E-Mail-Vorlagen und Platzhalter
Nach dem Lesen weißt du, wie du deine E-Mail-Vorlagen bearbeitest, welche Platzhalter es je Vorlage gibt, wie die Platzhalter-Syntax funktioniert und wie du je Event-Tag eine eigene Textvariante hinterlegst.
E-Mail-Vorlagen bestimmen, welchen Text deine Kundinnen, Kunden und dein Team automatisch von dir bekommen – etwa bei einem versendeten Angebot, einer Zahlungserinnerung oder einer Schichtzuweisung. Jede Vorlage kannst du an deine Ansprache und dein Wording anpassen. Über Platzhalter setzt Univents beim Versand automatisch die richtigen Daten ein (Kundenname, Rechnungsnummer, Veranstaltungsdatum …).
Im Video siehst du, wie du automatische Mails wie die Eingangsbestätigung anpasst, Platzhalter einfügst, Varianten nach Tags anlegst und eigene Vorlagen erstellst.
Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.
E-Mail-Vorlagen öffnen
- Gehe in der linken Navigationsleiste zu Einstellungen.
- Öffne den Bereich E-Mail-Vorlagen.
- Wähle eine Vorlage aus der Liste – gruppiert nach Modul (Anfragen, Finanzen, Verträge, Events, Personal, Aufgaben).
- Bearbeite Betreff und Inhalt und speichere. Über Test-E-Mail schickst du dir die Vorlage mit Beispieldaten zu.
So funktionieren Platzhalter
Ein Platzhalter steht in doppelten geschweiften Klammern, in Kleinbuchstaben mit Unterstrich – ohne Leerzeichen:
{{customer_name}}
Beim Versand ersetzt Univents den Platzhalter durch den echten Wert. Aus
Hallo
{{customer_name}}, dein Angebot für{{event_name}}liegt bereit.
wird dann z. B.
Hallo Frau Müller, dein Angebot für Sommerfest 2026 liegt bereit.
Wichtig zu wissen:
- Platzhalter funktionieren im Betreff und im Inhalt – und genauso im Beschriftungstext und Ziel-Link eines eingefügten Buttons.
- Am schnellsten fügst du sie über den Platzhalter-Einfüger im Editor ein – dann stimmt die Schreibweise garantiert.
- Ein Platzhalter, den es in dieser Vorlage nicht gibt (z. B. Tippfehler), lässt sich seit dem 04.08.2026 nicht mehr speichern: Univents weist beim Speichern mit einer Fehlermeldung darauf hin, egal ob der Tippfehler im Fließtext oder in einem Button steckt. Bereits gespeicherte Vorlagen sind davon nicht betroffen und lassen sich unverändert weiter bearbeiten.
- Nutze nur die Platzhalter, die bei der jeweiligen Vorlage aufgelistet sind. Jede Vorlage kennt nur ihre eigenen Platzhalter.
Button einfügen (CTA)
Neben dem Platzhalter-Einfüger steht im Editor der Button Button einfügen. Er öffnet den Dialog CTA-Button einfügen mit zwei Feldern:
- Button-Text — die Beschriftung des Buttons, z. B. "Jetzt ansehen".
- Link — die Ziel-URL, entweder eine feste Adresse oder ein Platzhalter wie
{{event_link}}, der beim Versand automatisch durch den echten Link ersetzt wird.
Mit Button einfügen bestätigst du und der fertig formatierte Button erscheint an der Cursor-Position im Inhalt.
Diese Platzhalter gibt es fast überall
Ein paar Platzhalter füllt Univents automatisch aus deinem Workspace – die musst du nicht selbst pflegen:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{{company_name}} | Name deines Unternehmens |
{{account_name}} | Name deines Workspaces |
{{sender_name}} | Name der Person, die die E-Mail auslöst |
{{customer_name}} | Name der Kundin / des Kunden (bei kundengerichteten Vorlagen) |
{{employee_name}} | Name des Teammitglieds (bei Team-Vorlagen) |
{{event_name}} | Name der Veranstaltung |
{{event_date}} | Datum der Veranstaltung |
{{event_weekday}} | Wochentag der Veranstaltung, ausgeschrieben („Dienstag“) |
{{portal_url}} | Link zum Kundenportal / EventHub |
Platzhalter-Referenz je Vorlage
Legende: 🔒 = transaktionale Vorlage, immer aktiv (nicht deaktivierbar).
