DATEV-export: facturen als boekingsstapel naar je belastingadviseur
Uitgaande facturen downloaden als EXTF-boekingsstapel voor DATEV: instellingen opgeven, voorbeeld controleren, begrijpen welke facturen ontbreken en waarom, het bestand aan je belastingadviseur geven.
De DATEV-export maakt van je uitgaande facturen een boekingsstapel in EXTF-formaat — het bestand dat je belastingadviseur rechtstreeks inleest. Je vindt hem onder Integraties → DATEV.
De export levert boekingen op, geen documenten. Heeft je belastingadviseur daarnaast ook de PDF’s nodig, gebruik dan de documentenexport — ze vullen elkaar aan.
In de video zie je hoe je de documentenexport start, DATEV instelt met adviseursnummer en cliëntnummer en opbrengstrekeningen toewijst aan producten, locaties en categorieën.
De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.
1. Instellingen opgeven (eenmalig)
Zonder instellingen verschijnt er geen exportgedeelte. Je hebt nodig:
| Veld | Waar vandaan |
|---|---|
| Adviseursnummer en Cliëntnummer | van je belastingadviseur |
| Rekeningschema (SKR03 of SKR04) | van je belastingadviseur |
| Lengte grootboeknummers | meestal 4 |
| Begin boekjaar | meestal 1 januari |
| Debiteurenrekening (standaard) | verzamelrekening voor klanten zonder eigen debiteurennummer, bijv. 10000 |
| Opbrengstrekening per btw-tarief | één rij per tarief, bijv. 19% op 8400 en 7% op 8300 in SKR03. Je kunt zoveel tarieven toevoegen als je wilt, ook 0% |
| BU-sleutel per btw-tarief | of een BU-sleutel of het vinkje „Automatische rekening”. Bij een automatische rekening haalt DATEV de belasting zelf uit de rekening en blijft de sleutel leeg |
| Standaardkostenplaats | optioneel, geldt als noch het artikel noch de categorie er een heeft |
Opslaan — daarna verschijnt het exportgedeelte erboven.
1a. Opbrengstrekening en kostenplaats beheren
De export zoekt beide in een vaste volgorde en neemt de eerste treffer:
| Volgorde | |
|---|---|
| Opbrengstrekening | factuurregel → artikel → productcategorie → Locatie → standaard per btw-tarief |
| Kostenplaats | artikel → productcategorie → Locatie → standaardkostenplaats |
De opbrengstrekening vul je in bij het artikel onder Inventaris → Artikel → Boekhouding of bij de Productcategorie als een hele groep op dezelfde rekening moet. De kostenplaats staat op dezelfde twee plekken.
Twee bedrijven gescheiden boeken
Heb je twee panden en heeft je belastingadviseur de omzet gescheiden nodig voor de Gewerbesteuer, stel dan de opbrengstrekening per btw-tarief rechtstreeks in bij de Locatie (onder Locaties, sectie Boekhouding). Die geldt voor alle evenementen daar — maar alleen waar noch bij het artikel noch bij de categorie een rekening is ingesteld.
Zo blijft je cateringactiviteit zonder locatie op de standaardrekeningen staan en wordt alleen wat daadwerkelijk in een van de panden plaatsvindt apart geboekt. De artikelen hoef je daarvoor niet dubbel aan te maken.
Rekeningen in Excel aanvullen
Onder Inventaris vind je de knop Producten exporteren. Het bestand bevat opbrengstrekening en kostenplaats als eigen kolommen en kan ongewijzigd weer worden geïmporteerd. Je kunt de rekeningen dus rustig in Excel aanvullen en terugzetten, in plaats van elk artikel afzonderlijk te openen.
Bij het terugzetten worden alleen lege velden gevuld. Een reeds ingestelde rekening wijzigt de import niet — open het artikel om te corrigeren.
2. Voorbeeld controleren (aanbevolen)
Kies een periode en klik op Voorbeeld controleren. Het voorbeeld maakt geen bestand aan en markeert niets als geëxporteerd. Het vertelt je:
- hoeveel facturen in de stapel komen en hoeveel boekingsregels dat worden,
- welke facturen NIET in de stapel staan — met documentnummer en reden,
- hoeveel facturen op de verzameldebiteur boeken,
- hoeveel regels op de standaardopbrengstrekening terechtkomen,
- of regels helemaal geen opbrengstrekening hebben.
