E-mailsjablonen en plaatshouders
Na het lezen weet je hoe je je e-mailsjablonen bewerkt, welke plaatshouders er per sjabloon zijn, hoe de syntaxis van plaatshouders werkt en hoe je per evenement-tag een eigen tekstvariant instelt.
E-mailsjablonen bepalen welke tekst je klanten en je team automatisch van je krijgen – bijvoorbeeld bij een verstuurde offerte, een betalingsherinnering of het toewijzen van een dienst. Elk sjabloon kun je aanpassen aan je eigen toon en formulering. Via Plaatshouders vult Univents bij het versturen automatisch de juiste gegevens in (klantnaam, factuurnummer, evenementdatum …).
In de video zie je hoe je automatische e-mails zoals de ontvangstbevestiging aanpast, plaatshouders invoegt, varianten per tag aanmaakt en eigen sjablonen maakt.
De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.
E-mailsjablonen openen
- Ga in de navigatiebalk links naar Instellingen.
- Open het onderdeel E-mailsjablonen.
- Kies een sjabloon uit de lijst – gegroepeerd per module (Aanvragen, Financiën, Contracten, Evenementen, Personeel, Taken).
- Bewerk Onderwerp en Inhoud en sla op. Via Test-e-mail stuur je het sjabloon met voorbeeldgegevens naar jezelf.
Zo werken plaatshouders
Een plaatshouder staat tussen dubbele accolades, in kleine letters met een underscore – zonder spaties:
{{customer_name}}
Bij het versturen vervangt Univents de plaatshouder door de echte waarde. Uit
Hallo
{{customer_name}}, jouw offerte voor{{event_name}}staat klaar.
wordt dan bijvoorbeeld
Hallo mevrouw Müller, jouw offerte voor Zomerfeest 2026 staat klaar.
Goed om te weten:
- Plaatshouders werken in het onderwerp en in de inhoud – en ook in de knoptekst en de doel-link van een ingevoegde knop.
- Het snelst voeg je ze in via de plaatshouder-invoeger in de editor – dan klopt de schrijfwijze gegarandeerd.
- Een plaatshouder die in dit sjabloon niet bestaat (bijvoorbeeld door een typfout) kun je sinds 4 augustus 2026 niet meer opslaan: Univents wijst je bij het opslaan met een foutmelding op het probleem, ongeacht of de typfout in de lopende tekst of in een knop staat. Sjablonen die al eerder zijn opgeslagen worden hier niet door geraakt en blijven ongewijzigd te bewerken.
- Gebruik alleen de plaatshouders die bij het betreffende sjabloon staan vermeld. Elk sjabloon kent alleen zijn eigen plaatshouders.
Knop invoegen (CTA)
Naast de plaatshouder-invoeger staat in de editor de knop Knop invoegen. Die opent het dialoogvenster CTA-knop invoegen met twee velden:
- Knoptekst — het opschrift van de knop, bijvoorbeeld „Bekijk nu”.
- Link — de doel-URL, ofwel een vast adres ofwel een plaatshouder zoals
{{event_link}}, die bij het versturen automatisch door de echte link wordt vervangen.
Met Knop invoegen bevestig je, en de kant-en-klaar opgemaakte knop verschijnt op de cursorpositie in de inhoud.
Deze plaatshouders zijn bijna overal beschikbaar
Een paar plaatshouders vult Univents automatisch in vanuit je workspace – die hoef je zelf niet te beheren:
| Plaatshouder | Betekenis |
|---|---|
{{company_name}} | Naam van je bedrijf |
{{account_name}} | Naam van je workspace |
{{sender_name}} | Naam van de persoon die de e-mail activeert |
{{customer_name}} | Naam van de klant (bij sjablonen voor klanten) |
{{employee_name}} | Naam van het teamlid (bij teamsjablonen) |
{{event_name}} | Naam van het evenement |
{{event_date}} | Datum van het evenement |
{{event_weekday}} | Weekdag van het evenement, voluit geschreven („Dinsdag”) |
{{portal_url}} | Link naar het klantenportaal / EventHub |
Referentie van plaatshouders per sjabloon
Legenda: 🔒 = transactioneel sjabloon, altijd actief (kan niet worden uitgezet).
Sjablonen voor je klanten
Aanvragen
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Automatische ontvangstbevestiging | Automatisch antwoord na een boekingsaanvraag | {{customer_name}} {{page_name}} {{account_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{guest_count}} {{message_excerpt}} {{booking_link}} {{sender_name}} |
| Aanvraag geaccepteerd | Bevestiging dat de aanvraag is geaccepteerd | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{booking_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Aanvraag afgewezen | Bericht over de afgewezen aanvraag | {{customer_name}} {{event_name}} {{company_name}} {{sender_name}} |
De Automatische ontvangstbevestiging bevestigt niet meer alleen de ontvangst: het standaardsjabloon noemt nu de gewenste datum ({{event_date}}, plus de voluit geschreven weekdag via {{event_weekday}}) en het aantal gasten ({{guest_count}}) en bevat een knop waarmee de klant zijn aanvraag online kan volgen ({{booking_link}}). Eigen sjablonen blijven ongewijzigd — de nieuwe plaatshouders kun je daar op dezelfde manier gebruiken.
