Inviare un documento via e-mail: PDF allegato, scegliere il modello, modificare il testo
Dopo la lettura saprai inviare un preventivo, una fattura o una nota di credito direttamente da Univents via e-mail — con il PDF allegato, un modello a scelta, testo liberamente modificato e allegati tuoi come condizioni generali o una scheda informativa.
Con Invia via e-mail invii un documento come se avessi scritto tu l’e-mail: dalla tua casella di posta, con il PDF allegato, un testo dai tuoi modelli che modifichi liberamente prima dell’invio — e con altri file come condizioni generali, menù o scheda informativa della location.
Il documento passa per esattamente gli stessi passaggi di «Salva e invia»: controllo dei campi obbligatori, approvazione (se configurata), numero definitivo, PDF e stato «Inviata». Cambia solo l’e-mail al cliente — la tua invece della notifica automatica. Parte sempre una sola e-mail, mai entrambe.
Requisito: una casella di posta collegata
L’e-mail parte dalla tua casella collegata (Google o Microsoft) — così il cliente vede te come mittente e le risposte arrivano a te. Collega la casella in Integrazioni → E-mail (guida: Come integro la mia casella e-mail?). Se hai una casella personale ed esiste anche una casella del workspace, la tua è preselezionata; puoi cambiare nella finestra.
Senza casella collegata la finestra mostra un avviso con il link per collegarla. «Salva e invia» continua a funzionare come prima e invia la notifica automatica.
Come inviare un documento
- Apri il documento e clicca in basso su Invia via e-mail, accanto a Salva e invia — oppure su Via e-mail nella scheda del documento nella sezione Documenti. Il pulsante compare ovunque il documento possa essere inviato (preventivo, fattura, nota di credito).
- Controlla mittente e destinatario. Sono disponibili tutti gli indirizzi e-mail del contatto — per le fatture è preselezionato l’indirizzo di fatturazione. In Copia a puoi aggiungere altri indirizzi, per esempio di una collega.
- Scegli un modello: il testo standard del tipo di documento (come nell’e-mail automatica di preventivo o fattura) o uno dei tuoi modelli in Impostazioni → Modelli e-mail. Oggetto e testo vengono compilati, con i segnaposto (nome del cliente, saluto, evento, importo …) già risolti.
- Modifica liberamente oggetto e testo. Univents aggiunge logo, colori e firma del tuo workspace all’invio.
- Controlla gli allegati: il PDF del documento è sempre allegato. Gli allegati fissi del modello scelto sono preselezionati — togli la spunta se un file questa volta non deve partire. Con Aggiungi file alleghi un altro file solo per questa e-mail.
- Clicca su Invia. La finestra si chiude subito e il documento mostra «PDF in generazione». Appena il PDF è pronto, l’e-mail parte e il documento passa a Inviata.
Numero del documento nel testo: se un preventivo non ha ancora un numero, nel testo compare {{doc_number}}. Lascia il segnaposto — all’invio Univents inserisce il numero definitivo.
Allegati fissi di un modello
In Impostazioni → Modelli e-mail apri uno dei tuoi modelli e carica in Allegati fissi i file che devono partire sempre con questo modello — per esempio condizioni generali, menù, piantina delle sale o scheda informativa della location. Un nuovo modello va prima salvato una volta; poi puoi aggiungere allegati. L’eliminazione chiede conferma.
Sono ammessi PDF, PNG, JPG, Word ed Excel, fino a 10 MB per file e al massimo dieci file per modello.
Cosa succede se qualcosa non va?
- Mancano campi obbligatori, serve un’approvazione, documento già inviato: la finestra resta aperta e indica il motivo — nulla è stato numerato né inviato. Se serve un’approvazione, si apre come di consueto «Richiedi approvazione».
- Il PDF non si può generare: non parte nessuna e-mail e nella campanella ricevi l’avviso «Documento non inviato».
- L’e-mail non può partire (casella scollegata, allegati oltre 10 MB in totale, un file è stato eliminato nel frattempo, indirizzo non più presente sul contatto): la campanella ti avvisa che il cliente non ha ricevuto l’e-mail. Come con «Salva e invia», il documento risulta comunque «Inviata» — reinvia allora l’e-mail dalla tua casella.
Dove vedo l’e-mail inviata?
Come ogni altra e-mail inviata, compare nella scheda Messaggi dell’evento (per un documento senza evento, sul documento stesso) — e naturalmente nella cartella Posta inviata della tua casella.
Nella chat IA
Se chiedi all’assistente IA di inviare un documento, puoi indicargli un modello. Prima ti mostra una scheda con mittente, destinatario, oggetto, testo e allegati; solo il tuo clic invia. Scrivere il testo liberamente e allegare file sul momento è possibile solo nella finestra Invia via e-mail.
Buono a sapersi
- I DDT non hanno una fase di invio e quindi nemmeno «Invia via e-mail».
- I documenti già inviati non si possono reinviare in questo modo.
- Per saperne di più su modelli e segnaposto: Modelli e-mail e segnaposto. Sull’invio dei documenti in generale: Documenti finanziari: preventivi, fatture e DDT.