Symbole zastępcze: jakie są i gdzie obowiązują
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedzieć, w których trzech miejscach Univents używa symboli zastępczych, jak się je zapisuje, gdzie znajdziesz pełną listę i dlaczego nie możesz tworzyć własnych.
Symbol zastępczy to zastępnik w tekście: wpisujesz go raz w szablonie, a Univents zamienia go przy każdym dokumencie i każdej wiadomości e-mail na odpowiednią, rzeczywistą wartość. Zamiast wpisywać nazwę klienta w każdej ofercie, w szablonie stoi {Customer_Name} — w gotowym PDF-ie w tym miejscu pojawia się nazwa klienta.
Symbole zastępcze stosujesz w trzech miejscach. Wyglądają podobnie, ale to oddzielne listy: symbol zastępczy z jednego miejsca nie działa w innym.
Trzy miejsca w skrócie
| Gdzie | Zapis | Przykład | Pełna lista |
|---|---|---|---|
| Szablony ofert, faktur, dowodów dostawy (WZ) i not kredytowych (plik Word, zamieniany na PDF) | Jeden nawias klamrowy | {Customer_Name} | Jak utworzyć układy dokumentów finansowych? |
| Szablony e-maili w Ustawienia → Szablony e-maili | Dwa nawiasy klamrowe | {{customer_name}} | Przycisk symboli zastępczych w edytorze danego szablonu |
| Automatyzacje (temat, zmienne szablonu, teksty powiadomień) | Dwa nawiasy klamrowe | {{gross_total}} | Przycisk symboli zastępczych obok danego pola |
Listy są celowo rozdzielone, ponieważ stoją za nimi różne dane: dokument zna pozycje, sumy i stawki podatkowe, e-mail zna odbiorcę i okazję, a automatyzacja zna tylko to, co przynosi jej wyzwalacz.
Szablony dokumentów: jeden nawias, stałe nazwy
W szablonie Word Twojego układu symbole zastępcze stoją w pojedynczych nawiasach klamrowych. Pełną tabelę ze wszystkimi nazwami i ich znaczeniem — dokument, klient, wydarzenie, Twoja firma, sumy, tabele pozycji, teksty dowolne — znajdziesz w artykule Jak utworzyć układy dokumentów finansowych?.
Trzy rzeczy, które łatwo tam przeoczyć:
- Zapis musi być dokładnie taki sam — łącznie z wielkością liter.
{Customer_Name}zwraca nazwę klienta,{customer_name}już nie. Każdą nazwę przepisuj dokładnie tak, jak stoi na liście. - Literówka w symbolu zastępczym nie zawsze rzuca się w oczy. Jeśli pracujesz z szablonem Word, symbol pozostaje widoczny w PDF-ie — czytasz tam
{Custmer_Name}i od razu widzisz błąd. W nowszych układach bez szablonu Word to miejsce zostaje natomiast puste. Nie licz więc na to, że literówka sama się ujawni. - Puste pole oznacza pusty tekst. Jeśli klient nie ma podanego numeru VAT UE,
{Customer_Tax_ID}znika z PDF-a bez śladu. Puste miejsce nie musi więc oznaczać braku danych — bez szablonu Word może za nim równie dobrze stać literówka.
Szablony e-maili: dwa nawiasy, w każdym szablonie inne
W Ustawienia → Szablony e-maili otwierasz szablon i obok tematu oraz treści widzisz przycisk z nawiasami klamrowymi. Wyświetla on dokładnie te zmienne, które zna ten szablon — przypomnienie o zapłacie faktury zna {{days_overdue}}, potwierdzenie zmiany już nie.
Jeśli wpiszesz zmienną, której dany szablon nie zna, nie da się go zapisać: Univents zgłasza „Nieznane symbole zastępcze” i podaje nazwy, których to dotyczy. To zabezpieczenie przed sytuacją, w której do klienta dotrze wiadomość z surowym {{foo}}.
