Exportación a DATEV: facturas como lote de asientos para la asesoría
Descarga las facturas emitidas como lote de asientos EXTF para DATEV: configura los ajustes, revisa la vista previa, entiende qué facturas faltan y por qué, y entrega el archivo a tu asesoría.
La exportación a DATEV convierte tus facturas emitidas en un lote de asientos en formato EXTF, el archivo que tu asesoría importa directamente. La encuentras en Integraciones → DATEV.
La exportación entrega asientos, no documentos. Si tu asesoría necesita además los PDF, usa la exportación de documentos; ambas se complementan.
En el vídeo ves cómo iniciar la exportación de documentos, configurar DATEV con el número de asesor y el número de mandante, y asignar cuentas de ingresos a productos, espacios y categorías.
Los pasos también los tienes más abajo por escrito.
1. Configurar los ajustes (una sola vez)
Sin ajustes no aparece la sección de exportación. Necesitas:
| Campo | Origen |
|---|---|
| Número de asesor y Número de mandante | de tu asesoría |
| Plan contable (SKR03 o SKR04) | de tu asesoría |
| Longitud de las cuentas | normalmente 4 |
| Inicio del ejercicio | por lo general el 1 de enero |
| Cuenta de deudores (predeterminada) | cuenta colectiva para clientes sin número de deudor propio, p. ej. 10000 |
| Cuenta de ingresos por tipo impositivo | una fila por tipo, p. ej. 19 % en 8400 y 7 % en 8300 en el SKR03. Puedes crear tantos tipos como quieras, también 0 % |
| Clave BU por tipo impositivo | una clave BU o la casilla «Cuenta automática». Si es una cuenta automática, DATEV toma el impuesto de la propia cuenta y la clave queda vacía |
| Centro de coste predeterminado | opcional; se aplica si ni el artículo ni la categoría tienen ninguno |
Guarda: a continuación aparece encima la sección de exportación.
1a. Mantener la cuenta de ingresos y el centro de coste
La exportación busca ambos en un orden fijo y se queda con la primera coincidencia:
| Orden | |
|---|---|
| Cuenta de ingresos | línea de factura → artículo → Categoría de producto → Espacio → valor predeterminado por tipo impositivo |
| Centro de coste | artículo → Categoría de producto → Espacio → Centro de coste predeterminado |
La cuenta de ingresos se introduce en el artículo, en Inventario → Artículo → Contabilidad, o en la Categoría de producto si quieres que todo un grupo vaya a la misma cuenta. El centro de coste está en esos mismos dos sitios.
Contabilizar dos negocios por separado
Si gestionas dos locales y tu asesoría necesita los ingresos por separado para el impuesto comercial (Gewerbesteuer), indica la cuenta de ingresos por tipo impositivo directamente en el Espacio (en Espacios, sección Contabilidad). Se aplica a todos los eventos que se celebren allí, pero solo cuando ni en el artículo ni en la categoría hay una cuenta definida.
Así, tu negocio de catering sin vínculo a un espacio se queda en las cuentas predeterminadas, y solo lo que se celebra realmente en uno de los locales se contabiliza por separado. No tienes que crear los artículos por duplicado.
Completar las cuentas en Excel
En Inventario encontrarás el botón Exportar productos. El archivo incluye la cuenta de ingresos y el centro de coste como columnas propias y se puede volver a importar sin cambios. Así puedes completar las cuentas con calma en Excel y volver a subirlas, en lugar de abrir cada artículo uno por uno.
Al volver a subir el archivo solo se rellenan los campos vacíos. Una cuenta ya definida no la modifica la importación; para corregirla, abre el artículo.
2. Revisar la vista previa (recomendado)
Elige el periodo y haz clic en Revisar vista previa. La vista previa no genera ningún archivo y no marca nada como exportado. Te indica:
- cuántas facturas entran en el lote y cuántas líneas de asiento resultan de ellas,
- qué facturas NO están en el lote, con número de documento y motivo,
- cuántas facturas se contabilizan en el deudor colectivo,
- cuántas líneas acaban en la cuenta de ingresos predeterminada,
- si hay líneas sin ninguna cuenta de ingresos.
