Segnaposto: quali esistono e dove valgono

Un segnaposto è un elemento che sta al posto di un valore nel testo: lo scrivi una volta in un modello e Univents lo sostituisce, in ogni documento e in ogni e-mail, con il valore reale corrispondente. Invece di digitare il nome del cliente in ogni preventivo, nel modello inserisci {Customer_Name}: nel PDF finale comparirà il nome del cliente.

I punti in cui puoi usare i segnaposto sono tre. Si somigliano, ma sono elenchi separati: un segnaposto di un punto non funziona negli altri.

I tre punti in sintesi

Gli elenchi sono separati di proposito, perché dietro ci sono dati diversi: un documento conosce righe, totali e aliquote IVA, un’e-mail conosce il destinatario e il motivo dell’invio, e un’automazione conosce solo ciò che porta con sé il suo trigger.

Modelli dei documenti: una graffa, nomi fissi

Nel modello Word del tuo layout i segnaposto si scrivono tra parentesi graffe singole. La tabella completa con tutti i nomi e il loro significato (documento, cliente, evento, la tua azienda, totali, tabelle delle righe, testi liberi) si trova nell’articolo Come creo i layout per i documenti finanziari?.

Tre punti che lì si leggono facilmente di sfuggita:

• La scrittura deve essere esatta, maiuscole e minuscole comprese. {Customer_Name} restituisce il nome del cliente, {customer_name} no. Copia ogni nome esattamente come compare nell’elenco.
• Un segnaposto scritto male non si nota sempre. Se lavori con un modello Word, resta visibile nel PDF: leggi {Custmer_Name} e vedi subito l’errore. Nei layout più recenti senza modello Word, invece, quel punto resta vuoto. Non contare quindi sul fatto che un refuso si faccia notare da solo.
• Un campo vuoto diventa testo vuoto. Se per un cliente non è registrata la partita IVA, {Customer_Tax_ID} scompare senza lasciare traccia nel PDF. Un punto vuoto non indica quindi per forza dati mancanti: senza modello Word può nascondersi anche un refuso.

Modelli e-mail: due graffe, diversi per ogni modello

In Impostazioni → Modelli e-mail apri un modello e, accanto a oggetto e testo, trovi un pulsante con le parentesi graffe. Elenca esattamente le variabili che quel modello conosce: il sollecito di pagamento conosce {{days_overdue}}, la conferma di un turno no.

Se scrivi una variabile che il modello non conosce, il modello non si può salvare: Univents segnala «Segnaposto sconosciuti» e indica i nomi interessati. È la protezione che evita che al cliente arrivi un’e-mail con un {{foo}} grezzo.

Automazioni: due graffe, in base al trigger

In un’automazione possono contenere segnaposto Oggetto, le variabili del modello (azione «Invia e-mail») e Titolo e Messaggio (azione «Notifica utente»). Quali siano disponibili dipende dal trigger della regola: una regola su un documento finanziario conosce {{document_number}}, una regola su una richiesta no.

Due eccezioni:

• Il campo A (e-mail) non accetta segnaposto: deve essere un indirizzo fisso.
• Con il trigger E-mail ricevuta non ci sono segnaposto: per motivi di protezione dei dati i contenuti dell’e-mail non sono disponibili.

Maggiori informazioni nell’articolo Automazioni: azioni.

Creare segnaposto personalizzati: non si può, ecco come aggirare il limite

Non puoi inventare un segnaposto tuo: né un nuovo nome per i documenti né una nuova variabile per un modello e-mail. Entrambi gli elenchi sono fissi.

Per i documenti esistono però i Campi di testo libero: dieci blocchi di testo a libera compilazione per ogni layout, da {custom_text_0} a {custom_text_9}. Decidi tu cosa scriverci, e puoi rinominare l’etichetta in modo che nell’editor del documento compaia «Nota di pagamento» invece di «Testo libero 3».

1. Apri Impostazioni → Modelli e lì Layout PDF.
2. Scegli il tuo layout e apri i Testi liberi.
3. Assegna a ogni campo un nome e un testo predefinito.
4. Nel singolo documento sovrascrivi il testo nella sezione Campi di testo libero, senza modificare quello predefinito.

Un testo libero può a sua volta contenere segnaposto: così puoi costruirti, ad esempio, un’intestazione personalizzata con {Customer_First_Name} e {Customer_Last_Name}.

Non è possibile creare un undicesimo campo, e il nome tecnico (custom_text_3) resta invariato anche se cambi l’etichetta. Nel modello Word continua quindi a esserci {custom_text_3}.

La via rapida: chiedere all’assistente

Invece di cercare nelle tabelle, puoi chiedere all’assistente IA nell’app: «Quali segnaposto esistono per le fatture?» oppure «Quali variabili conosce il modello per il sollecito di pagamento?». L’assistente legge lo stesso elenco che Univents usa durante il rendering e risponde con nome e significato.

Domande frequenti

Nel mio PDF compare {Foo} invece di un valore. Cos’è successo? Univents non conosce quel segnaposto: quasi sempre si tratta di un refuso o di una parentesi di troppo. Se nel PDF leggi il nome sbagliato o vedi solo un punto vuoto dipende dal layout: con un modello Word il nome resta visibile, senza modello Word il punto resta vuoto. Controlla subito: il nome è scritto esattamente come nell’elenco, maiuscole e minuscole comprese? Hai usato parentesi singole (documento) invece di doppie (e-mail)? Il segnaposto si trova in una casella di testo o in una forma di Word? Lì i segnaposto non vengono mai sostituiti.

Posso usare un segnaposto dei documenti in un modello e-mail? No. I nomi differiscono già nella scrittura ({Customer_Name} rispetto a {{customer_name}}) e provengono da elenchi separati.

Posso rinominare un segnaposto? Solo l’etichetta dei dieci campi di testo libero. Tutti gli altri nomi sono fissi, perché determinano il valore che Univents inserisce.

Perché un segnaposto è rimasto vuoto? Di solito perché il valore non è compilato nel documento, nel contatto o nell’evento. Inseriscilo lì: ad esempio il codice fiscale o la partita IVA in Impostazioni → Azienda per {workspace_tax_number}. Se usi un layout senza modello Word, controlla anche la scrittura: anche lì un nome scritto male resta vuoto.