Platzhalter: welche es gibt und wo sie gelten
Nach diesem Artikel weißt du, an welchen drei Stellen es in Univents Platzhalter gibt, wie sie jeweils geschrieben werden, wo die vollständige Liste steht und warum du keine eigenen anlegen kannst.
Ein Platzhalter ist ein Stellvertreter im Text: Du schreibst ihn einmal in eine Vorlage, und Univents ersetzt ihn bei jedem Dokument und jeder Mail durch den passenden echten Wert. Statt in jedem Angebot den Kundennamen zu tippen, steht in der Vorlage {Customer_Name} — im fertigen PDF steht dort der Name des Kunden.
Es gibt drei Stellen, an denen du Platzhalter verwendest. Sie sehen ähnlich aus, sind aber getrennte Listen: ein Platzhalter aus der einen Stelle funktioniert an der anderen nicht.
Die drei Stellen im Überblick
| Wo | Schreibweise | Beispiel | Vollständige Liste |
|---|---|---|---|
| Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften (Word-Datei, wird zum PDF) | Eine geschweifte Klammer | {Customer_Name} | Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente? |
| E-Mail-Vorlagen unter Einstellungen → E-Mail Vorlagen | Zwei geschweifte Klammern | {{customer_name}} | Der Platzhalter-Knopf im Editor der jeweiligen Vorlage |
| Automatisierungen (Betreff, Vorlagen-Variablen, Benachrichtigungstexte) | Zwei geschweifte Klammern | {{gross_total}} | Der Platzhalter-Knopf neben dem jeweiligen Feld |
Die Listen sind bewusst getrennt, weil dahinter unterschiedliche Daten stehen: Ein Beleg kennt Positionen, Summen und Steuersätze, eine Mail kennt den Empfänger und den Anlass, und eine Automatisierung kennt nur das, was ihr Auslöser mitbringt.
Beleg-Vorlagen: eine Klammer, feste Namen
In der Word-Vorlage deines Layouts stehen die Platzhalter in einfachen geschweiften Klammern. Die vollständige Tabelle mit allen Namen und ihrer Bedeutung — Dokument, Kunde, Veranstaltung, dein Unternehmen, Summen, Positionstabellen, Freitexte — findest du im Artikel Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.
Drei Dinge, die dort leicht überlesen werden:
- Die Schreibweise muss exakt stimmen — Groß- und Kleinschreibung eingeschlossen.
{Customer_Name}liefert den Kundennamen,{customer_name}nicht. Übernimm jeden Namen genau so, wie er in der Liste steht. - Ein vertippter Platzhalter fällt nicht überall auf. Arbeitest du mit einer Word-Vorlage, bleibt er sichtbar im PDF stehen — du liest dort
{Custmer_Name}und siehst den Fehler sofort. In den neueren Layouts ohne Word-Vorlage bleibt die Stelle stattdessen leer. Verlass dich also nicht darauf, dass ein Tippfehler von selbst auffällt. - Ein leeres Feld wird zu leerem Text. Hat ein Kunde keine USt-IdNr. hinterlegt, verschwindet
{Customer_Tax_ID}im PDF spurlos. Eine leere Stelle bedeutet deshalb nicht zwangsläufig eine Datenlücke — ohne Word-Vorlage kann genauso ein Tippfehler dahinterstecken.
E-Mail-Vorlagen: zwei Klammern, je Vorlage andere
Unter Einstellungen → E-Mail Vorlagen öffnest du eine Vorlage und siehst neben Betreff und Text einen Knopf mit geschweiften Klammern. Er listet genau die Variablen, die diese Vorlage kennt — die Rechnungs-Erinnerung kennt {{days_overdue}}, die Schicht-Zusage nicht.
Schreibst du eine Variable hinein, die diese Vorlage nicht kennt, lässt sich die Vorlage nicht speichern: Univents meldet „Unbekannte Platzhalter" und nennt die betroffenen Namen. Das ist der Schutz davor, dass beim Kunden eine Mail mit einem rohen {{foo}} ankommt.
