Export DATEV : factures sous forme de lot d’écritures pour votre expert-comptable
Télécharger les factures clients sous forme de lot d’écritures EXTF pour DATEV : définir les paramètres, vérifier l’aperçu, comprendre quelles factures manquent et pourquoi, remettre le fichier à l’expert-comptable.
L'export DATEV transforme vos factures clients en un lot d'écritures au format EXTF — le fichier que votre expert-comptable importe directement. Vous le trouvez sous Intégrations → DATEV.
L'export fournit des écritures comptables, pas des documents. Si votre expert-comptable a aussi besoin des PDF, utilisez l'export des documents — les deux se complètent.
La vidéo montre comment lancer l'export des documents, configurer DATEV avec le numéro de conseiller et le numéro de mandant, et attribuer des comptes de produits aux produits, aux lieux et aux catégories.
Vous retrouverez aussi ci-dessous les différentes étapes à lire à votre rythme.
1. Définir les paramètres (une seule fois)
Sans paramètres, la section d'export n'apparaît pas. Il vous faut :
| Champ | Origine |
|---|---|
| Numéro de conseiller et Numéro de mandant | fournis par votre expert-comptable |
| Plan comptable (SKR03 ou SKR04) | fourni par votre expert-comptable |
| Longueur des numéros de compte | en général 4 |
| Début de l'exercice comptable | en règle générale le 1er janvier |
| Compte débiteur (par défaut) | compte collectif pour les clients sans numéro de débiteur propre, p. ex. 10000 |
| Compte de produits par taux de TVA | une ligne par taux, p. ex. 19 % sur 8400 et 7 % sur 8300 dans le SKR03. Vous pouvez créer autant de taux que vous le souhaitez, y compris 0 % |
| Code BU par taux de TVA | soit un code BU, soit la case « Compte automatique ». S'il s'agit d'un compte automatique, DATEV déduit la taxe directement du compte et le code reste vide |
| Centre de coûts par défaut | facultatif, s'applique lorsque ni l'article ni la catégorie n'en porte |
Enregistrez — la section d'export apparaît ensuite au-dessus.
1a. Renseigner le compte de produits et le centre de coûts
L'export cherche les deux dans un ordre fixe et retient la première correspondance :
| Ordre | |
|---|---|
| Compte de produits | ligne de facture → article → catégorie de produits → Lieu → compte par défaut par taux de TVA |
| Centre de coûts | article → catégorie de produits → Lieu → centre de coûts par défaut |
Vous saisissez le compte de produits sur l'article sous Inventaire → Article → Comptabilité, ou sur la Catégorie de produits lorsqu'un groupe entier doit aller sur le même compte. Le centre de coûts se renseigne aux deux mêmes endroits.
Comptabiliser séparément deux établissements
Si vous exploitez deux établissements et que votre expert-comptable a besoin des chiffres d'affaires séparés pour la taxe professionnelle, renseignez le compte de produits par taux de TVA directement sur le Lieu (sous Lieux, section Comptabilité). Il s'applique à tous les événements qui s'y déroulent — mais uniquement là où aucun compte n'est renseigné ni sur l'article ni sur la catégorie.
Ainsi, votre activité de traiteur sans rattachement à un lieu reste sur les comptes par défaut, et seul ce qui a réellement lieu dans l'un des établissements est comptabilisé séparément. Vous n'avez pas besoin de créer les articles en double pour cela.
Compléter les comptes dans Excel
Sous Inventaire, vous trouverez le bouton Exporter les produits. Le fichier contient le compte de produits et le centre de coûts dans des colonnes distinctes et peut être réimporté tel quel. Vous pouvez donc compléter les comptes tranquillement dans Excel, puis les réimporter, au lieu d'ouvrir chaque article un par un.
Lors du réimport, seuls les champs vides sont remplis. Un compte déjà défini n'est pas modifié par l'import — pour le corriger, ouvrez l'article.
2. Vérifier l'aperçu (recommandé)
Choisissez la période et cliquez sur Vérifier l'aperçu. L'aperçu ne crée aucun fichier et ne marque Rien comme exporté. Il vous indique :
- combien de factures entrent dans le lot et combien de lignes d'écriture en résultent,
- quelles factures ne figurent PAS dans le lot — avec le numéro de document et le motif,
- combien de factures sont comptabilisées sur le débiteur collectif,
- combien de lignes aboutissent sur le compte de produits par défaut,
- si des lignes n'ont aucun compte de produits.