Vorlagen an deine Kundinnen und Kunden
Anfragen
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Auto-Eingangsbestätigung | Automatische Antwort nach einer Buchungsanfrage | {{customer_name}} {{page_name}} {{account_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{guest_count}} {{message_excerpt}} {{booking_link}} {{sender_name}} |
| Anfrage angenommen | Bestätigung, dass die Anfrage angenommen wurde | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{booking_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Anfrage abgelehnt | Nachricht über die abgelehnte Anfrage | {{customer_name}} {{event_name}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Die Auto-Eingangsbestätigung bestätigt nicht mehr nur den Eingang: Die Standard-Vorlage nennt jetzt das gewünschte Datum ({{event_date}}, dazu der ausgeschriebene Wochentag über {{event_weekday}}) und die Gästezahl ({{guest_count}}) und enthält einen Button, über den der Kunde seine Anfrage online verfolgen kann ({{booking_link}}). Eigene Vorlagen bleiben unverändert — die neuen Platzhalter kannst du dort genauso einsetzen.
Finanzen
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Angebot versendet | E-Mail beim Versand eines Angebots | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{quote_total}} {{quote_link}} {{doc_number}} {{valid_until}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Angebot unterzeichnet 🔒 | Bestätigung nach Unterzeichnung des Angebots | {{customer_name}} {{event_name}} {{doc_number}} {{signed_at}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rechnung versendet 🔒 | E-Mail beim Versand einer Rechnung | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zahlungserinnerung 1 🔒 | Erste Erinnerung bei überfälliger Rechnung | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zahlungserinnerung 2 🔒 | Zweite Mahnung bei überfälliger Rechnung | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rechnung überfällig | Hinweis bei stark überfälliger Rechnung | {{customer_name}} {{invoice_number}} {{invoice_total}} {{due_date}} {{invoice_link}} {{days_overdue}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Rechnung storniert 🔒 | Bestätigung nach Rechnungsstornierung | {{customer_name}} {{event_name}} {{invoice_number}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Der Platzhalter {{days_overdue}} ist eine Zahl (Tage überfällig).
Sendest du ein Angebot, eine Rechnung oder einen Lieferschein manuell aus dem Beleg heraus, geht die passende Benachrichtigungs-Mail an den Kunden immer raus. Die Einstellung „PDF als Anhang" im Beleg entscheidet dabei nur noch, ob die PDF-Datei direkt mitgeschickt wird, nicht mehr, ob die E-Mail überhaupt verschickt wird.
Verträge
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Unterschrift anfragen 🔒 | Bitte an die Kundin / den Kunden zur Unterzeichnung | {{customer_name}} {{contract_title}} {{event_name}} {{signature_link}} {{expires_at}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Vertrag vollständig unterzeichnet | Bestätigung nach vollständiger Unterzeichnung | {{customer_name}} {{event_name}} {{contract_title}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Events & EventHub
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Veranstaltung bestätigt | Bestätigung der gebuchten Veranstaltung | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{event_location}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| EventHub-Einladung | Einladung ins Kunden-EventHub-Portal | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{eventhub_link}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Änderungswunsch angenommen | Bestätigung einer akzeptierten Änderung | {{customer_name}} {{event_name}} {{items_summary}} {{portal_url}} {{new_quote_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Änderungswunsch abgelehnt | Nachricht zur abgelehnten Änderung | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Produktbuchung bestätigt | Bestätigung einer Produktbuchung | {{customer_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{product_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Zahlungseingang bestätigt | Bestätigung eines Zahlungs-/Anzahlungseingangs | {{customer_name}} {{event_name}} {{deposit_amount}} {{doc_number}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Erinnerung vor Event | Erinnerung an den Kunden einige Tage vor der Veranstaltung | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Danke fürs Event | Dankesmail nach der Veranstaltung | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Feedback nach dem Event | Rückmeldung / Bewertung nach der Veranstaltung | {{customer_name}} {{event_name}} {{portal_url}} {{event_url}} {{gallery_url}} {{company_name}} |
| Neue Nachricht an Kundin/Kunde | Spiegelung einer Nachricht aus dem Nachrichten-Thread | {{customer_name}} {{company_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} {{sender_name}} |
Erinnerung, Danke und Feedback sind die automatischen Kunden-Mails rund um das Event. Ob sie überhaupt verschickt werden und wie viele Tage vor Event-Beginn bzw. nach Event-Ende, legst du unter Einstellungen → Status-Spalten → Automatische E-Mails rund um das Event fest. Der Link Vorlage bearbeiten neben jeder dieser Mails springt direkt zur passenden Vorlage hier auf der Seite. Hat der Kunde das Angebot abgelehnt und gibt es weder eine Rechnung noch ein anderes offenes oder angenommenes Angebot, gehen diese drei Mails nicht raus.
