Modelli e-mail e segnaposto
Dopo la lettura saprai come modificare i tuoi modelli e-mail, quali segnaposto esistono per ciascun modello, come funziona la sintassi dei segnaposto e come salvare una variante di testo diversa per ogni tag dell’evento.
I modelli e-mail stabiliscono quale testo i tuoi clienti e il tuo team ricevono automaticamente da te – ad esempio per un preventivo inviato, un promemoria di pagamento o l’assegnazione di un turno. Puoi adattare ogni modello al tuo modo di rivolgerti ai clienti e alle tue parole. Tramite i segnaposto Univents inserisce automaticamente i dati giusti al momento dell’invio (nome del cliente, numero della fattura, data dell’evento …).
Nel video vedi come personalizzare le e-mail automatiche come la conferma di ricezione, inserire segnaposto, creare varianti per tag e creare modelli personalizzati.
Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.
Aprire i modelli e-mail
- Nella barra di navigazione a sinistra vai su Impostazioni.
- Apri la sezione Modelli e-mail.
- Scegli un modello dall’elenco – raggruppato per modulo (Richieste, Finanze, Contratti, Eventi, Personale, Attività).
- Modifica Oggetto e Contenuto e salva. Con E-mail di prova ti invii il modello con dati di esempio.
Come funzionano i segnaposto
Un segnaposto va tra doppie parentesi graffe, in minuscolo con trattino basso – senza spazi:
{{customer_name}}
All’invio Univents sostituisce il segnaposto con il valore reale. Da
Ciao
{{customer_name}}, il tuo preventivo per{{event_name}}è pronto.
diventa ad es.
Ciao signora Müller, il tuo preventivo per Festa d’estate 2026 è pronto.
Da sapere:
- I segnaposto funzionano nell’oggetto e nel contenuto – e allo stesso modo nel testo del pulsante e nel link di destinazione di un pulsante inserito.
- Il modo più rapido per inserirli è l’inseritore di segnaposto nell’editor – così la grafia è garantita.
- Un segnaposto che non esiste in quel modello (ad es. un errore di battitura) dal 04/08/2026 non può più essere salvato: al salvataggio Univents lo segnala con un messaggio di errore, sia che l’errore si trovi nel testo sia che si trovi in un pulsante. I modelli già salvati non sono interessati e si possono continuare a modificare senza alcun cambiamento.
- Usa solo i segnaposto elencati per il modello in questione. Ogni modello conosce solo i propri segnaposto.
Inserire un pulsante (CTA)
Accanto all’inseritore di segnaposto, nell’editor trovi il pulsante Inserisci pulsante. Apre la finestra Inserisci pulsante CTA con due campi:
- Testo del pulsante — l’etichetta del pulsante, ad es. «Guarda ora».
- Link — l’URL di destinazione, un indirizzo fisso oppure un segnaposto come
{{event_link}}, che all’invio viene sostituito automaticamente con il link reale.
Con Inserisci pulsante confermi e il pulsante già formattato compare nel contenuto, nella posizione del cursore.
Questi segnaposto esistono quasi ovunque
Alcuni segnaposto vengono compilati automaticamente da Univents a partire dal tuo workspace – non devi gestirli tu.
| Segnaposto | Significato |
|---|---|
{{company_name}} | Nome della tua azienda |
{{account_name}} | Nome del tuo workspace |
{{sender_name}} | Nome della persona che attiva l’invio dell’e-mail |
{{customer_name}} | Nome del cliente (nei modelli rivolti ai clienti) |
{{employee_name}} | Nome del membro del team (nei modelli per il team) |
{{event_name}} | Nome dell’evento |
{{event_date}} | Data dell’evento |
{{event_weekday}} | Giorno della settimana dell’evento, per esteso («Martedì») |
{{portal_url}} | Link al portale clienti / EventHub |
Riferimento dei segnaposto per modello
Legenda: 🔒 = modello transazionale, sempre attivo (non disattivabile).
Modelli per i tuoi clienti
Richieste
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Conferma automatica di ricezione | Risposta automatica dopo una richiesta di prenotazione | {{customer_name}} {{page_name}} {{account_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{guest_count}} {{message_excerpt}} {{booking_link}} {{sender_name}} |
| Richiesta accettata | Conferma che la richiesta è stata accettata | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{booking_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Richiesta rifiutata | Messaggio sulla richiesta rifiutata | {{customer_name}} {{event_name}} {{company_name}} {{sender_name}} |
La Conferma automatica di ricezione non si limita più a confermare la ricezione: il modello predefinito ora indica la data desiderata ({{event_date}}, più il giorno della settimana per esteso tramite {{event_weekday}}) e il numero di ospiti ({{guest_count}}) e contiene un pulsante con cui il cliente può seguire online la propria richiesta ({{booking_link}}). I modelli personalizzati restano invariati — anche lì puoi usare i nuovi segnaposto allo stesso modo.
