Enviar um documento por e-mail: PDF em anexo, escolher modelo, ajustar o texto

Com Enviar por e-mail envias um documento como se tivesses escrito o e-mail tu próprio: a partir da tua caixa de correio, com o PDF em anexo, um texto dos teus modelos que ajustas livremente antes de enviar — e com outros ficheiros, como condições gerais, ementa ou ficha técnica do espaço.

O documento passa por exatamente os mesmos passos que em «Guardar e enviar»: verificação dos campos obrigatórios, aprovação (se estiver configurada), número definitivo, PDF e estado «Enviado». Só o e-mail ao cliente é diferente — o teu em vez da notificação automática. Sai sempre um único e-mail, nunca os dois.

Requisito: uma caixa de correio ligada

O e-mail sai da tua caixa de correio ligada (Google ou Microsoft) — assim o cliente vê-te como remetente e as respostas chegam a ti. Liga a tua caixa em Integrações → E-mail (guia: Como integrar a minha caixa de entrada de e-mail?). Se tens uma caixa própria e existe também uma caixa do workspace, a tua está pré-selecionada; podes mudar na janela.

Sem caixa ligada, a janela mostra um aviso com a ligação para a ligar. «Guardar e enviar» continua a funcionar como antes e envia a notificação automática.

Como enviar um documento

1. Abre o documento e clica em baixo em Enviar por e-mail, ao lado de Guardar e enviar — ou em Por e-mail no cartão do documento, no separador Documentos. O botão aparece em todos os sítios onde o documento pode ser enviado (orçamento, fatura, nota de crédito).
2. Verifica o remetente e o destinatário. Estão disponíveis todos os endereços de e-mail do contacto — nas faturas, o e-mail de faturação está pré-selecionado. Em Cópia para podes acrescentar outros endereços, por exemplo o de uma colega.
3. Escolhe um modelo: o texto padrão do tipo de documento (como no e-mail automático de orçamento ou fatura) ou um dos teus modelos em Definições → Modelos de e-mail. O assunto e o texto são preenchidos, com os marcadores de posição (nome do cliente, saudação, evento, valor …) já substituídos.
4. Ajusta livremente o assunto e o texto. O Univents acrescenta o logótipo, as cores e a assinatura do teu workspace ao enviar.
5. Verifica os anexos: o PDF do documento vai sempre em anexo. Os anexos fixos do modelo escolhido estão pré-selecionados — desmarca um ficheiro se desta vez não deve ir. Com Adicionar ficheiro anexas outro ficheiro apenas para este e-mail.
6. Clica em Enviar. A janela fecha logo e o documento mostra «A gerar PDF». Assim que o PDF estiver pronto, o e-mail sai e o documento passa a Enviado.

Número do documento no texto: se um orçamento ainda não tiver número, o texto contém {{doc_number}}. Deixa o marcador — ao enviar, o Univents insere o número definitivo.

Anexos fixos de um modelo

Em Definições → Modelos de e-mail, abre um dos teus modelos e carrega em Anexos fixos os ficheiros que devem ir sempre com ele — por exemplo condições gerais, ementa, planta das salas ou ficha técnica do espaço. Um modelo novo é guardado primeiro uma vez; depois podes adicionar anexos. Eliminar pede confirmação.

São permitidos PDF, PNG, JPG, Word e Excel, até 10 MB por ficheiro e no máximo dez ficheiros por modelo.

O que acontece se algo correr mal?

• Faltam campos obrigatórios, é necessária uma aprovação, o documento já foi enviado: a janela fica aberta e indica o motivo — nada foi numerado nem enviado. Se for necessária uma aprovação, abre-se como habitualmente «Pedir aprovação».
• Não é possível gerar o PDF: não sai nenhum e-mail e aparece no sino o aviso «Documento não enviado».
• O e-mail não pode sair (caixa desligada, anexos com mais de 10 MB no total, um ficheiro foi entretanto eliminado, endereço já não registado no contacto): o sino avisa que o cliente não recebeu o e-mail. Tal como em «Guardar e enviar», o documento fica mesmo assim como «Enviado» — envia então o e-mail de novo a partir da tua caixa.

Onde vejo o e-mail enviado?

Como qualquer outro e-mail enviado, aparece no separador Mensagens do evento (num documento sem evento, no próprio documento) — e, claro, na pasta Enviados da tua caixa de correio.

No chat de IA

Quando pedes ao assistente de IA para enviar um documento, podes indicar-lhe um modelo. Primeiro mostra-te um cartão com remetente, destinatário, assunto, texto e anexos; só o teu clique envia. Redigir o texto livremente e anexar ficheiros pontualmente só é possível na janela Enviar por e-mail.

Bom saber

• As guias de remessa não têm passo de envio e, por isso, também não têm «Enviar por e-mail».
• Documentos já enviados não podem ser reenviados por esta via.
• Mais sobre modelos e marcadores: Modelos de e-mail e marcadores de posição. Sobre o envio de documentos em geral: Documentos financeiros: orçamentos, faturas e guias de remessa.