Financiën
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Offerte verstuurd | E-mail bij het versturen van een offerte | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{quote_total}} {{quote_link}} {{doc_number}} {{valid_until}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Offerte ondertekend 🔒 | Bevestiging na ondertekening van de offerte | {{customer_name}} {{event_name}} {{doc_number}} {{signed_at}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Factuur verstuurd 🔒 | E-mail bij het versturen van een factuur | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Betalingsherinnering 1 🔒 | Eerste herinnering bij een achterstallige factuur | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Betalingsherinnering 2 🔒 | Tweede aanmaning bij een achterstallige factuur | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Factuur achterstallig | Bericht bij een ernstig achterstallige factuur | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Factuur geannuleerd 🔒 | Bevestiging na de annulering van een factuur | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{company_name}} {{sender_name}} |
De plaatshouder {{days_overdue}} is een getal (aantal dagen achterstallig).
Stuur je een offerte, factuur of pakbon handmatig vanuit het document, dan gaat de bijbehorende meldingsmail altijd naar de klant. De instelling „PDF als bijlage” in het document bepaalt daarbij alleen nog of het PDF-bestand direct wordt meegestuurd, niet meer of de e-mail wordt verstuurd.
Contracten
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Handtekening aanvragen 🔒 | Verzoek aan de klant om te ondertekenen | {{customer_name}} {{contract_title}} {{event_name}} {{signature_link}} {{expires_at}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Contract volledig ondertekend | Bevestiging na volledige ondertekening | {{customer_name}} {{event_name}} {{contract_title}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Evenementen & EventHub
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Evenement bevestigd | Bevestiging van het geboekte evenement | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{event_location}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| EventHub-uitnodiging | Uitnodiging voor het EventHub-klantenportaal | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{eventhub_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Wijzigingsverzoek geaccepteerd | Bevestiging van een geaccepteerde wijziging | {{customer_name}} {{event_name}} {{items_summary}} {{portal_url}} {{new_quote_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Wijzigingsverzoek afgewezen | Bericht over de afgewezen wijziging | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Productboeking bevestigd | Bevestiging van een productboeking | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{product_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Betalingsontvangst bevestigd | Bevestiging van een ontvangen betaling of aanbetaling | {{customer_name}} {{event_name}} {{deposit_amount}} {{doc_number}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Herinnering vóór evenement | Herinnering aan de klant enkele dagen voor het evenement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Bedankt voor het evenement | Bedankmail na het evenement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Feedback na het evenement | Feedback / beoordeling na het evenement | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{gallery_url}} {{company_name}} |
| Nieuw bericht aan klant | Spiegeling van een bericht uit de berichtenthread | {{customer_name}} {{company_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} {{sender_name}} |
Herinnering, bedankmail en feedback zijn de automatische klantmails rond het evenement. Of ze worden verstuurd en hoeveel dagen vóór de start of na het einde van het evenement, bepaal je onder Instellingen → Statuskolommen → Automatische e-mails rond het evenement. De link Sjabloon bewerken naast elk van deze e-mails springt rechtstreeks naar het bijbehorende sjabloon op deze pagina. Heeft de klant de offerte afgewezen en is er geen factuur of andere open of geaccepteerde offerte, dan worden deze drie e-mails niet verstuurd.
Taken
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Taak toegewezen (klant) | Taak voor een klant | {{customer_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Sjablonen voor je team
Interne meldingen
Deze sjablonen gaan niet naar klanten of bijdragers, maar intern naar jou of je team — bijvoorbeeld als er een nieuwe aanvraag of een nieuw bericht binnenkomt.
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Interne aanvraagmelding | Interne melding bij een nieuwe boekingsaanvraag | {{customer_name}} {{customer_email}} {{page_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{message}} {{sender_name}} |
| Nieuwe aanvraag (eigenaar) | Melding aan de eigenaar van de workspace bij een nieuwe boekingsaanvraag | {{event_name}} {{contact_name}} {{app_url}} {{product_summary}} {{guest_count}} |
| Nieuw bericht (intern) | Interne melding bij een nieuw klantbericht | {{customer_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{admin_link}} |
| Nieuw bericht aan partner | Melding aan bijdragers bij een nieuw bericht | {{partner_name}} {{company_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} |
| Partnerreactie (intern) | Interne melding bij een toe- of afzegging van een partner | {{partner_name}} {{event_name}} {{status_text}} {{admin_link}} |
De plaatshouder {{admin_link}} linkt rechtstreeks naar het interne gedeelte (bijvoorbeeld de betreffende aanvraag of het evenement); {{guest_count}} is optioneel en verschijnt alleen als de aanvraag een aantal gasten bevat.
