Aktionen einer Automatisierung (E-Mail, Aufgabe, Feld, Zuweisung)

Q: Warum lässt sich meine Regel nicht speichern?

Jede Regel braucht einen Auslöser und mindestens eine Aktion. Fehlt eine Pflichtangabe, erscheint oberhalb der Schaltflächen ein Hinweis und die Regel wird nicht gespeichert.

Du kannst die Aktionen einer Automatisierungsregel anlegen, konfigurieren und in die richtige Reihenfolge bringen.

Eine Automatisierungsregel reagiert auf einen Auslöser und führt danach eine oder mehrere Aktionen aus. In diesem Artikel erfährst du, welche Aktionstypen es in Univents gibt, wie du sie konfigurierst und wie du ihre Reihenfolge bestimmst.

Wo du Aktionen festlegst

Aktionen sind Teil einer Automatisierungsregel. Du legst sie im Regel-Editor an, der sich öffnet, wenn du eine neue Regel erstellst.

Öffne in deinem Workspace den Bereich Automatisierungen.
Klicke auf Neue Regel. Es öffnet sich der Dialog Neue Automatisierungsregel.
Vergib oben einen Regelname und wähle darunter unter Auslöser das Ereignis, das die Regel starten soll.
Scrolle zum Abschnitt Aktionen.

Im Abschnitt Aktionen legst du fest, was passieren soll, sobald der Auslöser zutrifft. Jede Regel braucht mindestens eine Aktion, damit du sie speichern kannst. Über die Schaltfläche Speichern unten im Dialog sicherst du die fertige Regel.

Die fünf Aktionstypen

Pro Aktion wählst du genau einen Typ aus dem Auswahlfeld. Es stehen fünf Typen zur Verfügung:

E-Mail senden: Verschickt eine E-Mail. Du hinterlegst eine Template-ID (zum Beispiel anfrage-bestaetigung) und optional einen Betreff.
Nutzer benachrichtigen: Informiert eine oder mehrere Personen. Trage die Nutzer-IDs (kommagetrennt, UUIDs) in das Feld ein.
Feld setzen: Ändert einen Wert am ausgelösten Datensatz. Du gibst das Feld (zum Beispiel priority) und den neuen Wert an.
Mitarbeiter zuweisen: Weist eine Person zu. Hier hinterlegst du die Nutzer-ID (UUID).
Aufgabe erstellen: Legt eine Aufgabe an. Du füllst Titel, Aufgabentyp (zum Beispiel general) und optional Zugewiesener Nutzer (UUID, optional) aus.

Je nach gewähltem Typ blendet der Editor automatisch die passenden Eingabefelder ein.

Aktion anlegen und konfigurieren

So fügst du eine Aktion zu deiner Regel hinzu:

Klicke im Abschnitt Aktionen auf Aktion hinzufügen. Eine neue Aktionszeile erscheint.
Wähle im Auswahlfeld den Aktionstyp (zum Beispiel E-Mail senden oder Aufgabe erstellen).
Fülle die eingeblendeten Felder aus, etwa Template-ID und Betreff bei einer E-Mail.
Wiederhole die Schritte für weitere Aktionen.

Du kannst pro Regel bis zu drei Aktionen anlegen. Sobald drei Aktionen vorhanden sind, wird die Schaltfläche Aktion hinzufügen ausgeblendet. Eine nicht mehr benötigte Aktion entfernst du über das Papierkorb-Symbol am rechten Rand der Zeile. Die letzte verbleibende Aktion lässt sich nicht löschen, da jede Regel mindestens eine Aktion braucht.

Reihenfolge der Aktionen festlegen

Wenn eine Regel mehrere Aktionen hat, werden sie von oben nach unten abgearbeitet. Über die Pfeile links an jeder Aktionszeile bestimmst du die Reihenfolge:

Klicke auf den Pfeil Nach oben, um eine Aktion eine Position weiter nach vorne zu schieben.
Klicke auf den Pfeil Nach unten, um sie weiter nach hinten zu verschieben.

Die oberste Aktion läuft zuerst, die unterste zuletzt. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn du erst ein Feld setzen möchtest und danach eine E-Mail senden lassen willst, die den neuen Wert berücksichtigt. Beim ersten Element ist der Pfeil Nach oben deaktiviert, beim letzten der Pfeil Nach unten.

Tipps

Gib jeder Regel unter Regelname einen sprechenden Namen wie „Anfrage bestätigen". So erkennst du in der Übersicht sofort, was sie tut.
Für Nutzer benachrichtigen kannst du mehrere Empfänger eintragen, indem du die UUIDs mit Komma trennst.
Nach dem Speichern kannst du in der Regelübersicht über das Pfeil-Symbol am rechten Rand einer Regel (Tooltip Verlauf anzeigen) den Ausführungsverlauf aufklappen und prüfen, wie die Regel gelaufen ist.
Eine Regel wirkt erst, wenn sie aktiv ist. Über den Schalter am rechten Rand der Regelübersicht stellst du sie auf Aktiv oder Inaktiv.

Häufige Fragen

Wie viele Aktionen kann eine Regel haben? Mindestens eine und höchstens drei. Sind drei Aktionen angelegt, verschwindet die Schaltfläche Aktion hinzufügen.

Kann ich den Typ einer bestehenden Aktion ändern? Ja. Wähle im Auswahlfeld der Aktionszeile einfach einen anderen Typ. Die Eingabefelder passen sich automatisch an den neuen Typ an.

Warum lässt sich meine Regel nicht speichern? Jede Regel braucht einen Auslöser und mindestens eine Aktion. Fehlt eine Pflichtangabe, erscheint oberhalb der Schaltflächen ein Hinweis und die Regel wird nicht gespeichert.