Cela vaut la peine, car l'export lui-même ne peut pas être répété sans conséquence : il note sur chaque facture incluse qu'elle a été exportée (voir point 4).
Pourquoi une facture manque-t-elle dans le lot ?
| Remarque | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune ligne comptabilisable | Toutes les lignes de la facture sont supprimées, facultatives, non facturées ou font partie d'un pack — il n'y a rien à comptabiliser. Fréquent pour les factures issues d'une reprise de données, qui n'ont qu'un en-tête et aucune ligne. | Ouvrez la facture et vérifiez s'il manque des lignes. Si le montant est correct mais qu'aucune ligne n'existe, elle doit être saisie à la main en comptabilité. |
3. Que signifient les remarques sur les valeurs par défaut
Les deux ne sont pas des erreurs — pour de nombreux établissements, c'est précisément l'état souhaité :
- « comptabilisées sur le débiteur collectif » — aucun numéro de débiteur n'est renseigné sur le contact. Tous ces clients atterrissent sur le même compte. Votre expert-comptable peut comptabiliser ainsi, mais ne peut pas tenir de liste des postes ouverts par client. Si vous en avez besoin : saisissez le numéro de débiteur sur le contact. Si le contact appartient à une entreprise, le numéro sur l'entreprise suffit — les interlocuteurs en héritent.
Beaucoup de numéros à la fois : via l'import de contacts, vous disposez de la colonne Numéro de débiteur, et via Exporter les contacts → Excel, vous obtenez une liste avec numéro de client, numéro de débiteur, nom et adresse. Vous pouvez ainsi extraire la base existante, la compléter tranquillement et la réimporter.
Votre expert-comptable a aussi besoin des débiteurs eux-mêmes dans DATEV : Exporter les contacts → CSV (DATEV) télécharge un fichier que DATEV lit directement comme données de base des débiteurs (séparé par des points-virgules, jeu de caractères Windows, rue et numéro dans une seule colonne, pays sous forme de code comme
DE). DATEV ne lit pas automatiquement les fichiers Excel.
- « comptabilisées sur le compte de produits par défaut » — ni l'article ni la catégorie de produits n'ont de compte de produits, c'est donc la valeur par défaut par taux de TVA qui s'applique. Si vous souhaitez répartir le chiffre d'affaires par activité (repas, boissons, location), saisissez le compte de produits sur l'article ou sur la catégorie.
- « n'ont AUCUN compte de produits » — c'est un vrai problème : la ligne d'écriture n'aurait pas de compte de contrepartie, et DATEV la rejette. Renseignez les comptes de produits par défaut dans les paramètres.
4. Exporter
Exporter le lot d'écritures télécharge le fichier CSV et note sur chaque facture incluse qu'elle a été exportée. Lors du prochain export, ces factures n'y figurent donc plus — ainsi, votre expert-comptable ne comptabilise rien en double.
Si vous avez de nouveau besoin d'une période complète, cochez la case « Inclure les factures déjà exportées ».
⚠️ Les factures qui ne figuraient pas dans le lot ne reçoivent pas cette mention — elles réapparaissent lors du prochain export dès qu'elles ont des lignes comptabilisables.
5. Quelles factures entrent en ligne de compte
Les Factures aux statuts Émise, Envoyée, Payée, En retard et Annulée, ainsi que les Avoirs aux statuts Émis, Envoyé et Compensé. Les devis, bons de livraison et brouillons restent exclus.
Une facture annulée et son avoir sont tous deux inclus : la facture a été émise au client et doit être comptabilisée, l'avoir la compense. L'avoir apparaît comme écriture au crédit, donc dans le sens inverse.
La période se rapporte à la Date d'émission du document.
6. Date de prestation
Chaque ligne d'écriture porte, en plus de la date de facture, la Date de prestation (colonne « Date de prestation » dans le lot). Votre expert-comptable peut ainsi rattacher le chiffre d'affaires au mois où vous avez effectué la prestation — une facture du 3 septembre pour un événement du 12 août relève, au regard de la TVA, du mois d'août.
La date provient :
- de la période de prestation dans l'en-tête du document (début),
- sinon du début de l'événement auquel le document est rattaché,
- sinon le champ reste vide — DATEV prend alors la date de facture.
Pour les événements de plusieurs jours, c'est le premier jour qui compte. Les avoirs reprennent la date de prestation de leur facture.