse la plantilla, abre la automatización y desactívala o elimina la acción Enviar correo.
Si quieres que se envíen ambos correos (por ejemplo, porque el contenido es distinto), puedes dejar el aviso: no bloquea nada.

No hay advertencia para las automatizaciones que envían a una dirección fija (por ejemplo, a tu cocina), ya que se trata de otro destinatario.

La respuesta automática de la página de reservas y la confirmación de recepción cuentan aquí como un solo correo: por cada solicitud solo se envía uno de los dos (la respuesta automática, si está activada en la página de reservas; si no, la confirmación de recepción). Por eso, para ellos aparece como máximo un aviso por automatización.

El Recordatorio de pago solo cuenta como correo automático si en los ajustes de recordatorios de pago está activada la opción Enviar el aviso de vencimiento automáticamente. Si está desactivada, en la vista general aparece Solo manual: recordatorio de pago automático desactivado y no se muestra ningún aviso de envío duplicado para él.

Momentos que puedes configurar

Recordatorio antes del evento, agradecimiento y petición de valoración después: en Ajustes → Columnas de estado, en la sección Correos automáticos en torno al evento. Ahí también activas o desactivas estos correos en conjunto; si el interruptor principal está desactivado, en la vista general aparece Desactivado: correos del evento desactivados.
Seguimiento de presupuesto: para cada presupuesto, mediante el recordatorio del documento (por defecto, 14 y 30 días después del envío).
Recordatorios de pago: mediante los niveles de recordatorio en los ajustes de recordatorios de pago.
Automatizaciones: mediante el disparador (por ejemplo, «Días antes del inicio del evento») y el paso Esperar.

Todavía no existe un momento propio para los correos de aceptación o rechazo de una solicitud ni para el correo del presupuesto: estos correos se envían inmediatamente. Si prefieres enviarlos más tarde, desactiva la plantilla y envía el correo mediante una automatización con el paso Esperar.

Conviene saber

Si una plantilla que se puede desactivar está desactivada, una automatización que envíe exactamente esa plantilla también omite el envío. En la vista general aparece entonces Plantilla desactivada: se omite.
La plantilla Notificación interna de solicitud se envía incluso cuando está desactivada; por eso aparece en la vista general como Siempre activo.
El asistente de IA conoce esta misma vista general: pregúntale, por ejemplo, «¿Qué correos se envían cuando llega una nueva solicitud?».