Document per e-mail versturen: pdf als bijlage, sjabloon kiezen, tekst aanpassen

Met Per e-mail versturen verstuur je een document alsof je de e-mail zelf hebt geschreven: vanuit je eigen mailbox, met de pdf als bijlage, een tekst uit je sjablonen die je vóór het versturen vrij aanpast — en met extra bestanden zoals algemene voorwaarden, een menukaart of een factsheet van de locatie.

Het document doorloopt daarbij precies dezelfde stappen als bij „Opslaan en versturen”: controle van verplichte velden, goedkeuring (als ingesteld), definitief documentnummer, pdf en de status „Verzonden”. Alleen de e-mail aan de klant is anders — de jouwe in plaats van de automatische melding. Er gaat altijd maar één e-mail uit, nooit beide.

Voorwaarde: een gekoppelde mailbox

De e-mail gaat uit vanuit je gekoppelde mailbox (Google of Microsoft) — zo ziet je klant jou als afzender en komen antwoorden bij jou terecht. Koppel je mailbox onder Integraties → E-mail (handleiding: Hoe koppel ik mijn e-mailinbox?). Heb je een eigen mailbox en is er ook een workspace-mailbox, dan is je eigen mailbox vooraf geselecteerd; je kunt in het venster wisselen.

Zonder gekoppelde mailbox toont het venster een melding met een link om er een te koppelen. „Opslaan en versturen” werkt ongewijzigd en verstuurt de automatische melding.

Zo verstuur je een document

1. Open het document en klik onderaan naast Opslaan en versturen op Per e-mail versturen — of op de documentkaart in het tabblad Documenten op Per e-mail. De knop verschijnt overal waar het document verstuurd kan worden (offerte, factuur, creditnota).
2. Controleer afzender en ontvanger. Alle e-mailadressen van het contact staan ter keuze — bij facturen is het factuuradres vooraf geselecteerd. Onder Kopie aan kun je extra adressen invullen, bijvoorbeeld van een collega.
3. Kies een sjabloon: de standaardtekst van het documenttype (zoals in de automatische offerte- of factuurmail) of een van je eigen sjablonen uit Instellingen → E-mailsjablonen. Onderwerp en tekst worden ingevuld, de plaatshouders (klantnaam, aanhef, evenement, bedrag …) zijn al ingevuld.
4. Pas onderwerp en tekst vrij aan. Logo, kleuren en handtekening van je workspace voegt Univents bij het versturen toe.
5. Controleer de bijlagen: de pdf van het document gaat altijd mee. De vaste bijlagen van het gekozen sjabloon zijn vooraf geselecteerd — vink een bestand uit als het deze keer niet mee moet. Met Bestand toevoegen voeg je een extra bestand toe, alleen voor deze e-mail.
6. Klik op Versturen. Het venster sluit meteen en het document toont „Pdf wordt aangemaakt”. Zodra de pdf klaar is, gaat de e-mail uit en staat het document op Verzonden.

Documentnummer in de tekst: heeft een offerte nog geen nummer, dan staat in de tekst {{doc_number}}. Laat de plaatshouder staan — bij het versturen vult Univents het definitieve nummer in.

Vaste bijlagen bij een sjabloon

Open onder Instellingen → E-mailsjablonen een eigen sjabloon en upload onder Vaste bijlagen de bestanden die altijd met dit sjabloon mee moeten — bijvoorbeeld voorwaarden, een menukaart, een zaaloverzicht of een factsheet van de locatie. Een nieuw sjabloon sla je eerst één keer op; daarna kun je bijlagen toevoegen. Verwijderen vraagt eerst om bevestiging.

Toegestaan zijn PDF, PNG, JPG, Word en Excel, tot 10 MB per bestand en maximaal tien bestanden per sjabloon.

Wat gebeurt er als iets niet lukt?

• Verplichte velden ontbreken, goedkeuring nodig, document al verzonden: het venster blijft open en noemt de reden — er is niets genummerd en niets verstuurd. Is een goedkeuring nodig, dan opent zoals gewoonlijk „Goedkeuring aanvragen”.
• De pdf kan niet worden aangemaakt: er gaat geen e-mail uit en je krijgt in het belletje de melding „Document niet verzonden”.
• De e-mail kan niet uitgaan (mailbox ontkoppeld, bijlagen samen groter dan 10 MB, een bestand is intussen verwijderd, adres niet meer bij het contact): het belletje meldt dat je klant geen e-mail heeft gekregen. Net als bij „Opslaan en versturen” staat het document toch op „Verzonden” — stuur de e-mail dan na vanuit je mailbox.

Waar zie ik de verzonden e-mail?

Zoals elke andere verzonden e-mail staat hij in het tabblad Berichten van het evenement (bij een document zonder evenement bij het document zelf) — en natuurlijk in de map Verzonden van je mailbox.

In de AI-chat

Vraag je de AI-assistent een document te versturen, dan kun je een sjabloon noemen. Hij toont je eerst een kaart met afzender, ontvanger, onderwerp, tekst en bijlagen; pas jouw klik verstuurt. De tekst vrij formuleren en ad hoc bestanden bijvoegen kan alleen in het venster Per e-mail versturen.

Goed om te weten

• Pakbonnen hebben geen verzendstap en dus ook geen „Per e-mail versturen”.
• Reeds verzonden documenten kun je via deze weg niet opnieuw versturen.
• Meer over sjablonen en plaatshouders: E-mailsjablonen en plaatshouders. Over het versturen van documenten in het algemeen: Financiële documenten: offertes, facturen & pakbonnen.