Como integrar a minha caixa de entrada de e-mail?

Ligue a sua caixa de entrada de e-mail ao Univents para que as mensagens recebidas fiquem visíveis diretamente no workspace e seja possível associar e-mails a pedidos, eventos e contactos. São suportadas caixas de entrada Gmail, Microsoft Outlook e IMAP (p. ex. Strato, 1&1).

No vídeo, liga-se uma caixa de entrada e trabalha-se depois na caixa de entrada: atribuir e-mails, ordená-los com etiquetas, associá-los a pedidos e eventos e responder com um rascunho gerado por IA.

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Os passos individuais encontram-se também abaixo, para consulta.

Ligar a caixa de entrada

1. Navegue até Integrações na navegação principal. Chega à página Todas as integrações; clique, na barra à esquerda, em Categorias e depois em E-mail e calendário, ou escreva «caixa de entrada» no campo de pesquisa no topo e abra de seguida o cartão Caixa de entrada de e-mail. A ligação ← Todas as integrações, no canto superior esquerdo, leva de volta ao diretório.
2. Defina em Visibilidade das novas contas de e-mail quem pode ver a caixa de entrada: Por workspace (predefinição) torna-a visível para todos os administradores, Por utilizador apenas para si. Ainda assim, é possível partilhar a qualquer momento um e-mail individual com a equipa, associando-o a um evento — ver abaixo.
3. Clique em Ligar conta de e-mail.
4. Será reencaminhado para o seu fornecedor de e-mail. Inicie sessão aí e confirme o pedido de acesso.
5. Depois de a ligação ser concluída com sucesso, a conta aparece na lista com o estado Ligado.

Nas caixas de entrada IMAP (p. ex. em alojamentos de fornecedores regionais), é necessário introduzir manualmente, na janela do fornecedor, o endereço do servidor, a porta e as credenciais. Os valores exatos encontram-se junto do suporte do fornecedor.

Definir o período de sincronização

Ao ligar uma caixa de entrada pela primeira vez, o Univents sincroniza retroativamente as mensagens antigas. Como proprietário do workspace, pode definir até onde deve recuar esta sincronização inicial.

1. Na página de definições da caixa de entrada de e-mail, desloque-se até à secção Período de sincronização inicial.
2. No menu pendente Período de sincronização para novas caixas de entrada, escolha um período: Últimos 7 dias, Últimos 30 dias, Últimos 90 dias (predefinição), Ano passado ou Histórico completo.
3. A definição aplica-se às caixas de entrada ligadas de novo. As ligações existentes podem ser comparadas novamente através do botão Sincronizar novamente, junto do respetivo endereço de e-mail.

Na primeira sincronização, pode demorar até 24 horas até todas as mensagens antigas ficarem totalmente carregadas. Os novos e-mails recebidos aparecem de imediato, independentemente disto.

Utilizar a caixa de entrada

Depois de ligadas, os e-mails encontram-se na caixa de entrada, na navegação principal. A vista mostra todas as conversas das contas ligadas numa lista comum. O cartão Caixa de entrada de e-mail, em Integrações, continua a ser o local das definições — ligar, desligar, visibilidade e período de sincronização.

• Caixa de entrada, Adiadas, Arquivado e Clientes são os quatro modos de visualização no topo da caixa de entrada.
• Através do campo de pesquisa e dos filtros (Não lida, Anexo, Hoje, Clientes, Eventos abertos, Pedidos abertos) é possível restringir a vista.
• Ao clicar numa conversa, abre-se a pré-visualização. A partir daí, é possível criar diretamente um pedido, criar um contacto ou associar a conversa a um pedido, a um evento ou a um contacto.
• As respostas escrevem-se diretamente no Univents, através do botão Respostas — a mensagem é enviada através da caixa de entrada ligada.

Sincronização de contactos e rastreio de e-mails

Os proprietários do workspace podem ativar duas funções opcionais nas definições da caixa de entrada de e-mail:

Sincronização de contactos reconcilia os contactos de forma bidirecional entre a caixa de entrada ligada e a base de contactos do Univents. Em caso de conflito, aplica-se Last-modified-wins: se um campo tiver sido alterado nos dois lados, a versão mais recente substitui a mais antiga. Ative primeiro o interruptor do workspace Ativar a sincronização de contactos para o workspace; depois, cada utilizador pode ativar a função separadamente para cada caixa de entrada, através de Sincronizar a minha caixa de entrada. Com o botão Iniciar sincronização completa, desencadeia-se uma única vez uma reconciliação completa de todos os contactos já existentes, em vez de esperar apenas pelas alterações futuras.

