Enviar un documento por correo: PDF adjunto, elegir plantilla, editar el texto

Con Enviar por correo envías un documento como si hubieras escrito tú el correo: desde tu propio buzón, con el PDF adjunto, un texto de tus plantillas que ajustas libremente antes de enviarlo — y con otros archivos como condiciones generales, carta de menús o ficha técnica del local.

El documento pasa por exactamente los mismos pasos que con «Guardar y enviar»: comprobación de campos obligatorios, aprobación (si está configurada), número definitivo, PDF y estado «Enviado». Solo cambia el correo al cliente: el tuyo en lugar de la notificación automática. Siempre sale un solo correo, nunca los dos.

Requisito: un buzón conectado

El correo sale de tu buzón conectado (Google o Microsoft), así tu cliente te ve como remitente y las respuestas te llegan a ti. Conecta tu buzón en Integraciones → Correo (guía: ¿Cómo integro mi bandeja de entrada de correo?). Si tienes un buzón propio y además existe un buzón del espacio de trabajo, el tuyo está preseleccionado; puedes cambiarlo en la ventana.

Sin buzón conectado, la ventana muestra un aviso con el enlace para conectarlo. «Guardar y enviar» sigue funcionando como antes y envía la notificación automática.

Cómo enviar un documento

1. Abre el documento y haz clic abajo en Enviar por correo, junto a Guardar y enviar, o en Por correo en la tarjeta del documento de la pestaña Documentos. El botón aparece en todos los sitios donde el documento se puede enviar (presupuesto, factura, nota de crédito).
2. Revisa remitente y destinatario. Puedes elegir entre todas las direcciones de correo del contacto; en las facturas está preseleccionado el correo de facturación. En Copia a puedes añadir más direcciones, por ejemplo la de una compañera.
3. Elige una plantilla: el texto estándar del tipo de documento (como en el correo automático de presupuesto o factura) o una de tus plantillas de Ajustes → Plantillas de correo. El asunto y el texto se rellenan con los marcadores (nombre del cliente, saludo, evento, importe …) ya sustituidos.
4. Ajusta libremente el asunto y el texto. Univents añade el logotipo, los colores y la firma de tu espacio de trabajo al enviar.
5. Revisa los adjuntos: el PDF del documento va siempre adjunto. Los adjuntos fijos de la plantilla elegida están preseleccionados; desmarca un archivo si esta vez no debe ir. Con Añadir archivo adjuntas otro archivo solo para este correo.
6. Haz clic en Enviar. La ventana se cierra al instante y el documento muestra «Generando PDF». En cuanto el PDF está listo, sale el correo y el documento pasa a Enviado.

Número del documento en el texto: si un presupuesto todavía no tiene número, el texto contiene {{doc_number}}. Deja el marcador: al enviar, Univents inserta el número definitivo.

Adjuntos fijos de una plantilla

En Ajustes → Plantillas de correo, abre una de tus plantillas y sube en Adjuntos fijos los archivos que deben ir siempre con ella, por ejemplo condiciones generales, carta de menús, plano de salas o ficha técnica del local. Una plantilla nueva se guarda primero una vez; después puedes añadir adjuntos. Eliminar pide confirmación.

Se admiten PDF, PNG, JPG, Word y Excel, hasta 10 MB por archivo y como máximo diez archivos por plantilla.

¿Qué pasa si algo falla?

• Faltan campos obligatorios, hace falta una aprobación, el documento ya se envió: la ventana sigue abierta e indica el motivo; no se ha numerado ni enviado nada. Si hace falta una aprobación, se abre como siempre «Solicitar aprobación».
• No se puede generar el PDF: no sale ningún correo y recibes en la campana el aviso «Documento no enviado».
• El correo no puede salir (buzón desconectado, adjuntos de más de 10 MB en total, un archivo se ha eliminado entretanto, dirección ya no registrada en el contacto): la campana te avisa de que tu cliente no ha recibido el correo. Como con «Guardar y enviar», el documento queda igualmente como «Enviado»; envía entonces el correo de nuevo desde tu buzón.

¿Dónde veo el correo enviado?

Como cualquier otro correo enviado, aparece en la pestaña Mensajes del evento (en un documento sin evento, en el propio documento) y, por supuesto, en la carpeta Enviados de tu buzón.

En el chat de IA

Si pides al asistente de IA que envíe un documento, puedes indicarle una plantilla. Antes te muestra una tarjeta con remitente, destinatario, asunto, texto y adjuntos; solo tu clic lo envía. Redactar el texto libremente y adjuntar archivos sobre la marcha solo es posible en la ventana Enviar por correo.

Conviene saber

• Los albaranes no tienen paso de envío y, por tanto, tampoco «Enviar por correo».
• Los documentos ya enviados no se pueden volver a enviar por esta vía.
• Más sobre plantillas y marcadores: Plantillas de correo y marcadores. Sobre el envío de documentos en general: Documentos financieros: presupuestos, facturas y albaranes.