Aufgaben
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Aufgabe zugewiesen (Kunde) | Aufgabe an eine Kundin / einen Kunden | {{customer_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Vorlagen an dein Team
Interne Benachrichtigungen
Diese Vorlagen gehen nicht an Kundinnen, Kunden oder Mitwirkende, sondern intern an dich bzw. dein Team — etwa wenn eine neue Anfrage oder Nachricht eintrifft.
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Interne Anfrage-Benachrichtigung | Interne Benachrichtigung bei neuer Buchungsanfrage | {{customer_name}} {{customer_email}} {{page_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{message}} {{sender_name}} |
| Neue Anfrage (Eigentümer) | Benachrichtigung an den Workspace-Eigentümer bei neuer Buchungsanfrage | {{event_name}} {{contact_name}} {{app_url}} {{product_summary}} {{guest_count}} |
| Neue Nachricht (intern) | Interne Benachrichtigung bei neuer Kundennachricht | {{customer_name}} {{event_name}} {{message_excerpt}} {{admin_link}} |
| Neue Nachricht an Partner | Benachrichtigung an Mitwirkende bei neuer Nachricht | {{partner_name}} {{company_name}} {{message_excerpt}} {{messages_url}} |
| Partner-Rückmeldung (intern) | Interne Benachrichtigung bei Zu- oder Absage eines Partners | {{partner_name}} {{event_name}} {{status_text}} {{admin_link}} |
Der Platzhalter {{admin_link}} verlinkt direkt in den internen Bereich (z. B. die betroffene Anfrage oder das Event); {{guest_count}} ist optional und erscheint nur, wenn die Anfrage eine Gästezahl enthält.
Events
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Einladung Mitwirkender | Einladung eines Partners als Mitwirkender | {{partner_name}} {{event_name}} {{event_date}} {{event_weekday}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Personal
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Schicht zugewiesen | Benachrichtigung bei einer Schichtzuweisung | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Schicht bestätigt | Bestätigung einer zugewiesenen Schicht | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{shift_end}} {{shift_name}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Schicht abgesagt | Benachrichtigung bei einer Schichtabsage | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Schichterinnerung | Erinnerung vor einer bevorstehenden Schicht | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{event_location}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Bewerbung angenommen | Bestätigung einer angenommenen Schichtbewerbung | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{shift_start}} {{portal_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Bewerbung abgelehnt | Nachricht zur abgelehnten Schichtbewerbung | {{employee_name}} {{event_name}} {{shift_name}} {{shift_date}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Urlaub genehmigt | Genehmigung eines Urlaubsantrags | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Urlaub abgelehnt | Ablehnung eines Urlaubsantrags | {{employee_name}} {{vacation_start}} {{vacation_end}} {{reason}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Aufgaben
| Vorlage | Zweck | Platzhalter |
|---|---|---|
| Aufgabe zugewiesen | Benachrichtigung bei einer neuen Aufgabe | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{assigned_by}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
| Aufgabenerinnerung | Erinnerung vor Fälligkeit einer Aufgabe | {{employee_name}} {{task_name}} {{event_name}} {{due_date}} {{task_url}} {{company_name}} {{sender_name}} |
Mehrere Textvarianten nach Event-Tags
Bei ausgewählten Vorlagen musst du dich nicht auf einen einzigen Text festlegen. Über Varianten nach Tags hinterlegst du zusätzliche Fassungen von Betreff und Inhalt, die statt des Standardtexts greifen, sobald die Veranstaltung bestimmte Tags trägt — zum Beispiel eine eigene Anfrage-Bestätigung für B2C + Hochzeit und eine andere für B2B.