Rastreio de e-mails regista aberturas e cliques em ligações nos e-mails enviados. Nota: por motivos de RGPD, quando o rastreio está ativo, é inserido automaticamente no envio um texto informativo no final do e-mail. Ative o interruptor do workspace Ativar o rastreio de e-mails no workspace e decida, para cada caixa de entrada, se o rastreio fica ativo por predefinição.

Gerador de respostas por IA

Na secção Gerador de respostas por IA (também na página de definições da caixa de entrada de e-mail), é possível ativar rascunhos de resposta automáticos. O Univents sugere então, no editor de respostas, uma resposta completa com um clique em Gerar rascunho.

1. Ative Ativar gerador de respostas por IA.
2. Em Tom, escolha entre Formal (tratamento formal), Descontraído (tratamento informal) e Pessoal (tratamento formal, caloroso).
3. Introduza um Limite mensal (cêntimos) a partir do qual a geração é interrompida e clique em Guardar.

Assinatura pessoal

Em Definições › Modelos de e-mail cria-se a assinatura pessoal. É anexada às respostas enviadas a partir da caixa de entrada; se estiver vazia, aplica-se a assinatura do workspace.

Escreve-se diretamente no campo, como num processador de texto: Negrito, Itálico, sublinhado e ligações definem-se na barra de ferramentas, sem necessidade de HTML. Com os botões {{sender_name}} e {{company_name}} inserem-se marcadores de posição que, no envio, são substituídos pelo seu nome e pelo nome da empresa. Por baixo, é possível ver sempre a pré-visualização com valores de exemplo.

Quem preferir escrever o próprio markup muda, com Editar HTML, para a vista do código-fonte e volta com Voltar ao editor. São permitidos negrito, itálico, sublinhado, parágrafos e ligações — tudo o resto é removido no envio, para que uma assinatura nunca se torne uma porta de entrada para markup externo.

Perguntas frequentes

A ligação mostra «Ligação expirada — ligar novamente». Isto acontece quando o token de acesso do fornecedor expira. Clique em Ligar novamente, junto do endereço de e-mail afetado, e confirme de novo o pedido de acesso.

Vou aperceber-me se a minha caixa de entrada deixar de funcionar? Sim. Assim que a ligação deixa de ser válida — autorização expirada, acesso revogado na conta do fornecedor ou retirado pelo departamento de TI —, recebe um aviso no Univents e um e-mail com ligação direta para esta página. O mesmo aviso é enviado a todas as pessoas com permissão para as definições. Além disso, o Univents verifica de hora a hora, junto do fornecedor, cada ligação ativa, para que um acesso retirado seja detetado mesmo quando o próprio fornecedor não comunica nada. Se o fornecedor estiver apenas temporariamente inacessível, não acontece nada — a ligação só é desativada após uma recusa inequívoca. Depois de ligada novamente, volta a contar de imediato como ativa e o aviso desaparece por si.

Não vejo nenhuma caixa de entrada, apesar de a ter ligado. Verifique a definição de visibilidade. Se a conta estiver em Por utilizador, só é visível para a pessoa que a ligou. Os proprietários do workspace podem alterar a definição em Visibilidade das novas contas de e-mail.

Como mostro aos colegas um e-mail da minha caixa de entrada pessoal? Associe-o ao evento a que diz respeito: na caixa de entrada, abra o e-mail, clique em Associar e escolha Associar a evento. Depois, fica disponível para todos os que podem ver esse evento, no separador Comunicação do evento, em E-mail — com assunto, texto e anexos. O resto da caixa de entrada permanece privado, e só a própria pessoa pode desfazer a associação.

Só são apresentados e-mails a partir de uma determinada data. A sincronização inicial está limitada ao período escolhido. Na secção Período de sincronização inicial, clique em Sincronizar novamente e escolha, se necessário, um período mais longo, p. ex. Histórico completo.

Posso ligar várias caixas de entrada? Sim — mas uma por pessoa. É possível ter uma caixa de entrada comum do workspace e, além disso, cada membro da equipa liga a sua própria caixa de entrada pessoal. Todas as contas ligadas aparecem em conjunto na caixa de entrada. Para registar outra conta, desligue primeiro a existente — o botão Ligar conta de e-mail volta então a aparecer.