Beleg per E-Mail senden: PDF im Anhang, Vorlage wählen, Text anpassen

Mit Per E-Mail senden verschickst du einen Beleg so, als hättest du die Mail selbst geschrieben: aus deinem eigenen Postfach, mit dem PDF im Anhang, einem Text aus deinen Vorlagen, den du vor dem Senden frei anpasst — und mit weiteren Dateien wie AGB, Speisekarte oder Location-Factsheet.

Der Beleg durchläuft dabei genau dieselben Schritte wie bei „Speichern und senden": Pflichtangaben-Prüfung, Freigabe (falls eingerichtet), endgültige Belegnummer, PDF und Status „Versendet". Nur die E-Mail an den Kunden ist eine andere — deine statt der automatischen Benachrichtigung. Es geht immer nur eine Mail raus, nie beide.

Voraussetzung: ein verbundenes Postfach

Die Mail geht über dein verbundenes Postfach (Google oder Microsoft) raus — so sieht dein Kunde dich als Absender, und Antworten landen bei dir. Verbinde dein Postfach unter Integrationen → E-Mail (Anleitung: Wie verbinde ich mein E-Mail-Postfach?). Hast du ein eigenes Postfach und es gibt zusätzlich ein Workspace-Postfach, ist dein eigenes vorausgewählt; du kannst im Fenster wechseln.

Ohne verbundenes Postfach zeigt das Fenster einen Hinweis mit dem Link zum Verbinden. „Speichern und senden" funktioniert unverändert weiter und schickt die automatische Benachrichtigung.

So verschickst du einen Beleg

1. Öffne den Beleg und klicke unten neben Speichern und senden auf Per E-Mail senden — oder auf der Beleg-Karte im Tab Dokumente auf Per E-Mail. Der Knopf erscheint überall dort, wo sich der Beleg auch versenden lässt (Angebot, Rechnung, Gutschrift).
2. Prüfe Absender und Empfänger. Als Empfänger stehen alle E-Mail-Adressen des Kontakts zur Wahl — bei Rechnungen ist die Rechnungs-E-Mail vorausgewählt. Unter Kopie an kannst du weitere Adressen eintragen, etwa eine Kollegin.
3. Wähle eine Vorlage. Zur Auswahl stehen der Standardtext der Belegart (wie in der automatischen Angebots- bzw. Rechnungsmail) und alle eigenen Vorlagen aus Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. Betreff und Text werden gefüllt, die Platzhalter (Kundenname, Anrede, Veranstaltung, Betrag …) sind bereits eingesetzt.
4. Passe Betreff und Text frei an. Logo, Farben und Signatur deines Workspace ergänzt Univents beim Senden.
5. Prüfe die Anhänge: das PDF des Belegs hängt immer an. Die festen Anhänge der gewählten Vorlage sind vorausgewählt — Haken raus, wenn eine Datei diesmal nicht mit soll. Über Datei hinzufügen legst du eine weitere Datei nur für diese Mail dazu.
6. Klicke auf Senden. Das Fenster schließt sofort, der Beleg zeigt „PDF wird erzeugt". Sobald das PDF fertig ist, geht die Mail raus und der Beleg steht auf Versendet.

Belegnummer im Text: Hat ein Angebot noch keine Nummer, steht im Text {{doc_number}}. Lass den Platzhalter stehen — beim Senden setzt Univents die endgültige Nummer ein.

Feste Anhänge an einer Vorlage

Öffne unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen eine eigene Vorlage und lade unter Feste Anhänge die Dateien hoch, die mit dieser Vorlage immer mitgehen sollen — zum Beispiel AGB, Speisekarte, Raumübersicht oder Location-Factsheet. Eine neue Vorlage speicherst du zuerst einmal, danach kannst du Anhänge hinzufügen. Löschen fragt vorher nach.

Erlaubt sind PDF, PNG, JPG, Word und Excel, je Datei bis 10 MB, höchstens zehn Dateien je Vorlage.

Was passiert, wenn etwas nicht klappt?

• Pflichtangaben fehlen, Freigabe nötig, Beleg schon versendet: Das Fenster bleibt offen und nennt den Grund — es wurde nichts nummeriert und nichts verschickt. Ist eine Freigabe nötig, öffnet sich wie gewohnt „Freigabe anfragen".
• Das PDF lässt sich nicht erzeugen: Es geht keine E-Mail raus, und du bekommst in der Glocke den Hinweis „Beleg nicht versendet".
• Die Mail kann nicht rausgehen (Postfach getrennt, Anhänge zusammen größer als 10 MB, eine Datei wurde inzwischen gelöscht, Adresse nicht mehr beim Kontakt): Die Glocke meldet, dass dein Kunde keine E-Mail bekommen hat. Der Beleg steht wie bei „Speichern und senden" trotzdem auf „Versendet" — schick die Mail dann über dein Postfach nach.

Wo sehe ich die gesendete Mail?

Die Mail steht wie jede andere gesendete Mail im Tab Nachrichten der Veranstaltung (bei einem Beleg ohne Veranstaltung am Beleg selbst) und natürlich im Gesendet-Ordner deines Postfachs.

Im KI-Chat

Bittest du den KI-Assistenten, einen Beleg zu versenden, kannst du ihm eine Vorlage nennen. Er zeigt dir vorher eine Karte mit Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhängen; erst dein Klick schickt ab. Den Text frei formulieren und Dateien ad hoc anhängen geht nur im Fenster Per E-Mail senden.

Gut zu wissen

• Lieferscheine haben keinen Versand-Schritt und deshalb auch kein „Per E-Mail senden".
• Bereits versendete Belege lassen sich über diesen Weg nicht erneut verschicken.
• Mehr zu Vorlagen und Platzhaltern: E-Mail-Vorlagen und Platzhalter. Zum Belegversand allgemein: Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine.