Esportazione DATEV: fatture come lotto di registrazioni per il commercialista
Scarica le fatture emesse come lotto di registrazioni EXTF per DATEV: imposta le impostazioni, controlla l’anteprima, capisci quali fatture mancano e perché, consegna il file al commercialista.
L'esportazione DATEV trasforma le tue fatture emesse in un lotto di registrazioni in formato EXTF, il file che il tuo commercialista importa direttamente. La trovi in Integrazioni → DATEV.
L'esportazione fornisce registrazioni contabili, non documenti. Se il tuo commercialista ha bisogno anche dei PDF, usa l'esportazione dei documenti: le due funzioni si completano.
Nel video vedi come avviare l'esportazione dei documenti, configurare DATEV con numero consulente e numero mandante e assegnare conti di ricavo a prodotti, location e categorie.
Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.
1. Imposta le impostazioni (una tantum)
Senza impostazioni non compare la sezione di esportazione. Ti servono:
| Campo | Dove trovarlo |
|---|---|
| Numero consulente e Numero mandante | dal tuo commercialista |
| Piano dei conti (SKR03 o SKR04) | dal tuo commercialista |
| Lunghezza dei conti contabili | di solito 4 |
| Inizio dell'esercizio | di norma il 1° gennaio |
| Conto debitori (predefinito) | conto collettivo per i clienti senza un numero debitore proprio, ad es. 10000 |
| Conto di ricavo per aliquota IVA | una riga per aliquota, ad es. 19 % su 8400 e 7 % su 8300 nello SKR03. Puoi creare tutte le aliquote che ti servono, anche 0 % |
| Codice BU per aliquota IVA | oppure un codice BU oppure la spunta «Conto automatico». Se è un conto automatico, DATEV ricava l'imposta direttamente dal conto e il codice resta vuoto |
| Centro di costo predefinito | facoltativo, vale se né l'articolo né la categoria ne hanno uno |
Salva: la sezione di esportazione compare subito sopra.
1a. Gestire conto di ricavo e centro di costo
L'esportazione cerca entrambi in un ordine fisso e prende la prima corrispondenza:
| Ordine | |
|---|---|
| Conto di ricavo | riga della fattura → articolo → categoria di prodotto → Location → valore predefinito per aliquota IVA |
| Centro di costo | articolo → categoria di prodotto → Location → centro di costo predefinito |
Il conto di ricavo lo inserisci nell'articolo, in Inventario → Articolo → Contabilità, oppure nella Categoria di prodotto, se un intero gruppo deve confluire sullo stesso conto. Il centro di costo si trova negli stessi due punti.
Registrare separatamente due attività
Gestisci due strutture e il tuo commercialista ha bisogno dei ricavi separati per l'imposta commerciale? Indica il conto di ricavo per aliquota IVA direttamente nella Location (in Location, sezione Contabilità). Vale per tutti gli eventi che si svolgono lì, ma solo dove né l'articolo né la categoria hanno un conto.
In questo modo la tua attività di catering senza riferimento a una sala resta sui conti predefiniti, e viene registrato separatamente solo ciò che si svolge davvero in una delle strutture. Non devi creare due volte gli articoli.
Completare i conti in Excel
In Inventario trovi il pulsante Esporta prodotti. Il file contiene conto di ricavo e centro di costo come colonne a parte e si può reimportare senza modifiche. Puoi quindi integrare i conti con calma in Excel e ricaricarli, invece di aprire ogni articolo uno per uno.
Quando li reimporti vengono compilati solo i campi vuoti. Un conto già impostato non viene modificato dall'importazione: per correggerlo, apri l'articolo.
2. Controlla l'anteprima (consigliato)
Scegli il periodo e clicca su Controlla anteprima. L'anteprima non genera nessun file e non segna Niente come esportato. Ti dice:
- quante fatture entrano nel lotto e quante righe di registrazione ne derivano,
- quali fatture NON sono nel lotto, con numero del documento e motivo,
- quante fatture vengono registrate sul debitore collettivo,
- quante righe finiscono sul conto di ricavo predefinito,
- se ci sono righe che non hanno alcun conto di ricavo.
Ne vale la pena perché l'esportazione vera e propria non si può ripetere senza conseguenze: segna su ogni fattura inclusa che è stata esportata (vedi punto 4).
Perché manca una fattura nel lotto?
| Avviso | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Nessuna riga registrabile | Tutte le righe della fattura sono eliminate, facoltative, non addebitate o parte di un pacchetto: non c'è nulla da registrare. Succede spesso con le fatture provenienti da una migrazione di dati che hanno solo l'intestazione e nessuna riga. | Apri la fattura e controlla se mancano delle righe. Se l'importo è corretto ma non c'è nessuna riga, la fattura va registrata a mano in contabilità. |
3. Cosa significano gli avvisi sui valori predefiniti
Entrambi non sono errori: per molte attività è esattamente la situazione voluta:
- «registrate sul debitore collettivo»: nel contatto non è indicato nessun numero debitore. Tutti questi clienti finiscono sullo stesso conto. Il tuo commercialista può registrare, ma non può tenere una lista delle partite aperte per cliente. Se ti serve, inserisci il numero debitore nel contatto. Se il contatto appartiene a un'azienda, basta il numero sull'azienda: le persone di riferimento lo ereditano.
Molti numeri in una volta: nell'importazione contatti c'è la colonna Numero debitore, e con Esporta contatti → Excel ottieni un elenco con numero cliente, numero debitore, nome e indirizzo. Così puoi estrarre i dati esistenti, integrarli con calma e reimportarli.
Il tuo commercialista ha bisogno dei debitori stessi anche in DATEV: Esporta contatti → CSV (DATEV) scarica un file che DATEV legge direttamente come anagrafica debitori (separato da punto e virgola, set di caratteri Windows, via e numero civico in un'unica colonna, paese come sigla, ad es.
DE). DATEV non importa automaticamente i file Excel.
- «registrate sul conto di ricavo predefinito»: nell'articolo e nella categoria di prodotto non è indicato alcun conto di ricavo, quindi vale il valore predefinito per aliquota IVA. Se vuoi separare i ricavi per settore (cibo, bevande, affitto), inserisci il conto di ricavo nell'articolo o nella categoria.
- «NON hanno ALCUN conto di ricavo»: è un vero problema, perché la riga di registrazione non avrebbe un controconto e DATEV la rifiuta. Inserisci i conti di ricavo predefiniti nelle impostazioni.
4. Esportare
Esporta lotto di registrazioni scarica il file CSV e segna su ogni fattura inclusa che è stata esportata. Alla prossima esportazione queste fatture non sono quindi più incluse: così il commercialista non registra nulla due volte.
Se ti serve di nuovo un periodo completo, spunta «Includi le fatture già esportate».
⚠️ Le fatture che non erano nel lotto non ricevono questa annotazione: ricompaiono alla prossima esportazione, non appena hanno righe registrabili.
5. Quali fatture entrano in considerazione
Fatture negli stati Emessa, Inviata, Pagata, Scaduta e Stornata, nonché Note di credito negli stati Emessa, Inviata e Compensata. I preventivi, i documenti di trasporto e le bozze restano esclusi.
Una fattura stornata e la sua nota di credito vengono incluse entrambe: la fattura è stata emessa al cliente e va registrata, la nota di credito la compensa. La nota di credito compare come registrazione in Avere, cioè con direzione invertita.
Il periodo si riferisce alla Data di emissione del documento.
6. Data della prestazione
Ogni riga di registrazione riporta, oltre alla data della fattura, anche la Data della prestazione (colonna «Data della prestazione» nel lotto). Così il tuo commercialista attribuisce il ricavo al mese in cui hai effettuato la prestazione: una fattura del 3 settembre per un evento del 12 agosto appartiene ad agosto ai fini dell'IVA.
La data deriva da:
- dal periodo della prestazione nell'intestazione del documento (inizio),
- altrimenti dall'inizio dell'evento a cui è collegato il documento,
- altrimenti il campo resta vuoto: DATEV usa allora la data della fattura.
Per gli eventi di più giorni conta il primo giorno. Le note di credito riprendono la data della prestazione della loro fattura.