Exportação DATEV: faturas como lote de lançamentos para o contabilista
Descarregar as faturas emitidas como lote de lançamentos EXTF para o DATEV: definir as definições, verificar a pré-visualização, perceber que faturas faltam e porquê, entregar o ficheiro ao contabilista.
A exportação DATEV transforma as faturas emitidas num lote de lançamentos em formato EXTF — o ficheiro que o contabilista importa diretamente. Encontra-se em Integrações → DATEV.
A exportação fornece lançamentos contabilísticos, não documentos. Se o contabilista precisar também dos PDF, utilizar a exportação de documentos — as duas completam-se.
No vídeo mostra-se como iniciar a exportação de documentos, configurar o DATEV com o número de consultor e o número de mandante e atribuir contas de receitas a produtos, espaços e categorias.
Os passos individuais encontram-se também por escrito abaixo.
1. Definir as definições (uma só vez)
Sem definições, a área de exportação não aparece. São necessários:
| Campo | Origem |
|---|---|
| Número de consultor e Número de mandante | fornecidos pelo contabilista |
| Plano de contas (SKR03 ou SKR04) | fornecido pelo contabilista |
| Comprimento das contas | normalmente 4 |
| Início do exercício | em regra, 1 de janeiro |
| Conta de devedores (predefinida) | conta coletiva para clientes sem número de devedor próprio, p. ex. 10000 |
| Conta de receitas por taxa de IVA | uma linha por taxa, p. ex. 19 % em 8400 e 7 % em 8300 no SKR03. É possível criar quantas taxas forem necessárias, incluindo 0 % |
| Código BU por taxa de IVA | ou um código BU, ou a caixa «Conta automática». Se for uma conta automática, o DATEV obtém o imposto a partir da própria conta e o código fica vazio |
| Centro de custo predefinido | opcional, aplica-se quando nem o artigo nem a categoria têm um |
Guardar — a área de exportação aparece depois acima.
1a. Manter a conta de receitas e o centro de custos
A exportação procura ambos numa ordem fixa e utiliza o primeiro resultado encontrado:
| Ordem | |
|---|---|
| Conta de receitas | linha da fatura → artigo → categoria de produto → espaço → predefinição por taxa de IVA |
| Centro de custos | artigo → categoria de produto → espaço → centro de custo predefinido |
A conta de receitas indica-se no artigo, em Inventário → Artigo → Contabilidade, ou na categoria de produto, quando um grupo inteiro deve ir para a mesma conta. O centro de custos encontra-se nos mesmos dois locais.
Contabilizar dois estabelecimentos em separado
Quando existem dois estabelecimentos e o contabilista precisa de ter as receitas separadas para efeitos de imposto comercial, definir a conta de receitas por taxa de IVA diretamente no espaço (em Espaços, secção Contabilidade). Aplica-se a todos os eventos aí realizados — mas apenas onde nem o artigo nem a categoria têm uma conta definida.
Assim, a atividade de catering sem ligação a um espaço permanece nas contas predefinidas e só o que se realiza efetivamente num dos estabelecimentos é contabilizado em separado. Para isso, não é necessário criar os artigos duas vezes.
Completar as contas em Excel
Em Inventário existe o botão Exportar produtos. O ficheiro contém a conta de receitas e o centro de custos como colunas próprias e pode ser reimportado sem alterações. As contas podem, portanto, ser completadas com calma em Excel e reimportadas, em vez de abrir cada artigo individualmente.
Ao reimportar, só são preenchidos os campos vazios. Uma conta já definida não é alterada pela importação — para a corrigir, abrir o artigo.
2. Verificar a pré-visualização (recomendado)
Selecionar o período e clicar em Verificar pré-visualização. A pré-visualização não gera nenhum ficheiro e não marca nada como exportado. Indica:
- quantas faturas entram no lote e quantas linhas de lançamento resultam daí,
- que faturas NÃO constam do lote — com número do documento e motivo,
- quantas faturas são lançadas no devedor coletivo,
- quantas linhas ficam na conta de receitas predefinida,
- se existem linhas sem qualquer conta de receitas.
