Wysyłka dokumentu e-mailem: PDF w załączniku, wybór szablonu, edycja tekstu

Dzięki funkcji Wyślij e-mailem wysyłasz dokument tak, jakbyś sam napisał wiadomość: z własnej skrzynki, z PDF-em w załączniku, tekstem z Twoich szablonów, który przed wysyłką dowolnie zmieniasz — oraz z dodatkowymi plikami, takimi jak regulamin, menu czy karta informacyjna lokalu.

Dokument przechodzi przy tym dokładnie te same kroki co przy „Zapisz i wyślij”: sprawdzenie pól obowiązkowych, zatwierdzenie (jeśli jest skonfigurowane), ostateczny numer dokumentu, PDF i status „Wysłana”. Inna jest tylko wiadomość do klienta — Twoja zamiast automatycznego powiadomienia. Zawsze wychodzi jedna wiadomość, nigdy obie.

Warunek: połączona skrzynka pocztowa

Wiadomość wychodzi z Twojej połączonej skrzynki (Google lub Microsoft) — klient widzi Ciebie jako nadawcę, a odpowiedzi trafiają do Ciebie. Połącz skrzynkę w Integracje → E-mail (instrukcja: Jak zintegrować moją skrzynkę e-mail?). Jeśli masz własną skrzynkę, a istnieje też skrzynka workspace’u, domyślnie wybrana jest Twoja; w oknie możesz to zmienić.

Bez połączonej skrzynki okno pokazuje informację z linkiem do połączenia. „Zapisz i wyślij” działa bez zmian i wysyła automatyczne powiadomienie.

Jak wysłać dokument

1. Otwórz dokument i kliknij na dole Wyślij e-mailem obok Zapisz i wyślij — albo E-mailem na karcie dokumentu w zakładce Dokumenty. Przycisk pojawia się wszędzie tam, gdzie dokument można wysłać (oferta, faktura, nota kredytowa).
2. Sprawdź nadawcę i odbiorcę. Do wyboru są wszystkie adresy e-mail kontaktu — przy fakturach domyślnie wybrany jest adres do faktur. W polu Kopia do możesz dodać kolejne adresy, np. koleżanki.
3. Wybierz szablon: tekst standardowy dla typu dokumentu (jak w automatycznej wiadomości z ofertą lub fakturą) albo jeden z własnych szablonów z Ustawienia → Szablony e-maili. Temat i tekst zostaną wypełnione, a symbole zastępcze (nazwa klienta, zwrot grzecznościowy, wydarzenie, kwota …) już podstawione.
4. Dowolnie zmień temat i tekst. Logo, kolory i podpis Twojego workspace’u Univents dodaje przy wysyłce.
5. Sprawdź załączniki: PDF dokumentu jest dołączany zawsze. Stałe załączniki wybranego szablonu są zaznaczone — odznacz plik, jeśli tym razem ma nie iść. Przyciskiem Dodaj plik dołączasz kolejny plik tylko do tej wiadomości.
6. Kliknij Wyślij. Okno od razu się zamyka, a dokument pokazuje „PDF jest generowany”. Gdy PDF jest gotowy, wiadomość wychodzi, a dokument ma status Wysłana.

Numer dokumentu w tekście: jeśli oferta nie ma jeszcze numeru, w tekście stoi {{doc_number}}. Zostaw ten symbol — przy wysyłce Univents wstawi ostateczny numer.

Stałe załączniki szablonu

W Ustawienia → Szablony e-maili otwórz własny szablon i w sekcji Stałe załączniki prześlij pliki, które mają zawsze z nim wychodzić — np. regulamin, menu, plan sal lub kartę informacyjną lokalu. Nowy szablon najpierw raz zapisz; potem możesz dodawać załączniki. Usuwanie wymaga potwierdzenia.

Dozwolone są PDF, PNG, JPG, Word i Excel, do 10 MB na plik i maksymalnie dziesięć plików na szablon.

Co się dzieje, gdy coś się nie uda?

• Brakuje pól obowiązkowych, potrzebne jest zatwierdzenie, dokument został już wysłany: okno pozostaje otwarte i podaje powód — nic nie zostało ponumerowane ani wysłane. Jeśli potrzebne jest zatwierdzenie, jak zwykle otwiera się „Poproś o zatwierdzenie”.
• Nie da się wygenerować PDF-a: żadna wiadomość nie wychodzi, a w dzwonku powiadomień pojawia się komunikat „Dokument niewysłany”.
• Wiadomość nie może wyjść (skrzynka odłączona, załączniki łącznie ponad 10 MB, plik został w międzyczasie usunięty, adresu nie ma już przy kontakcie): dzwonek informuje, że klient nie dostał wiadomości. Tak jak przy „Zapisz i wyślij” dokument mimo to ma status „Wysłana” — wyślij wtedy wiadomość ponownie ze swojej skrzynki.

Gdzie widzę wysłaną wiadomość?

Jak każda inna wysłana wiadomość pojawia się w zakładce Wiadomości wydarzenia (przy dokumencie bez wydarzenia — przy samym dokumencie) i oczywiście w folderze Wysłane Twojej skrzynki.

W czacie AI

Gdy prosisz asystenta AI o wysłanie dokumentu, możesz wskazać szablon. Najpierw pokaże kartę z nadawcą, odbiorcą, tematem, tekstem i załącznikami; dopiero Twoje kliknięcie wysyła wiadomość. Swobodne pisanie tekstu i dołączanie plików ad hoc jest możliwe tylko w oknie Wyślij e-mailem.

Warto wiedzieć

• Dowody dostawy nie mają kroku wysyłki, więc nie mają też „Wyślij e-mailem”.
• Dokumentów już wysłanych nie można tą drogą wysłać ponownie.
• Więcej o szablonach i symbolach zastępczych: Szablony e-maili i symbole zastępcze. O wysyłce dokumentów ogólnie: Dokumenty finansowe: oferty, faktury i dowody dostawy.