Wie integriere ich meine Mail Inbox?

Verbinde dein E-Mail-Postfach mit Univents, damit eingehende Nachrichten direkt in deinem Workspace sichtbar sind und du Mails mit Anfragen, Veranstaltungen und Kontakten verknüpfen kannst. Gmail, Microsoft Outlook und IMAP-Postfächer (z. B. Strato, 1&1) werden unterstützt.

Postfach verbinden

1. Navigiere zu Integrationen in der Hauptnavigation und wähle den Tab E-Mail-Postfach.
2. Lege unter Sichtbarkeit neuer E-Mail-Konten fest, wer das Postfach sehen darf: Pro Workspace (Standard) macht es für alle Team-Mitglieder sichtbar, Pro User nur für dich persönlich.
3. Klicke auf E-Mail-Konto verbinden.
4. Du wirst zu deinem E-Mail-Anbieter weitergeleitet. Melde dich dort an und bestätige die Zugriffsanfrage.
5. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint das Konto mit dem Status Verbunden in der Liste.

Bei IMAP-Postfächern (z. B. bei regionalen Hostern) musst du im Anbieter-Dialog Serveradresse, Port und Zugangsdaten manuell eingeben. Die genauen Werte findest du beim Support deines Providers.

Sync-Zeitraum festlegen

Univents synchronisiert beim ersten Verbinden eines Postfachs historische Nachrichten rückwirkend. Als Workspace-Owner kannst du festlegen, wie weit zurück dieser initiale Sync gehen soll.

1. Scrolle auf der E-Mail-Postfach-Einstellungsseite zum Abschnitt Initialer Sync-Zeitraum.
2. Wähle im Dropdown Sync-Fenster für neue Postfächer einen Zeitraum: Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage (Standard), Letztes Jahr oder Komplette Historie.
3. Die Einstellung gilt für neu verbundene Postfächer. Bestehende Verbindungen kannst du über die Schaltfläche Neu synchronisieren neben der jeweiligen E-Mail-Adresse erneut abgleichen.

Beim ersten Sync kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis alle historischen Nachrichten vollständig geladen sind. Neue eingehende Mails erscheinen unabhängig davon sofort.

Postfach im Posteingang nutzen

Nach der Verbindung findest du deine Mails unter E-Mail-Postfach in der Hauptnavigation (Bereich Integrationen) bzw. direkt über den Inbox-Bereich in der Navigation. Die Ansicht zeigt alle Threads der verbundenen Konten in einer gemeinsamen Liste.

• Postfach, Snoozed, Archiviert und Kunden sind die vier Ansichtsmodi oben im Posteingang.
• Über das Suchfeld und die Filter-Chips (Ungelesen, Anhang, Heute, Kunden, Events offen, Anfragen offen) kannst du die Ansicht eingrenzen.
• Klickst du einen Thread an, öffnet sich die Vorschau. Von dort kannst du direkt eine Anfrage erstellen, einen Kontakt anlegen oder den Thread mit einer Anfrage, Veranstaltung oder einem Kontakt verknüpfen.
• Antworten schreibst du über den Antworten-Button direkt in Univents — die Nachricht wird über dein verbundenes Postfach gesendet.

Kontakt-Synchronisation und E-Mail-Tracking

Workspace-Owner können in den E-Mail-Postfach-Einstellungen zwei optionale Funktionen freischalten:

Kontakt-Synchronisation gleicht Kontakte bidirektional zwischen dem verbundenen Postfach und der Univents-Kontaktdatenbank ab. Aktiviere zunächst den Workspace-Schalter Kontakt-Synchronisation für Workspace aktivieren, danach kann jeder User die Funktion pro Postfach separat einschalten.

E-Mail-Tracking erfasst Öffnungen und Link-Klicks bei ausgehenden Mails. Beachte: Aus DSGVO-Gründen wird beim Senden automatisch ein Hinweistext am Ende der E-Mail eingefügt, wenn Tracking aktiviert ist. Aktiviere den Workspace-Schalter E-Mail-Tracking für Workspace aktivieren und entscheide pro Postfach, ob Tracking standardmäßig an ist.

AI Reply-Generator

Im Abschnitt AI Reply-Generator (ebenfalls auf der E-Mail-Postfach-Einstellungsseite) kannst du automatische Antwort-Entwürfe aktivieren. Univents schlägt dann im Antwort-Composer per Klick auf Entwurf generieren eine fertige Antwort vor.

1. Schalte AI-Reply-Generator aktivieren ein.
2. Wähle unter Tonalität zwischen Formell (Sie-Form), Locker (Du-Form) und Persönlich (Sie-Form, warm).
3. Trage ein Monatliches Budget (Cent) ein, ab dem die Generierung gestoppt wird, und klicke auf Speichern.

Häufige Fragen

Die Verbindung zeigt "Verbindung abgelaufen — neu verbinden". Das passiert, wenn das Zugangstoken des Anbieters abläuft. Klicke auf Neu verbinden neben der betroffenen E-Mail-Adresse und bestätige die Zugriffsanfrage erneut.

Ich sehe kein Postfach, obwohl ich verbunden habe. Prüfe die Sichtbarkeitseinstellung. Wenn das Konto auf Pro User steht, ist es nur für die Person sichtbar, die es verbunden hat. Workspace-Owner können die Einstellung unter Sichtbarkeit neuer E-Mail-Konten anpassen.

Es werden nur E-Mails ab einem bestimmten Datum angezeigt. Der initiale Sync ist auf das gewählte Zeitfenster begrenzt. Klicke im Abschnitt Initialer Sync-Zeitraum auf Neu synchronisieren und wähle ggf. einen längeren Zeitraum, z. B. Komplette Historie.

Kann ich mehrere Postfächer verbinden? Ja. Klicke erneut auf E-Mail-Konto verbinden, um ein weiteres Konto hinzuzufügen. Alle verbundenen Konten erscheinen gemeinsam im Posteingang.