Automatisierungen: zwei Klammern, abhängig vom Auslöser
In einer Automatisierung dürfen Betreff, Vorlagen-Variablen (Aktion „E-Mail senden") sowie Titel und Nachricht (Aktion „Nutzer benachrichtigen") Platzhalter enthalten. Welche zur Verfügung stehen, hängt vom Auslöser der Regel ab — eine Regel auf ein Finanzdokument kennt {{document_number}}, eine Regel auf eine Anfrage nicht.
Zwei Ausnahmen:
- Das Feld An (E-Mail) akzeptiert keine Platzhalter, es muss eine feste Adresse sein.
- Beim Auslöser E-Mail empfangen gibt es gar keine Platzhalter — Mailinhalte stehen aus Datenschutzgründen nicht zur Verfügung.
Mehr dazu im Artikel Automatisierungen: Aktionen.
Eigene Platzhalter anlegen — geht nicht, und das ist der Weg drumherum
Du kannst keinen eigenen Platzhalter erfinden: weder einen neuen Namen für Belege noch eine neue Variable für eine Mailvorlage. Beide Listen sind fest.
Für Belege gibt es dafür die Freitext-Felder: zehn frei belegbare Textblöcke je Layout, {custom_text_0} bis {custom_text_9}. Was darin steht, bestimmst du selbst — und du kannst die Beschriftung umbenennen, damit im Beleg-Editor „Zahlungshinweis" steht statt „Freitext 3".
- Öffne Einstellungen → Vorlagen und dort PDF Layouts.
- Wähle dein Layout und öffne die Freitexte.
- Vergib je Feld eine Bezeichnung und einen Standardtext.
- Beim einzelnen Beleg überschreibst du den Text im Abschnitt Freitext-Felder, ohne den Standard zu ändern.
Ein Freitext darf selbst wieder Platzhalter enthalten — so baust du dir z. B. eine eigene Anrede aus {Customer_First_Name} und {Customer_Last_Name}.
Ein elftes Feld lässt sich nicht anlegen, und der technische Name (custom_text_3) bleibt, auch wenn du die Beschriftung änderst. In der Word-Vorlage steht also weiterhin {custom_text_3}.
Schneller Weg: den Assistenten fragen
Statt die Tabellen zu durchsuchen, kannst du den KI-Assistenten in der App fragen: „Welche Platzhalter gibt es für Rechnungen?" oder „Welche Variablen kennt die Vorlage für die Rechnungs-Erinnerung?". Er liest dieselbe Liste, die Univents beim Rendern verwendet, und antwortet mit Name und Bedeutung.
Häufige Fragen
In meinem PDF steht {Foo} statt eines Werts. Was ist passiert? Der Platzhalter ist Univents unbekannt — fast immer ein Tippfehler oder eine Klammer zu viel. Ob du den falschen Namen im PDF liest oder nur eine leere Stelle siehst, hängt vom Layout ab: mit Word-Vorlage bleibt er sichtbar stehen, ohne Word-Vorlage bleibt die Stelle leer. Gleich prüfen: Steht der Name genau so in der Liste, samt Groß- und Kleinschreibung? Sind es einfache Klammern (Beleg) statt doppelter (Mail)? Steckt der Platzhalter in einem Word-Textfeld oder einer Form? Dort werden Platzhalter grundsätzlich nicht ersetzt.
Kann ich einen Beleg-Platzhalter in einer E-Mail-Vorlage verwenden? Nein. Die Namen unterscheiden sich schon in der Schreibweise ({Customer_Name} gegenüber {{customer_name}}) und stammen aus getrennten Listen.
Kann ich einen Platzhalter umbenennen? Nur die Beschriftung der zehn Freitext-Felder. Alle anderen Namen sind fest, weil sie den Wert bestimmen, den Univents einsetzt.
Warum ist ein Platzhalter leer geblieben? Meist, weil der Wert am Beleg, am Kontakt oder an der Veranstaltung nicht gepflegt ist. Trage ihn dort nach — z. B. die Steuernummer unter Einstellungen → Unternehmen für {workspace_tax_number}. Arbeitest du mit einem Layout ohne Word-Vorlage, prüfe zusätzlich die Schreibweise: Ein vertippter Name bleibt dort ebenfalls leer.