DATEV-Export: Rechnungen als Buchungsstapel an die Steuerberatung
Ausgangsrechnungen als EXTF-Buchungsstapel für DATEV herunterladen: Einstellungen setzen, Vorschau prüfen, verstehen welche Rechnungen fehlen und warum, Datei an die Steuerberatung geben.
Der DATEV-Export macht aus deinen Ausgangsrechnungen einen Buchungsstapel im EXTF-Format — die Datei, die deine Steuerberatung direkt einliest. Du findest ihn unter Integrationen → DATEV.
Der Export liefert Buchungssätze, keine Belege. Wenn deine Steuerberatung zusätzlich die PDFs braucht, nimm den Beleg-Export — beides ergänzt sich.
Im Video siehst du, wie du den Belege-Export anstößt, DATEV mit Berater- und Mandantennummer einrichtest und Produkten, Locations und Kategorien Erlöskonten zuweist.
Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.
1. Einstellungen setzen (einmalig)
Ohne Einstellungen erscheint kein Export-Bereich. Du brauchst:
| Feld | Woher |
|---|---|
| Beraternummer und Mandantennummer | von deiner Steuerberatung |
| Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) | von deiner Steuerberatung |
| Sachkontenlänge | meist 4 |
| Wirtschaftsjahresbeginn | in der Regel der 1. Januar |
| Debitorenkonto (Standard) | Sammelkonto für Kunden ohne eigene Debitorennummer, z. B. 10000 |
| Erlöskonto je Steuersatz | eine Zeile je Satz, z. B. 19 % auf 8400 und 7 % auf 8300 im SKR03. Du kannst beliebig viele Sätze anlegen, auch 0 % |
| BU-Schlüssel je Steuersatz | entweder ein BU-Schlüssel oder der Haken „Automatikkonto". Ist es ein Automatikkonto, zieht DATEV die Steuer selbst aus dem Konto und der Schlüssel bleibt leer |
| Standard-Kostenstelle | optional, greift wenn weder Artikel noch Kategorie eine tragen |
Speichern — danach erscheint der Export-Bereich darüber.
1a. Erlöskonto und Kostenstelle pflegen
Der Export sucht beides in einer festen Reihenfolge und nimmt den ersten Treffer:
| Reihenfolge | |
|---|---|
| Erlöskonto | Rechnungsposition → Artikel → Produktkategorie → Räumlichkeit → Standard je Steuersatz |
| Kostenstelle | Artikel → Produktkategorie → Räumlichkeit → Standard-Kostenstelle |
Das Erlöskonto trägst du am Artikel unter Inventar → Artikel → Buchhaltung ein oder an der Produktkategorie, wenn eine ganze Gruppe auf dasselbe Konto soll. Die Kostenstelle liegt an denselben zwei Stellen.
Zwei Betriebe getrennt buchen
Betreibst du zwei Häuser und braucht deine Steuerberatung die Umsätze für die Gewerbesteuer getrennt, hinterlege das Erlöskonto je Steuersatz direkt an der Räumlichkeit (unter Locations, Abschnitt Buchhaltung). Es greift für alle Veranstaltungen dort — aber nur, wo weder am Artikel noch an der Kategorie ein Konto gepflegt ist.
Damit bleibt dein Catering-Geschäft ohne Raumbezug auf den Standardkonten, und nur was tatsächlich in einem der Häuser stattfindet, wird getrennt gebucht. Die Artikel musst du dafür nicht doppelt anlegen.
Konten in Excel nachpflegen
Unter Inventar gibt es den Knopf Produkte exportieren. Die Datei enthält Erlöskonto und Kostenstelle als eigene Spalten und lässt sich unverändert wieder importieren. Du kannst die Konten also in Ruhe in Excel ergänzen und zurückspielen, statt jeden Artikel einzeln zu öffnen.
Beim Zurückspielen werden nur leere Felder gefüllt. Ein bereits gesetztes Konto ändert der Import nicht — zum Korrigieren öffne den Artikel.
2. Vorschau prüfen (empfohlen)
Zeitraum wählen und auf Vorschau prüfen klicken. Die Vorschau erzeugt keine Datei und markiert nichts als exportiert. Sie sagt dir:
- wie viele Rechnungen in den Stapel kommen und wie viele Buchungszeilen daraus werden,
- welche Rechnungen NICHT im Stapel stehen — mit Belegnummer und Grund,
- wie viele Rechnungen auf den Sammeldebitor buchen,
- wie viele Positionen auf dem Standard-Erlöskonto landen,
- ob Positionen gar kein Erlöskonto haben.
Das lohnt sich, weil der Export selbst nicht folgenlos wiederholbar ist: er vermerkt an jeder enthaltenen Rechnung, dass sie exportiert wurde (siehe Punkt 4).