Compensa, porque a própria exportação não pode ser repetida sem consequências: regista em cada fatura incluída que foi exportada (ver ponto 4).
Porque falta uma fatura no lote?
| Aviso | Significado | O que fazer |
|---|---|---|
| Nenhuma linha contabilizável | Todas as linhas da fatura estão eliminadas, são opcionais, não são cobradas ou fazem parte de um pacote — não há nada para contabilizar. Frequente em faturas provenientes de uma migração de dados que têm apenas cabeçalho e nenhuma linha. | Abrir a fatura e verificar se faltam linhas. Se o montante estiver correto mas não existir nenhuma linha, tem de ser lançada manualmente na contabilidade. |
3. O que significam os avisos sobre os valores predefinidos
Nenhum deles é um erro — para muitas empresas, é precisamente o estado pretendido:
- «lançar no devedor coletivo» — no contacto não existe número de devedor. Todos esses clientes ficam na mesma conta. O contabilista consegue lançar, mas não consegue manter uma lista de saldos em aberto por cliente. Se for necessária: indicar o número de devedor no contacto. Se o contacto pertencer a uma empresa, basta o número na empresa — as pessoas de contacto herdam-no.
Muitos números de uma só vez: na importação de contactos existe a coluna Número de devedor e, através de Exportar contactos → Excel, obtém-se uma lista com número de cliente, número de devedor, nome e morada. Assim, é possível extrair a base existente, completá-la com calma e reimportá-la.
O contabilista precisa também dos próprios devedores no DATEV: Exportar contactos → CSV (DATEV) descarrega um ficheiro que o DATEV importa diretamente como dados mestre de devedores (separado por ponto e vírgula, conjunto de caracteres Windows, rua e número de porta numa só coluna, país como abreviatura, p. ex.
DE). O DATEV não importa ficheiros Excel automaticamente.
- «lançar na conta de receitas predefinida» — no artigo e na categoria de produto não existe conta de receitas, pelo que se aplica a predefinição por taxa de IVA. Para separar as receitas por área de negócio (refeições, bebidas, aluguer), indicar a conta de receitas no artigo ou na categoria.
- «ficam SEM qualquer conta de receitas» — este é um problema real: a linha de lançamento ficaria sem conta de contrapartida e o DATEV rejeita-a. Completar as contas de receitas predefinidas nas definições.
4. Exportar
Exportar lote de lançamentos descarrega o ficheiro CSV e regista em cada fatura incluída que foi exportada. Na exportação seguinte, essas faturas deixam, por isso, de constar — assim, o contabilista não lança nada em duplicado.
Se for necessário voltar a obter um período completo, marcar a caixa «Incluir faturas já exportadas».
⚠️ As faturas que não constavam do lote não recebem esse registo — voltam a aparecer na exportação seguinte, assim que tiverem linhas contabilizáveis.
5. Que faturas são elegíveis
Faturas nos estados Emitida, Enviada, Paga, Em atraso e Anulada, bem como notas de crédito nos estados Emitida, Enviada e Compensada. Orçamentos, guias de remessa e rascunhos ficam de fora.
Uma fatura anulada e a respetiva nota de crédito são ambas incluídas: a fatura foi emitida ao cliente e tem de ser lançada, a nota de crédito compensa-a. A nota de crédito aparece como lançamento a crédito, ou seja, com o sentido invertido.
O período refere-se à Data de emissão do documento.
6. Data da prestação
Cada linha de lançamento contém, além da data da fatura, também a Data da prestação (coluna «Data da prestação» no lote). Assim, o contabilista atribui a receita ao mês em que o serviço foi prestado — uma fatura de 3 de setembro relativa a um evento de 12 de agosto pertence a agosto para efeitos de IVA.
A data provém de:
- o período da prestação no cabeçalho do documento (início),
- caso contrário, o início do evento ao qual o documento está associado,
- caso contrário, o campo fica vazio — o DATEV utiliza então a data da fatura.
Em eventos de vários dias, conta o primeiro dia. As notas de crédito assumem a data da prestação da respetiva fatura.