- Öffne eine der Vorlagen, die Varianten unterstützt (aktuell Anfrage angenommen, Angebot versendet sowie die beiden Angebots-Nachfass-Erinnerungen).
- Klicke unter Varianten nach Tags auf Variante anlegen.
- Wähle die Tag-Kombination, bei der diese Variante greifen soll, und schreibe Betreff und Text.
- Speichere die Variante. Die Liste zeigt alle Varianten in der Reihenfolge, in der Univents sie beim Versand prüft.
Trägt eine Veranstaltung alle Tags einer Variante, greift diese Variante. Passen mehrere Varianten, gewinnt die mit den meisten Tags; bei Gleichstand entscheidet die Reihenfolge in der Liste, die du per Pfeil anpassen kannst. Passt keine Variante, greift ganz normal dein Standardtext. In der Vorschau kannst du Tags einer gedachten Veranstaltung auswählen und siehst direkt, welche Variante dafür greifen würde.
Wo ist mein eigener Text? Bei diesen Vorlagen öffnet ein Klick in der Liste nicht sofort den Editor, sondern rechts die Übersicht mit deinen Varianten. Dein angepasster Text ist dort der Standardtext – also der Text, der immer greift, wenn keine Variante passt. Über der Varianten-Liste steht, ob dein eigener Text gespeichert ist (mit Betreff), und der Knopf Eigenen Text bearbeiten öffnet ihn. Hast du die Vorlage noch nicht angepasst, heißt der Knopf Standardtext bearbeiten. Es geht also nichts verloren, wenn du die Varianten-Übersicht siehst.
Vorlagen aktivieren oder deaktivieren
Über den Aktiv-Schalter neben einer Vorlage steuerst du, ob die E-Mail automatisch verschickt wird. Transaktionale Vorlagen (in der Referenz mit 🔒 markiert) sind immer aktiv und lassen sich nicht abschalten – sie gehören zum verlässlichen Ablauf von Angebot, Rechnung und Vertrag.
Wichtig: Schaltest du eine Vorlage ab, die zu einem Versand gehört – etwa Angebot versendet –, dann bekommt der Kunde beim Versenden keine E-Mail mehr. Der Beleg wird trotzdem als versendet geführt: Nummer, Status und Verlauf stimmen, damit du ein extern verschicktes Angebot weiter so führen kannst. Damit dir das nicht entgeht, erscheint direkt nach dem Versand ein Hinweis in deinen Benachrichtigungen, welcher Beleg betroffen ist und warum keine E-Mail rausging.
Häufige Fragen
In welcher Schreibweise muss ich Platzhalter eintragen? Immer in doppelten geschweiften Klammern, klein und mit Unterstrich: {{customer_name}}. Nutze am besten den Platzhalter-Einfüger im Editor, dann kann nichts schiefgehen.
Was passiert, wenn ich einen Platzhalter verwende, den es nicht gibt? Univents lässt dich die Vorlage in dem Fall nicht speichern und zeigt eine Fehlermeldung, egal ob der unbekannte Platzhalter im Fließtext, im Button-Text oder im Button-Link steckt. So merkst du einen Tippfehler direkt, statt dass er unbemerkt an Kunden rausgeht. Verwende nur die Platzhalter, die bei der jeweiligen Vorlage aufgelistet sind.
Muss ich {{company_name}} oder {{sender_name}} selbst befüllen? Nein. Diese Werte zieht Univents automatisch aus deinem Workspace und der auslösenden Person.
Kann ich denselben Platzhalter mehrfach in einer E-Mail verwenden? Ja. Jeder Platzhalter wird an jeder Stelle ersetzt, an der er vorkommt – im Betreff und im Inhalt.
Ich habe ein Angebot versendet, der Kunde hat nichts bekommen – woran liegt das? Meistens daran, dass die Vorlage Angebot versendet hier abgeschaltet ist. Ein Hinweis in deinen Benachrichtigungen nennt dir nach jedem Versand den Grund. Weitere mögliche Gründe: Der Kontakt hat E-Mails zu Belegen abbestellt, beim Kontakt ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, oder der Mailversand ist fehlgeschlagen.
Wie prüfe ich, wie die fertige E-Mail aussieht? Schick dir über Test-E-Mail die Vorlage mit Beispieldaten zu. So siehst du das Ergebnis mit eingesetzten Platzhaltern.