Warum fehlt eine Rechnung im Stapel?
| Hinweis | Bedeutung | Was tun |
|---|---|---|
| Keine buchbare Position | Alle Positionen der Rechnung sind gelöscht, optional, nicht berechnet oder Bestandteil eines Pakets — es gibt nichts zu buchen. Häufig bei Rechnungen aus einer Datenübernahme, die nur einen Kopf und keine Positionen haben. | Rechnung öffnen und prüfen, ob Positionen fehlen. Ist der Betrag korrekt, aber keine Position vorhanden, gehört sie von Hand in die Buchhaltung. |
3. Was die Hinweise zu den Standardwerten bedeuten
Beides sind keine Fehler — für viele Betriebe ist genau das der gewünschte Zustand:
- „buchen auf den Sammeldebitor" — beim Kontakt ist keine Debitorennummer hinterlegt. Alle diese Kunden landen auf demselben Konto. Deine Steuerberatung kann damit buchen, aber keine Offene-Posten-Liste je Kunde führen. Wenn du die brauchst: Debitorennummer am Kontakt eintragen. Gehört der Kontakt zu einer Firma, genügt die Nummer an der Firma — die Ansprechpartner erben sie.
Viele Nummern auf einmal: Über den Kontakt-Import gibt es die Spalte Debitorennummer, und über Kontakte exportieren → Excel bekommst du eine Liste mit Kundennummer, Debitorennummer, Name und Adresse. So kannst du den Bestand ausleiten, in Ruhe ergänzen und wieder einspielen.
Die Debitoren selbst braucht deine Steuerberatung auch in DATEV: Kontakte exportieren → CSV (DATEV) lädt eine Datei, die DATEV direkt als Debitoren-Stammdaten einliest (Semikolon-getrennt, Windows-Zeichensatz, Straße und Hausnummer in einer Spalte, Land als Kürzel wie
DE). Excel-Dateien liest DATEV nicht automatisch ein.
- „buchen auf das Standard-Erlöskonto" — am Artikel und an der Produktkategorie ist kein Erlöskonto hinterlegt, also greift der Standardwert je Steuersatz. Wenn du Umsätze nach Sparten trennen willst (Speisen, Getränke, Vermietung), trage das Erlöskonto am Artikel oder an der Kategorie ein.
- „haben GAR KEIN Erlöskonto" — das ist ein echtes Problem: die Buchungszeile hätte kein Gegenkonto, DATEV weist sie zurück. Trage die Standard-Erlöskonten in den Einstellungen nach.
4. Exportieren
Buchungsstapel exportieren lädt die CSV-Datei herunter und vermerkt an jeder enthaltenen Rechnung, dass sie exportiert wurde. Beim nächsten Export sind diese Rechnungen deshalb nicht mehr dabei — so bucht die Steuerberatung nichts doppelt.
Brauchst du einen Zeitraum noch einmal komplett, setze den Haken „Bereits exportierte Rechnungen einschließen".
⚠️ Rechnungen, die nicht im Stapel standen, bekommen den Vermerk nicht — sie tauchen beim nächsten Export wieder auf, sobald sie buchbare Positionen haben.
5. Welche Rechnungen überhaupt in Frage kommen
Rechnungen in den Zuständen Ausgestellt, Versendet, Bezahlt, Überfällig und Storniert sowie Gutschriften in den Zuständen Ausgestellt, Versendet und Ausgeglichen. Angebote, Lieferscheine und Entwürfe bleiben draußen.
Eine stornierte Rechnung und ihre Gutschrift gehen beide mit: die Rechnung wurde dem Kunden gestellt und muss gebucht werden, die Gutschrift gleicht sie aus. Die Gutschrift erscheint als Buchung im Haben, also mit umgekehrter Richtung.
Der Zeitraum bezieht sich auf das Ausstellungsdatum des Belegs.
6. Leistungsdatum
Jede Buchungszeile trägt neben dem Rechnungsdatum auch das Leistungsdatum (Spalte „Leistungsdatum“ im Stapel). So ordnet deine Steuerberatung den Umsatz dem Monat zu, in dem du geleistet hast — eine Rechnung vom 3. September für eine Veranstaltung am 12. August gehört umsatzsteuerlich in den August.
Das Datum kommt aus:
- dem Leistungszeitraum im Kopf des Belegs (Beginn),
- sonst dem Beginn der Veranstaltung, an der der Beleg hängt,
- sonst bleibt das Feld leer — DATEV nimmt dann das Rechnungsdatum.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen zählt der erste Tag. Gutschriften übernehmen das Leistungsdatum ihrer Rechnung.