Aktionen einer Automatisierung (E-Mail, Aufgabe, Feld, Zuweisung)

Eine Automatisierungsregel reagiert auf einen Auslöser und führt danach eine oder mehrere Aktionen aus. In diesem Artikel erfährst du, welche Aktionstypen es in Univents gibt, wie du sie konfigurierst und wie du ihre Reihenfolge bestimmst.

Wo du Aktionen festlegst

Aktionen sind Teil einer Automatisierungsregel. Du legst sie im Regel-Editor an, der sich öffnet, wenn du eine neue Regel erstellst.

1. Öffne in deinem Workspace den Bereich Automatisierungen.
2. Klicke auf Neue Regel. Es öffnet sich der Dialog Neue Automatisierungsregel.
3. Vergib oben einen Regelname und wähle darunter unter Auslöser das Ereignis, das die Regel starten soll.
4. Scrolle zum Abschnitt Aktionen.

Im Abschnitt Aktionen legst du fest, was passieren soll, sobald der Auslöser zutrifft. Jede Regel braucht mindestens eine Aktion, damit du sie speichern kannst. Über die Schaltfläche Speichern unten im Dialog sicherst du die fertige Regel.

Die neun Aktionstypen

Pro Aktion wählst du im Auswahlfeld Aktionstyp genau einen der folgenden neun Typen:

• E-Mail senden: Verschickt eine E-Mail. Du wählst eine Vorlage aus deinen E-Mail-Vorlagen und kannst optional einen eigenen Betreff angeben. Beim Auslöser E-Mail empfangen steht dieser Typ nicht zur Verfügung (Schleifenschutz, damit eine eingehende Mail nicht automatisch eine neue Mail auslöst).
• Nutzer benachrichtigen: Informiert eine oder mehrere Personen aus deinem Team. Du wählst die Nutzer direkt aus einer durchsuchbaren Liste der Workspace-Mitglieder.
• Feld setzen: Ändert einen Wert am ausgelösten Datensatz (z. B. an der Veranstaltung oder Anfrage). Du wählst das Feld aus einer vorgegebenen Liste (etwa Interne Notiz oder Projektplaner) und trägst den neuen Wert ein.
• Mitarbeiter zuweisen: Weist eine Person als Zuständigen Mitarbeiter zu. Du wählst sie aus der Mitgliederliste.
• Aufgabe erstellen: Legt eine Aufgabe an. Du füllst Titel, Aufgabentyp (zum Beispiel Checkliste, Angebot oder Lieferschein) und optional einen Zugewiesenen Nutzer aus.
• Function-Sheet erstellen: Legt automatisch ein Function-Sheet für die verknüpfte Veranstaltung mit einer Standard-Vorlage an. Es sind keine weiteren Einstellungen nötig.
• Verzögerung: Pausiert die Regel für eine festgelegte Dauer (Minuten, Stunden oder Tage), bevor die nächste Aktion läuft. Über den Schalter Bedingungen beim Fortsetzen erneut prüfen legst du fest, ob die Bedingungen der Regel nach der Wartezeit noch einmal gegen den aktuellen Stand geprüft werden.
• KI-Klassifizierung: Lässt die KI ein Zielfeld anhand von dir vorgegebener Labels befüllen. Verbraucht KI-Credits deines Workspaces (siehe KI-Guthaben und Nutzung).
• KI-Antwortentwurf: Erstellt einen Antwortentwurf für eine eingegangene E-Mail — ein Mensch prüft und versendet ihn, es wird nie automatisch verschickt. Nur beim Auslöser E-Mail empfangen verfügbar. Verbraucht KI-Credits (siehe KI-Guthaben und Nutzung).

Je nach gewähltem Typ blendet der Editor automatisch die passenden Eingabefelder ein. Pro Regel ist außerdem höchstens eine der beiden KI-Aktionen erlaubt, und einzelne Typen stehen je nach Auslöser gar nicht zur Auswahl (siehe oben bei E-Mail senden und KI-Antwortentwurf).

Aktion anlegen und konfigurieren

So fügst du eine Aktion zu deiner Regel hinzu:

1. Klicke im Abschnitt Aktionen auf Aktion hinzufügen für einen der acht regulären Aktionstypen — oder auf Verzögerung hinzufügen, wenn du eine Wartezeit einbauen willst. Eine neue Aktionszeile erscheint.
2. Wähle im Auswahlfeld Aktionstyp den gewünschten Typ (zum Beispiel E-Mail senden oder Aufgabe erstellen).
3. Fülle die eingeblendeten Felder aus, etwa Vorlage und Betreff bei einer E-Mail.
4. Wiederhole die Schritte für weitere Aktionen.

Pro Regel sind höchstens drei reguläre Aktionen erlaubt — jeder Typ außer Verzögerung zählt dazu. Verzögerungen zählen nicht gegen dieses Limit, aber insgesamt sind pro Regel maximal 7 Aktionszeilen möglich (reguläre Aktionen und Verzögerungen zusammengerechnet). Ist ein Limit erreicht, blendet der Editor den passenden Button (Aktion hinzufügen bzw. Verzögerung hinzufügen) aus. Eine nicht mehr benötigte Aktion entfernst du über das Papierkorb-Symbol am rechten Rand der Zeile. Die letzte verbleibende Aktion lässt sich nicht löschen, da jede Regel mindestens eine Aktion braucht.

Reihenfolge der Aktionen festlegen

Wenn eine Regel mehrere Aktionen hat, werden sie von oben nach unten abgearbeitet. Über die Pfeile links an jeder Aktionszeile bestimmst du die Reihenfolge:

1. Klicke auf den Pfeil Nach oben, um eine Aktion eine Position weiter nach vorne zu schieben.
2. Klicke auf den Pfeil Nach unten, um sie weiter nach hinten zu verschieben.

Die oberste Aktion läuft zuerst, die unterste zuletzt. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn du erst ein Feld setzen möchtest und danach eine E-Mail senden lassen willst, die den neuen Wert berücksichtigt. Beim ersten Element ist der Pfeil Nach oben deaktiviert, beim letzten der Pfeil Nach unten.

Tipps

• Gib jeder Regel unter Regelname einen sprechenden Namen wie „Anfrage bestätigen". So erkennst du in der Übersicht sofort, was sie tut.
• Für Nutzer benachrichtigen kannst du mehrere Empfänger direkt aus der Mitgliederliste auswählen.
• Nach dem Speichern kannst du in der Regelübersicht über das Pfeil-Symbol am rechten Rand einer Regel (Tooltip Verlauf anzeigen) den Ausführungsverlauf aufklappen und prüfen, wie die Regel gelaufen ist.
• Eine Regel wirkt erst, wenn sie aktiv ist. Über den Schalter am rechten Rand der Regelübersicht stellst du sie auf Aktiv oder Inaktiv.

Häufige Fragen

Wie viele Aktionen kann eine Regel haben? Mindestens eine und höchstens drei reguläre Aktionen. Zusätzlich kannst du beliebig viele Verzögerungen dazwischen einfügen — insgesamt sind maximal 7 Aktionszeilen pro Regel möglich. Ist ein Limit erreicht, verschwindet der passende Button.

Kann ich den Typ einer bestehenden Aktion ändern? Ja. Wähle im Auswahlfeld der Aktionszeile einfach einen anderen Typ. Die Eingabefelder passen sich automatisch an den neuen Typ an.

Warum lässt sich meine Regel nicht speichern? Jede Regel braucht einen Auslöser und mindestens eine Aktion. Fehlt eine Pflichtangabe, erscheint oberhalb der Schaltflächen ein Hinweis und die Regel wird nicht gespeichert.