DATEV-Export: Rechnungen als Buchungsstapel an die Steuerberatung
Ausgangsrechnungen als EXTF-Buchungsstapel für DATEV herunterladen: Einstellungen setzen, Vorschau prüfen, verstehen welche Rechnungen fehlen und warum, Datei an die Steuerberatung geben.
Der DATEV-Export macht aus deinen Ausgangsrechnungen einen Buchungsstapel im EXTF-Format — die Datei, die deine Steuerberatung direkt einliest. Du findest ihn unter Integrationen → DATEV.
Der Export liefert Buchungssätze, keine Belege. Wenn deine Steuerberatung zusätzlich die PDFs braucht, nimm den Beleg-Export — beides ergänzt sich.
1. Einstellungen setzen (einmalig)
Ohne Einstellungen erscheint kein Export-Bereich. Du brauchst:
| Feld | Woher |
|---|---|
| Beraternummer und Mandantennummer | von deiner Steuerberatung |
| Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) | von deiner Steuerberatung |
| Sachkontenlänge | meist 4 |
| Wirtschaftsjahresbeginn | in der Regel der 1. Januar |
| Debitorenkonto (Standard) | Sammelkonto für Kunden ohne eigene Debitorennummer, z. B. 10000 |
| Erlöskonto 19 % / 7 % | z. B. 8400 und 8300 im SKR03 |
Speichern — danach erscheint der Export-Bereich darüber.
2. Vorschau prüfen (empfohlen)
Zeitraum wählen und auf Vorschau prüfen klicken. Die Vorschau erzeugt keine Datei und markiert nichts als exportiert. Sie sagt dir:
- wie viele Rechnungen in den Stapel kommen und wie viele Buchungszeilen daraus werden,
- welche Rechnungen NICHT im Stapel stehen — mit Belegnummer und Grund,
- wie viele Rechnungen auf den Sammeldebitor buchen,
- wie viele Positionen auf dem Standard-Erlöskonto landen,
- ob Positionen gar kein Erlöskonto haben.
Das lohnt sich, weil der Export selbst nicht folgenlos wiederholbar ist: er vermerkt an jeder enthaltenen Rechnung, dass sie exportiert wurde (siehe Punkt 4).
Warum fehlt eine Rechnung im Stapel?
| Hinweis | Bedeutung | Was tun |
|---|---|---|
| Keine buchbare Position | Alle Positionen der Rechnung sind gelöscht, optional, nicht berechnet oder Bestandteil eines Pakets — es gibt nichts zu buchen. Häufig bei Rechnungen aus einer Datenübernahme, die nur einen Kopf und keine Positionen haben. | Rechnung öffnen und prüfen, ob Positionen fehlen. Ist der Betrag korrekt, aber keine Position vorhanden, gehört sie von Hand in die Buchhaltung. |
3. Was die Hinweise zu den Standardwerten bedeuten
Beides sind keine Fehler — für viele Betriebe ist genau das der gewünschte Zustand:
- „buchen auf den Sammeldebitor" — beim Kontakt ist keine Debitorennummer hinterlegt. Alle diese Kunden landen auf demselben Konto. Deine Steuerberatung kann damit buchen, aber keine Offene-Posten-Liste je Kunde führen. Wenn du die brauchst: Debitorennummer am Kontakt eintragen.
- „buchen auf das Standard-Erlöskonto" — am Artikel und an der Produktkategorie ist kein Erlöskonto hinterlegt, also greift der Standardwert je Steuersatz. Wenn du Umsätze nach Sparten trennen willst (Speisen, Getränke, Vermietung), trage das Erlöskonto am Artikel oder an der Kategorie ein.
- „haben GAR KEIN Erlöskonto" — das ist ein echtes Problem: die Buchungszeile hätte kein Gegenkonto, DATEV weist sie zurück. Trage die Standard-Erlöskonten in den Einstellungen nach.
4. Exportieren
Buchungsstapel exportieren lädt die CSV-Datei herunter und vermerkt an jeder enthaltenen Rechnung, dass sie exportiert wurde. Beim nächsten Export sind diese Rechnungen deshalb nicht mehr dabei — so bucht die Steuerberatung nichts doppelt.
Brauchst du einen Zeitraum noch einmal komplett, setze den Haken „Bereits exportierte Rechnungen einschließen".
⚠️ Rechnungen, die nicht im Stapel standen, bekommen den Vermerk nicht — sie tauchen beim nächsten Export wieder auf, sobald sie buchbare Positionen haben.
5. Welche Rechnungen überhaupt in Frage kommen
Nur Rechnungen (keine Angebote, Lieferscheine oder Gutschriften) in den Zuständen Ausgestellt, Versendet, Bezahlt und Überfällig. Stornierte Rechnungen bleiben draußen — buchhalterisch bildet die Gutschrift den Gegenposten ab.
Der Zeitraum bezieht sich auf das Ausstellungsdatum der Rechnung.