Finanze
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Preventivo inviato | E-mail all’invio di un preventivo | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{quote_total}} {{quote_link}} {{doc_number}} {{valid_until}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Preventivo firmato 🔒 | Conferma dopo la firma del preventivo | {{customer_name}} {{event_name}} {{doc_number}} {{signed_at}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Fattura inviata 🔒 | E-mail all’invio di una fattura | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Promemoria di pagamento 1 🔒 | Primo promemoria per una fattura scaduta | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Promemoria di pagamento 2 🔒 | Secondo sollecito per una fattura scaduta | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Fattura scaduta | Avviso per una fattura scaduta da molto tempo | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Fattura stornata 🔒 | Conferma dopo lo storno della fattura | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Il segnaposto {{days_overdue}} è un numero (giorni di ritardo).
Se invii manualmente un preventivo, una fattura o un documento di trasporto (DDT) direttamente dal documento, l’e-mail di notifica corrispondente viene sempre inviata al cliente. L’impostazione «PDF come allegato» nel documento decide ormai solo se il file PDF viene allegato direttamente, non più se l’e-mail viene inviata o meno.
Contratti
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Richiesta di firma 🔒 | Richiesta al cliente di firmare | {{customer_name}} {{contract_title}} {{event_name}} {{signature_link}} {{expires_at}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Contratto firmato da tutte le parti | Conferma dopo la firma completa | {{customer_name}} {{event_name}} {{contract_title}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Eventi ed EventHub
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Evento confermato | Conferma dell’evento prenotato | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{event_location}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Invito a EventHub | Invito al portale EventHub del cliente | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{eventhub_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Richiesta di modifica accettata | Conferma di una modifica accettata | {{customer_name}} {{event_name}} {{items_summary}} {{portal_url}} {{new_quote_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Richiesta di modifica rifiutata | Messaggio sulla modifica rifiutata | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Prenotazione prodotto confermata | Conferma di una prenotazione di prodotto | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{product_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Ricezione del pagamento confermata | Conferma della ricezione di un pagamento o di un acconto | {{customer_name}} {{event_name}} {{deposit_amount}} {{doc_number}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Promemoria prima dell’evento | Promemoria al cliente alcuni giorni prima dell’evento | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Grazie per l’evento | E-mail di ringraziamento dopo l’evento | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Feedback dopo l’evento | Riscontro / valutazione dopo l’evento | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{gallery_url}} {{company_name}} |
| Nuovo messaggio al cliente | Copia di un messaggio del thread dei messaggi | {{customer_name}} {{company_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} {{sender_name}} |
Promemoria, ringraziamento e feedback sono le e-mail automatiche ai clienti legate all’evento. Se vengono inviate e quanti giorni prima dell’inizio o dopo la fine dell’evento lo stabilisci in Impostazioni → Colonne di stato → E-mail automatiche relative all’evento. Il link Modifica modello accanto a ciascuna di queste e-mail porta direttamente al modello corrispondente in questa pagina. Se il cliente ha rifiutato il preventivo e non esistono né una fattura né un altro preventivo aperto o accettato, queste tre e-mail non vengono inviate.
Attività
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Attività assegnata (cliente) | Attività assegnata a un cliente | {{customer_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Modelli per il tuo team
Notifiche interne
Questi modelli non vanno a clienti o collaboratori, ma internamente a te o al tuo team — ad esempio quando arriva una nuova richiesta o un nuovo messaggio.
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Notifica interna di richiesta | Notifica interna per una nuova richiesta di prenotazione | {{customer_name}} {{customer_email}} {{page_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{message}} {{sender_name}} |
| Nuova richiesta (titolare) | Notifica al titolare del workspace per una nuova richiesta di prenotazione | {{event_name}} {{contact_name}} {{app_url}} {{product_summary}} {{guest_count}} |
| Nuovo messaggio (interno) | Notifica interna per un nuovo messaggio del cliente | {{customer_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{admin_link}} |
| Nuovo messaggio al partner | Notifica ai collaboratori per un nuovo messaggio | {{partner_name}} {{company_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} |
| Risposta del partner (interno) | Notifica interna quando un partner accetta o rifiuta | {{partner_name}} {{event_name}} {{status_text}} {{admin_link}} |
Il segnaposto {{admin_link}} rimanda direttamente all’area interna (ad es. la richiesta o l’evento interessato); {{guest_count}} è facoltativo e compare solo se la richiesta contiene un numero di ospiti.