Evenementen
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Uitnodiging bijdrager | Uitnodiging van een partner als bijdrager | {{partner_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Personeel
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Dienst toegewezen | Melding bij het toewijzen van een dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Dienst bevestigd | Bevestiging van een toegewezen dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Dienst afgezegd | Melding bij het afzeggen van een dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Diensterinnering | Herinnering vóór een aanstaande dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Aanmelding geaccepteerd | Bevestiging van een geaccepteerde aanmelding voor een dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Aanmelding afgewezen | Bericht over de afgewezen aanmelding voor een dienst | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Vakantie goedgekeurd | Goedkeuring van een vakantieaanvraag | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Vakantie afgewezen | Afwijzing van een vakantieaanvraag | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Taken
| Sjabloon | Doel | Plaatshouders |
|---|---|---|
| Taak toegewezen | Melding bij een nieuwe taak | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Taakherinnering | Herinnering vóór de vervaldatum van een taak | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Meerdere tekstvarianten per evenement-tag
Bij een aantal sjablonen hoef je je niet op één enkele tekst vast te leggen. Via Varianten per tag voeg je extra versies van onderwerp en inhoud toe die in plaats van de standaardtekst gelden zodra het evenement bepaalde tags heeft — bijvoorbeeld een eigen aanvraagbevestiging voor B2C + Bruiloft en een andere voor B2B.
- Open een van de sjablonen die varianten ondersteunen (momenteel Aanvraag geaccepteerd, Offerte verstuurd en de twee herinneringen voor het opvolgen van offertes).
- Klik onder Varianten per tag op Variant toevoegen.
- Kies de tagcombinatie waarvoor deze variant moet gelden en schrijf onderwerp en tekst.
- Sla de variant op. De lijst toont alle varianten in de volgorde waarin Univents ze bij het versturen controleert.
Heeft een evenement alle tags van een variant, dan geldt die variant. Passen meerdere varianten, dan wint die met de meeste tags; bij gelijkstand beslist de volgorde in de lijst, die je met de pijltjes kunt aanpassen. Past geen enkele variant, dan geldt gewoon je standaardtekst. In het Voorbeeld kun je de tags van een denkbeeldig evenement selecteren en zie je meteen welke variant daarvoor zou gelden.
Waar is mijn eigen tekst? Bij deze sjablonen opent een klik in de lijst niet meteen de editor, maar rechts het overzicht met je varianten. Je aangepaste tekst is daar de Standaardtekst – de tekst die altijd geldt als er geen variant past. Boven de lijst met varianten staat of je eigen tekst is opgeslagen (met onderwerp), en de knop Eigen tekst bewerken opent hem. Heb je het sjabloon nog niet aangepast, dan heet de knop Standaardtekst bewerken. Er gaat dus niets verloren als je het overzicht met varianten ziet.
Sjablonen activeren of deactiveren
Met de schakelaar Actief naast een sjabloon bepaal je of de e-mail automatisch wordt verstuurd. Transactionele sjablonen (in de referentie gemarkeerd met 🔒) zijn altijd actief en kunnen niet worden uitgezet – ze horen bij het betrouwbare verloop van offerte, factuur en contract.
Belangrijk: Zet je een sjabloon uit dat bij een verzending hoort – bijvoorbeeld Offerte verstuurd –, dan krijgt de klant bij het versturen geen e-mail meer. Het document wordt toch als verstuurd bijgehouden: nummer, status en verloop kloppen, zodat je een extern verstuurde offerte gewoon zo kunt blijven beheren. Zodat je dat niet mist, verschijnt direct na het versturen een bericht in je meldingen over welk document het gaat en waarom er geen e-mail is verstuurd.
Veelgestelde vragen
In welke schrijfwijze moet ik plaatshouders invoeren? Altijd tussen dubbele accolades, in kleine letters en met een underscore: {{customer_name}}. Gebruik het beste de plaatshouder-invoeger in de editor, dan kan er niets misgaan.
Wat gebeurt er als ik een plaatshouder gebruik die niet bestaat? Univents laat je het sjabloon dan niet opslaan en toont een foutmelding, ongeacht of de onbekende plaatshouder in de lopende tekst, in de knoptekst of in de knoplink staat. Zo merk je een typfout meteen, in plaats van dat die ongemerkt naar klanten gaat. Gebruik alleen de plaatshouders die bij het betreffende sjabloon staan vermeld.
Moet ik {{company_name}} of {{sender_name}} zelf invullen? Nee. Univents haalt deze waarden automatisch uit je workspace en van de persoon die de e-mail activeert.
Kan ik dezelfde plaatshouder meerdere keren in één e-mail gebruiken? Ja. Elke plaatshouder wordt overal vervangen waar hij voorkomt – in het onderwerp en in de inhoud.
Ik heb een offerte verstuurd, maar de klant heeft niets ontvangen – waar ligt dat aan? Meestal doordat het sjabloon Offerte verstuurd hier is uitgezet. Een bericht in je meldingen noemt na elke verzending de reden. Andere mogelijke oorzaken: het contact heeft zich afgemeld voor e-mails over documenten, bij het contact is geen e-mailadres opgeslagen, of het versturen van de e-mail is mislukt.
Hoe controleer ik hoe de definitieve e-mail eruitziet? Stuur het sjabloon via Test-e-mail met voorbeeldgegevens naar jezelf. Zo zie je het resultaat met ingevulde plaatshouders.