Automatyzacje: dwa nawiasy, zależnie od wyzwalacza
W automatyzacji symbole zastępcze mogą zawierać Temat, Zmienne szablonu (akcja „Wyślij e-mail”) oraz Tytuł i Wiadomość (akcja „Powiadom użytkownika”). Które z nich są dostępne, zależy od wyzwalacza reguły — reguła dotycząca dokumentu finansowego zna {{document_number}}, reguła dotycząca zapytania już nie.
Dwa wyjątki:
- Pole Do (e-mail) nie akceptuje symboli zastępczych, musi zawierać stały adres.
- W wyzwalaczu E-mail odebrany w ogóle nie ma symboli zastępczych — treść wiadomości nie jest dostępna ze względu na ochronę danych.
Więcej na ten temat w artykule Automatyzacje: akcje.
Własne symbole zastępcze — nie da się, a oto sposób na obejście
Nie możesz wymyślić własnego symbolu zastępczego: ani nowej nazwy dla dokumentów, ani nowej zmiennej dla szablonu e-maila. Obie listy są stałe.
Dla dokumentów służą do tego Pola tekstu dowolnego: dziesięć dowolnie wypełnianych bloków tekstu na układ, od {custom_text_0} do {custom_text_9}. To, co w nich stoi, ustalasz samodzielnie — i możesz zmienić etykietę, aby w edytorze dokumentu zamiast „Tekst dowolny 3” widniało „Informacja o płatności”.
- Otwórz Ustawienia → Szablony, a w nich Układy PDF.
- Wybierz swój układ i otwórz Teksty dowolne.
- Nadaj każdemu polu etykietę i tekst domyślny.
- W pojedynczym dokumencie nadpisujesz tekst w sekcji Pola tekstu dowolnego, nie zmieniając tekstu domyślnego.
Tekst dowolny może sam zawierać symbole zastępcze — w ten sposób zbudujesz sobie np. własny zwrot grzecznościowy z {Customer_First_Name} i {Customer_Last_Name}.
Jedenastego pola nie można dodać, a nazwa techniczna (custom_text_3) pozostaje taka sama, nawet jeśli zmienisz etykietę. W szablonie Word nadal więc stoi {custom_text_3}.
Szybka droga: zapytaj asystenta
Zamiast przeszukiwać tabele, możesz zapytać asystenta AI w aplikacji: „Jakie symbole zastępcze są dostępne dla faktur?” lub „Jakie zmienne zna szablon przypomnienia o zapłacie faktury?”. Asystent czyta tę samą listę, której Univents używa przy renderowaniu, i odpowiada nazwą oraz znaczeniem.
Najczęstsze pytania
W moim PDF-ie zamiast wartości stoi {Foo}. Co się stało? Univents nie zna tego symbolu zastępczego — prawie zawsze to literówka albo o jeden nawias za dużo. To, czy w PDF-ie zobaczysz błędną nazwę, czy tylko puste miejsce, zależy od układu: z szablonem Word nazwa pozostaje widoczna, bez szablonu Word miejsce zostaje puste. Od razu sprawdź: czy nazwa jest zapisana dokładnie tak jak na liście, łącznie z wielkością liter? Czy to pojedyncze nawiasy (dokument), a nie podwójne (e-mail)? Czy symbol zastępczy znajduje się w polu tekstowym lub kształcie w Wordzie? Tam symbole zastępcze zasadniczo nie są zastępowane.
Czy mogę użyć symbolu zastępczego dokumentu w szablonie e-maila? Nie. Nazwy różnią się już zapisem ({Customer_Name} w porównaniu z {{customer_name}}) i pochodzą z oddzielnych list.
Czy mogę zmienić nazwę symbolu zastępczego? Tylko pole Etykieta w dziesięciu polach tekstu dowolnego. Wszystkie pozostałe nazwy są stałe, ponieważ określają wartość, którą wstawia Univents.
Dlaczego symbol zastępczy pozostał pusty? Zwykle dlatego, że wartość nie jest uzupełniona w dokumencie, kontakcie lub wydarzeniu. Uzupełnij ją tam — np. numer podatkowy w Ustawienia → Firma dla {workspace_tax_number}. Jeśli pracujesz z układem bez szablonu Word, sprawdź dodatkowo zapis: błędnie wpisana nazwa również tam pozostaje pusta.