Eventi
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Invito collaboratore | Invito di un partner come collaboratore | {{partner_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Personale
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Turno assegnato | Notifica all’assegnazione di un turno | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Turno confermato | Conferma di un turno assegnato | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Turno annullato | Notifica in caso di annullamento di un turno | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Promemoria turno | Promemoria prima di un turno imminente | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Candidatura accettata | Conferma di una candidatura a un turno accettata | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Candidatura rifiutata | Messaggio sulla candidatura a un turno rifiutata | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Ferie approvate | Approvazione di una richiesta di ferie | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Ferie rifiutate | Rifiuto di una richiesta di ferie | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Attività
| Modello | Scopo | Segnaposto |
|---|---|---|
| Attività assegnata | Notifica per una nuova attività | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Promemoria attività | Promemoria prima della scadenza di un’attività | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Più varianti di testo in base ai tag dell’evento
Per alcuni modelli non devi limitarti a un unico testo. Con Varianti per tag salvi versioni aggiuntive di oggetto e contenuto che sostituiscono il testo predefinito non appena l’evento ha determinati tag — ad esempio una conferma di richiesta dedicata per B2C + Matrimonio e un’altra per B2B.
- Apri uno dei modelli che supportano le varianti (attualmente Richiesta accettata, Preventivo inviato e i due promemoria di follow-up del preventivo).
- Sotto Varianti per tag clicca su Crea variante.
- Scegli la combinazione di tag a cui questa variante deve applicarsi e scrivi oggetto e testo.
- Salva la variante. L’elenco mostra tutte le varianti nell’ordine in cui Univents le controlla durante l’invio.
Se un evento ha tutti i tag di una variante, si applica quella variante. Se corrispondono più varianti, vince quella con più tag; a parità decide l’ordine nell’elenco, che puoi modificare con le frecce. Se nessuna variante corrisponde, si applica normalmente il tuo testo predefinito. Nell’Anteprima puoi selezionare i tag di un evento ipotetico e vedere subito quale variante verrebbe applicata.
Dov’è il mio testo personalizzato? Per questi modelli, un clic nell’elenco non apre subito l’editor, ma mostra a destra la panoramica con le tue varianti. Il tuo testo personalizzato lì è il Testo predefinito – cioè il testo che si applica sempre quando nessuna variante corrisponde. Sopra l’elenco delle varianti compare se il tuo testo personalizzato è salvato (con l’oggetto), e il pulsante Modifica testo personalizzato lo apre. Se non hai ancora personalizzato il modello, il pulsante si chiama Modifica testo standard. Quindi non si perde nulla quando vedi la panoramica delle varianti.
Attivare o disattivare i modelli
Con l’interruttore Attivo accanto a un modello stabilisci se l’e-mail viene inviata automaticamente. I modelli transazionali (nel riferimento contrassegnati con 🔒) sono sempre attivi e non si possono disattivare – fanno parte del flusso affidabile di preventivo, fattura e contratto.
Importante: se disattivi un modello legato a un invio – ad esempio Preventivo inviato –, il cliente non riceve più alcuna e-mail quando invii. Il documento viene comunque registrato come inviato: numero, stato e cronologia sono corretti, così puoi continuare a gestire un preventivo inviato all’esterno. Perché non ti sfugga, subito dopo l’invio compare nelle tue notifiche un avviso che indica quale documento è interessato e perché non è partita nessuna e-mail.
Domande frequenti
In che modo devo scrivere i segnaposto? Sempre tra doppie parentesi graffe, in minuscolo e con trattino basso: {{customer_name}}. Meglio usare l’inseritore di segnaposto nell’editor, così non si sbaglia.
Cosa succede se uso un segnaposto che non esiste? In quel caso Univents non ti lascia salvare il modello e mostra un messaggio di errore, sia che il segnaposto sconosciuto si trovi nel testo, nel testo del pulsante o nel link del pulsante. Così noti subito un errore di battitura, invece di farlo arrivare inosservato ai clienti. Usa solo i segnaposto elencati per il modello in questione.
Devo compilare io {{company_name}} o {{sender_name}}? No. Univents ricava questi valori automaticamente dal tuo workspace e dalla persona che attiva l’invio.
Posso usare lo stesso segnaposto più volte in un’e-mail? Sì. Ogni segnaposto viene sostituito in ogni punto in cui compare – nell’oggetto e nel contenuto.
Ho inviato un preventivo, ma il cliente non ha ricevuto nulla – perché? Di solito perché il modello Preventivo inviato qui è disattivato. Un avviso nelle tue notifiche indica il motivo dopo ogni invio. Altre possibili cause: il contatto ha annullato l’iscrizione alle e-mail sui documenti, per il contatto non è salvato alcun indirizzo e-mail, oppure l’invio dell’e-mail non è riuscito.
Come verifico l’aspetto dell’e-mail finale? Inviati il modello con dati di esempio tramite E-mail di prova. Così vedi il risultato con i segnaposto inseriti.