Automatische e-mails in één oogopslag

Na het lezen weet je waar je ziet welke e-mail bij welke gelegenheid naar wie en wanneer wordt verstuurd, en wat de waarschuwing voor dubbele verzending betekent.

Univents verstuurt veel e-mails zelf: de ontvangstbevestiging van een aanvraag, de herinnering vóór het evenement, de bevestiging van een betaalde factuur – en daarnaast alles wat je automatiseringen met de actie E-mail versturen versturen, plus vaste e-mails zonder sjabloon, bijvoorbeeld aan je personeel als een diensttijd verandert. De pagina Automatische e-mails laat je dat allemaal in één overzicht zien: gelegenheid, ontvanger, moment en of de e-mail momenteel aan of uit staat.

Overzicht openen

Ga in de linkernavigatiebalk naar Instellingen.
Open het onderdeel Automatische e-mails (direct onder E-mailsjablonen).

De pagina is alleen om te bekijken. Wat je kunt aanpassen, open je via de link in de betreffende rij: Sjabloon openen brengt je naar het bijbehorende e-mailsjabloon, Automatisering openen naar de regel.

Wat je in elke rij ziet

Kolom	Betekenis
E-mail en gelegenheid	Naam van het sjabloon of de automatisering en wanneer die wordt verstuurd, bijv. „Nieuwe aanvraag via de boekingspagina”
Ontvanger	Klant, medewerker, je team of een partner – bij automatiseringen het contact van de trigger of een vast adres, bij gedeelde draaiboeken en whiteboards de personen met wie wordt gedeeld
Moment	Direct, een aantal dagen vóór het begin of na het einde van het evenement of een ander schema; bij automatiseringen daarnaast de wachttijd
Status	An, Aus, Immer aktiv (kan niet worden uitgeschakeld), Nicht anpassbar (vaste e-mail zonder sjabloon) of bij automatiseringen Automatisierung aus

De vijf onderdelen

Gehen automatisch raus – e-mails die Univents zelf verstuurt zodra er iets gebeurt (bijvoorbeeld een nieuwe aanvraag) of een moment is bereikt (bijvoorbeeld de herinnering vóór het evenement).
Aus deinen Automatisierungen – elke regel met de actie E-mail versturen, met trigger, sjabloon, ontvanger en wachttijd.
Gehen raus, wenn du sie auslöst – e-mails die alleen worden verstuurd als iemand van je team iets doet, bijvoorbeeld een offerte versturen of een aanvraag accepteren.
Feste Mails ohne Vorlage – e-mails die Univents ook bij de betreffende gelegenheid verstuurt, maar waarvan de tekst vaststaat: bijvoorbeeld aan je personeel als een diensttijd verandert of iemand uit een dienst wordt verwijderd, de briefing en het bericht aan medewerkers (bijdragers), een gedeeld draaiboek of de info aan tickethouders wanneer een bestelling wegens uitverkoop wordt terugbetaald. Voor deze e-mails bestaat geen e-mailsjabloon – ze zijn gemarkeerd als Nicht anpassbar.
Nur über Automatisierungen – sjablonen zonder eigen verzending. Ze worden alleen verstuurd als je ze in een automatisering gebruikt.

Waarschuwing: dezelfde e-mail kan dubbel worden verstuurd

Bovenaan de pagina verschijnt een melding Möglicher Doppelversand wanneer een actieve automatisering bij dezelfde gelegenheid een e-mail naar je klant stuurt als een actief e-mailsjabloon. Voorbeeld: de boekingspagina verstuurt bij een nieuwe aanvraag al de ontvangstbevestiging – en een automatisering met de trigger Nieuwe aanvraag verstuurt daarnaast nog een eigen e-mail.

Zo los je de melding op:

Moet alleen de e-mail uit de automatisering worden verstuurd, open dan het sjabloon en schakel het uit onder E-mailsjablonen.
Moet alleen het sjabloon worden verstuurd, open dan de automatisering en schakel die uit of verwijder de actie E-mail versturen.
Zijn beide e-mails gewenst (bijvoorbeeld met verschillende inhoud), dan kun je de melding laten staan – hij blokkeert niets.

Er is geen waarschuwing voor automatiseringen die naar een vast adres sturen (bijvoorbeeld naar je keuken) – dat is een andere ontvanger.

De Auto-Antwort van de boekingspagina en de Eingangsbestätigung tellen daarbij als één e-mail: per aanvraag wordt er maar één van de twee verstuurd (de Auto-Antwort als die bij de boekingspagina is ingeschakeld, anders de Eingangsbestätigung). Daarom verschijnt er per automatisering hooguit één melding.

De Betalingsherinnering telt alleen als automatische e-mail als in de instellingen voor aanmaningen Betalingsherinnering automatisch versturen is ingeschakeld. Staat het uit, dan staat er in het overzicht Nur von Hand – automatische Zahlungserinnerung aus en is er hiervoor geen melding over dubbele verzending.

Momenten die je kunt instellen

Herinnering vóór het evenement, bedankje en verzoek om een beoordeling daarna: onder Instellingen → Status-Spalten in het onderdeel Automatische E-Mails rund um das Event. Daar schakel je deze e-mails ook in hun geheel in of uit – staat de hoofdschakelaar uit, dan staat er in het overzicht Aus – e-mails rond het evenement uitgeschakeld.
Offerte opvolgen: per offerte via de herinnering in het document (standaard 14 en 30 dagen na verzending).
Aanmaningen: via de aanmaningsniveaus in de instellingen voor aanmaningen.
Automatiseringen: via de trigger (bijvoorbeeld „Dagen voor aanvang evenement”) en de stap Warten.

Een eigen moment voor de e-mails bij acceptatie of afwijzing van een aanvraag en voor de offerte-e-mail bestaat nog niet – deze e-mails worden direct verstuurd. Wie ze later wil versturen, schakelt het sjabloon uit en verstuurt de e-mail in plaats daarvan via een automatisering met de stap Warten.

Goed om te weten

Staat een uitschakelbaar sjabloon uit, dan slaat ook een automatisering die precies dit sjabloon verstuurt de verzending over. In het overzicht staat dan Sjabloon uit – wordt overgeslagen.
Het sjabloon Interne aanvraagmelding wordt ook verstuurd als het is uitgeschakeld – daarom staat het in het overzicht als Altijd actief.
De AI-assistent kent hetzelfde overzicht: vraag hem bijvoorbeeld „Welke e-mails worden verstuurd bij een nieuwe aanvraag?”.