Les e-mails automatiques en un coup d’œil

Après lecture, vous saurez où voir quel e-mail part à quelle occasion, à qui et quand, et ce que signifie l’avertissement de double envoi.

Univents envoie de nombreux e-mails de lui-même : l’accusé de réception d’une demande, le rappel avant l’événement, la confirmation d’une facture payée – ainsi que tout ce que vos automatisations envoient avec l’action Envoyer un e-mail, et des e-mails fixes sans modèle, par exemple à votre personnel lorsque l’horaire d’un service change. La page E-mails automatiques vous montre tout cela dans une vue d’ensemble : occasion, destinataire, échéance et indication si l’e-mail est actuellement activé ou désactivé.

Ouvrir la vue d’ensemble

Dans la barre de navigation de gauche, allez dans Paramètres.
Ouvrez la section E-mails automatiques (juste sous Modèles d'e-mail).

La page est en lecture seule. Ce qui peut être modifié s’ouvre via le lien de la ligne concernée : Ouvrir le modèle mène au modèle d’e-mail correspondant, Ouvrir l'automatisation à la règle.

Ce que vous voyez dans chaque ligne

Colonne	Signification
E-mail et occasion	Nom du modèle ou de l’automatisation et moment de l’envoi, p. ex. « Nouvelle demande via la page de réservation »
Destinataire	Client(e), employé(e), votre équipe ou un partenaire – pour les automatisations, le contact du déclencheur ou une adresse fixe ; pour les déroulés et whiteboards partagés, les personnes avec lesquelles ils sont partagés
Échéance	Immédiatement, un nombre de jours avant le début ou après la fin de l’événement, ou un autre calendrier ; pour les automatisations, également le délai d’attente
Statut	An, Aus, Toujours actif (ne peut pas être désactivé), Non personnalisable (e-mail fixe sans modèle) ou, pour les automatisations, Automatisation désactivée

Les cinq sections

Envoyés automatiquement – e-mails qu’Univents envoie de lui-même dès qu’un événement se produit (par exemple une nouvelle demande) ou qu’une échéance est atteinte (par exemple le rappel avant l’événement).
Issus de vos automatisations – chaque règle avec l’action Envoyer un e-mail, avec déclencheur, modèle, destinataire et délai d’attente.
Envoyés lorsque vous les déclenchez – e-mails qui ne partent que lorsqu’une personne de votre équipe fait quelque chose, par exemple envoyer un devis ou accepter une demande.
E-mails fixes sans modèle – e-mails qu’Univents envoie également à l’occasion concernée, mais dont le texte est fixe : par exemple à votre personnel lorsque l’horaire d’un service change ou qu’une personne est retirée d’un service, le briefing et le message aux intervenants, un déroulé partagé ou l’information aux acheteurs de billets lorsqu’une commande est remboursée pour cause de complet. Il n’existe pas de modèle d’e-mail pour ces e-mails – ils sont signalés par Non personnalisable.
Uniquement via les automatisations – modèles sans envoi propre. Ils ne partent que si vous les utilisez dans une automatisation.

Avertissement : le même e-mail pourrait partir en double

En haut de la page apparaît l’avis Double envoi possible lorsqu’une automatisation active envoie à votre client, pour la même occasion, un e-mail comme le fait un modèle d’e-mail actif. Exemple : la page de réservation envoie déjà l’accusé de réception lors d’une nouvelle demande – et une automatisation avec le déclencheur Nouvelle demande envoie en plus son propre e-mail.

Voici comment résoudre cet avis :

Si seul l’e-mail de l’automatisation doit partir, ouvrez le modèle et désactivez-le sous Modèles d'e-mail.
Si seul le modèle doit partir, ouvrez l’automatisation et désactivez-la ou supprimez l’action Envoyer un e-mail.
Si les deux e-mails sont voulus (par exemple avec des contenus différents), vous pouvez laisser l’avis – il ne bloque rien.

Il n’y a pas d’avertissement pour les automatisations qui envoient à une adresse fixe (par exemple à votre cuisine) – il s’agit d’un autre destinataire.

La réponse automatique de la page de réservation et l’accusé de réception comptent ici comme un seul e-mail : pour chaque demande, un seul des deux part (la réponse automatique si elle est activée sur la page de réservation, sinon l’accusé de réception). C’est pourquoi un seul avis au maximum apparaît à ce sujet par automatisation.

Le Rappel de paiement ne compte comme e-mail automatique que si Envoyer automatiquement le rappel de paiement est activé dans les paramètres des relances. S’il est désactivé, la vue d’ensemble indique Uniquement manuel – rappel de paiement automatique désactivé, et il n’y a pas d’avis de double envoi à ce sujet.

Échéances que vous pouvez configurer

Rappel avant l’événement, remerciement et demande d’avis après : sous Paramètres → Colonnes de statut, dans la section E-mails automatiques autour de l’événement. Vous y activez ou désactivez aussi ces e-mails dans leur ensemble – si l’interrupteur principal est désactivé, la vue d’ensemble indique Désactivé – e-mails liés à l'événement désactivés.
Relance de devis : pour chaque devis, via le rappel dans le document (par défaut 14 et 30 jours après l’envoi).
Relances : via les niveaux de relance dans les paramètres des relances.
Automatisations : via le déclencheur (par exemple « Jours avant le début de l'événement ») et l’étape Attendre.

Il n’existe pas encore d’échéance propre pour les e-mails envoyés lors de l’acceptation ou du refus d’une demande, ni pour l’e-mail de devis – ces e-mails partent immédiatement. Pour les envoyer plus tard, désactivez le modèle et envoyez l’e-mail à la place via une automatisation avec l’étape Attendre.

Bon à savoir

Si un modèle désactivable est désactivé, une automatisation qui envoie précisément ce modèle ignore également l’envoi. La vue d’ensemble indique alors Modèle désactivé – ignoré.
Le modèle Notification interne de demande part même lorsqu’il est désactivé – c’est pourquoi il apparaît dans la vue d’ensemble comme Toujours actif.
L’assistant IA connaît la même vue d’ensemble : demandez-lui par exemple « Quels e-mails partent lors d’une nouvelle demande ? ».