Merece la pena, porque la exportación en sí no se puede repetir sin consecuencias: marca cada factura incluida como exportada (ver el punto 4).
¿Por qué falta una factura en el lote?
| Aviso | Significado | Qué hacer |
|---|---|---|
| Ninguna línea contabilizable | Todas las líneas de la factura están eliminadas, son opcionales, no se cobran o forman parte de un paquete: no hay nada que contabilizar. Es frecuente en facturas procedentes de una migración de datos que solo tienen cabecera y ninguna línea. | Abre la factura y comprueba si faltan líneas. Si el importe es correcto pero no hay ninguna línea, hay que contabilizarla a mano. |
3. Qué significan los avisos sobre los valores predeterminados
Ninguno de los dos es un error: para muchos negocios es justo el estado deseado:
- «contabilizar en el deudor colectivo»: el contacto no tiene número de deudor. Todos esos clientes acaban en la misma cuenta. Tu asesoría puede contabilizar así, pero no puede llevar una lista de partidas abiertas por cliente. Si la necesitas, introduce el número de deudor en el contacto. Si el contacto pertenece a una empresa, basta con el número en la empresa: las personas de contacto lo heredan.
Muchos números a la vez: en la Importación de contactos hay una columna Número de deudor, y con Exportar contactos → Excel obtienes una lista con número de cliente, número de deudor, nombre y dirección. Así puedes sacar los datos existentes, completarlos con calma y volver a importarlos.
Tu asesoría también necesita los deudores en DATEV: Exportar contactos → CSV (DATEV) descarga un archivo que DATEV lee directamente como datos maestros de deudores (separado por punto y coma, juego de caracteres de Windows, calle y número en una sola columna, país como código, p. ej.
DE). DATEV no lee archivos Excel automáticamente.
- «contabilizar en la cuenta de ingresos predeterminada»: ni en el artículo ni en la categoría de producto hay una cuenta de ingresos definida, así que se aplica el valor predeterminado por tipo impositivo. Si quieres separar los ingresos por áreas (comida, bebidas, alquiler), introduce la cuenta de ingresos en el artículo o en la categoría.
- «no tienen NINGUNA cuenta de ingresos»: este sí es un problema real: la línea de asiento no tendría contrapartida y DATEV la rechaza. Añade las cuentas de ingresos predeterminadas en los ajustes.
4. Exportar
Exportar lote de asientos descarga el archivo CSV y marca cada factura incluida como exportada. Por eso, en la siguiente exportación esas facturas ya no aparecen, y así la asesoría no contabiliza nada dos veces.
Si necesitas volver a obtener un periodo completo, marca la casilla «Incluir facturas ya exportadas».
⚠️ Las facturas que no estaban en el lote no reciben la marca: volverán a aparecer en la siguiente exportación en cuanto tengan líneas contabilizables.
5. Qué facturas entran en consideración
Facturas en los estados Emitida, Enviada, Pagada, Vencida y Anulada, así como Notas de crédito en los estados Emitida, Enviada y Compensada. Los presupuestos, los albaranes y los borradores quedan fuera.
Una factura anulada y su nota de crédito se incluyen ambas: la factura se emitió al cliente y hay que contabilizarla; la nota de crédito la compensa. La nota de crédito aparece como asiento en el Haber, es decir, con el sentido inverso.
El periodo se refiere a la Fecha de emisión del documento.
6. Fecha de prestación
Cada línea de asiento lleva, además de la fecha de la factura, la Fecha de prestación (columna «Fecha de prestación» del lote). Así, tu asesoría asigna el ingreso al mes en que prestaste el servicio: una factura del 3 de septiembre por un evento del 12 de agosto pertenece a agosto a efectos del IVA.
La fecha se toma de:
- el periodo de prestación en la cabecera del documento (inicio),
- si no, el inicio del evento al que está vinculado el documento,
- si no, el campo queda vacío: DATEV usa entonces la fecha de la factura.
En los eventos de varios días cuenta el primer día. Las notas de crédito toman la fecha de prestación de su factura.