Dat is de moeite waard, omdat de export zelf niet zonder gevolgen te herhalen is: hij registreert bij elke opgenomen factuur dat die is geëxporteerd (zie punt 4).
Waarom ontbreekt een factuur in de stapel?
| Melding | Betekenis | Wat te doen |
|---|---|---|
| Geen boekbare regel | Alle regels van de factuur zijn verwijderd, optioneel, niet in rekening gebracht of onderdeel van een pakket — er valt niets te boeken. Komt vaak voor bij facturen uit een gegevensoverdracht die alleen een kop en geen regels hebben. | Open de factuur en controleer of er regels ontbreken. Klopt het bedrag maar is er geen regel, dan hoort die met de hand in de boekhouding. |
3. Wat de meldingen over de standaardwaarden betekenen
Beide zijn geen fouten — voor veel bedrijven is precies dit de gewenste situatie:
- „boeken op de verzameldebiteur” — bij het contact is geen debiteurennummer ingesteld. Al deze klanten komen op dezelfde rekening. Je belastingadviseur kan daarmee boeken, maar kan geen openstaandepostenlijst per klant bijhouden. Als je die nodig hebt: vul het debiteurennummer in bij het contact. Hoort het contact bij een bedrijf, dan volstaat het nummer bij het bedrijf — de contactpersonen erven het.
Veel nummers tegelijk: via de Contactimport is er de kolom Debiteurennummer, en via Contacten exporteren → Excel krijg je een lijst met klantnummer, debiteurennummer, naam en adres. Zo kun je het bestaande bestand exporteren, rustig aanvullen en weer inlezen.
De debiteuren zelf heeft je belastingadviseur ook nodig in DATEV: Contacten exporteren → CSV (DATEV) downloadt een bestand dat DATEV rechtstreeks als debiteurenstamgegevens inleest (puntkomma-gescheiden, Windows-tekenset, straat en huisnummer in één kolom, land als code zoals
DE). Excel-bestanden leest DATEV niet automatisch in.
- „boeken op de standaardopbrengstrekening” — bij het artikel en bij de productcategorie is geen opbrengstrekening ingesteld, dus geldt de standaardwaarde per btw-tarief. Wil je omzet per tak scheiden (eten, drinken, verhuur), vul dan de opbrengstrekening in bij het artikel of bij de categorie.
- „hebben HELEMAAL GEEN opbrengstrekening” — dat is een echt probleem: de boekingsregel zou geen tegenrekening hebben en DATEV wijst hem af. Vul de standaardopbrengstrekeningen aan in de instellingen.
4. Exporteren
Boekingsstapel exporteren downloadt het CSV-bestand en registreert bij elke opgenomen factuur dat die is geëxporteerd. Bij de volgende export zijn deze facturen daarom niet meer opgenomen — zo boekt je belastingadviseur niets dubbel.
Heb je een periode nog eens volledig nodig, zet dan het vinkje „Reeds geëxporteerde facturen opnemen”.
⚠️ Facturen die niet in de stapel stonden, krijgen de registratie niet — ze verschijnen bij de volgende export opnieuw, zodra ze boekbare regels hebben.
5. Welke facturen in aanmerking komen
Facturen in de statussen Uitgegeven, Verzonden, Betaald, Achterstallig en Geannuleerd en Creditnota’s in de statussen Uitgegeven, Verzonden en Vereffend. Offertes, pakbonnen en concepten blijven buiten.
Een geannuleerde factuur en de bijbehorende creditnota gaan allebei mee: de factuur is aan de klant gestuurd en moet worden geboekt, de creditnota gelijkt haar uit. De creditnota verschijnt als boeking aan de creditzijde, dus met omgekeerde richting.
De periode heeft betrekking op de Uitgiftedatum van het document.
6. Prestatiedatum
Elke boekingsregel bevat naast de factuurdatum ook de Prestatiedatum (kolom „Prestatiedatum” in de stapel). Zo wijst je belastingadviseur de omzet toe aan de maand waarin je de prestatie hebt geleverd — een factuur van 3 september voor een evenement op 12 augustus hoort btw-technisch bij augustus.
De datum komt uit:
- de prestatieperiode in de kop van het document (begin),
- anders het begin van het evenement waaraan het document hangt,
- anders blijft het veld leeg — DATEV neemt dan de factuurdatum.
Bij meerdaagse evenementen telt de eerste dag. Creditnota’s nemen de prestatiedatum van hun factuur over.