Envoyer un document par e-mail : PDF joint, choix du modèle, texte modifiable

Avec Envoyer par e-mail, vous envoyez un document comme si vous aviez rédigé l’e-mail vous-même : depuis votre propre boîte mail, avec le PDF en pièce jointe, un texte issu de vos modèles que vous adaptez librement avant l’envoi — et avec d’autres fichiers comme les CGV, une carte des menus ou la fiche technique du lieu.

Le document passe par exactement les mêmes étapes qu’avec « Enregistrer et envoyer » : vérification des champs obligatoires, validation (si elle est configurée), numéro définitif, PDF et statut « Envoyé ». Seul l’e-mail au client change — le vôtre au lieu de la notification automatique. Un seul e-mail part, jamais les deux.

Prérequis : une boîte mail connectée

L’e-mail part de votre boîte mail connectée (Google ou Microsoft) — votre client vous voit comme expéditeur et les réponses vous reviennent. Connectez votre boîte mail sous Intégrations → E-mail (guide : Comment intégrer ma boîte de réception e-mail ?). Si vous avez une boîte personnelle et qu’il existe aussi une boîte de l’espace de travail, la vôtre est présélectionnée ; vous pouvez changer dans la fenêtre.

Sans boîte mail connectée, la fenêtre affiche une indication avec un lien pour la connecter. « Enregistrer et envoyer » fonctionne comme avant et envoie la notification automatique.

Envoyer un document

1. Ouvrez le document et cliquez en bas sur Envoyer par e-mail, à côté de Enregistrer et envoyer — ou sur Par e-mail sur la carte du document dans l’onglet Documents. Le bouton apparaît partout où le document peut être envoyé (devis, facture, avoir).
2. Vérifiez l’expéditeur et le destinataire. Toutes les adresses e-mail du contact sont proposées — pour les factures, l’adresse de facturation est présélectionnée. Sous Copie à, vous pouvez ajouter d’autres adresses, par exemple une collègue.
3. Choisissez un modèle : le texte standard du type de document (comme dans l’e-mail automatique de devis ou de facture) ou l’un de vos propres modèles sous Paramètres → Modèles d’e-mail. L’objet et le texte sont remplis, les variables (nom du client, formule d’appel, événement, montant …) déjà remplacées.
4. Modifiez librement l’objet et le texte. Univents ajoute le logo, les couleurs et la signature de votre espace de travail à l’envoi.
5. Vérifiez les pièces jointes : le PDF du document est toujours joint. Les pièces jointes fixes du modèle choisi sont présélectionnées — décochez un fichier s’il ne doit pas partir cette fois. Avec Ajouter un fichier, vous joignez un autre fichier pour cet e-mail uniquement.
6. Cliquez sur Envoyer. La fenêtre se ferme aussitôt et le document affiche « Génération du PDF ». Dès que le PDF est prêt, l’e-mail part et le document passe à Envoyé.

Numéro du document dans le texte : si un devis n’a pas encore de numéro, le texte contient {{doc_number}}. Laissez la variable telle quelle — Univents insère le numéro définitif à l’envoi.

Pièces jointes fixes d’un modèle

Sous Paramètres → Modèles d’e-mail, ouvrez l’un de vos modèles et téléversez sous Pièces jointes fixes les fichiers qui doivent toujours l’accompagner — par exemple les CGV, une carte des menus, un plan des salles ou la fiche technique du lieu. Enregistrez d’abord un nouveau modèle une fois ; vous pourrez ensuite ajouter des pièces jointes. La suppression demande une confirmation.

Sont autorisés les formats PDF, PNG, JPG, Word et Excel, jusqu’à 10 Mo par fichier et dix fichiers au maximum par modèle.

Que se passe-t-il en cas de problème ?

• Champs obligatoires manquants, validation nécessaire, document déjà envoyé : la fenêtre reste ouverte et indique la raison — rien n’a été numéroté ni envoyé. Si une validation est nécessaire, « Demander une validation » s’ouvre comme d’habitude.
• Le PDF ne peut pas être généré : aucun e-mail ne part et vous recevez dans la cloche l’alerte « Document non envoyé ».
• L’e-mail ne peut pas partir (boîte mail déconnectée, pièces jointes de plus de 10 Mo au total, fichier supprimé entre-temps, adresse plus enregistrée chez le contact) : la cloche vous signale que votre client n’a pas reçu d’e-mail. Comme avec « Enregistrer et envoyer », le document passe malgré tout à « Envoyé » — renvoyez alors l’e-mail depuis votre boîte mail.

Où voir l’e-mail envoyé ?

Comme tout autre e-mail envoyé, il apparaît dans l’onglet Messages de l’événement (pour un document sans événement, sur le document lui-même) — et bien sûr dans le dossier Envoyés de votre boîte mail.

Dans le chat IA

Lorsque vous demandez à l’assistant IA d’envoyer un document, vous pouvez lui indiquer un modèle. Il vous montre d’abord une carte avec l’expéditeur, le destinataire, l’objet, le texte et les pièces jointes ; seul votre clic déclenche l’envoi. Rédiger le texte librement et joindre des fichiers ponctuellement n’est possible que dans la fenêtre Envoyer par e-mail.

Bon à savoir

• Les bons de livraison n’ont pas d’étape d’envoi, donc pas de « Envoyer par e-mail ».
• Un document déjà envoyé ne peut pas être renvoyé par ce biais.
• Pour en savoir plus sur les modèles et les variables : Modèles d’e-mail et variables. Sur l’envoi des documents en général : Documents financiers : devis, factures et bons de livraison.