Eksport DATEV: faktury jako paczka księgowań dla biura rachunkowego
Pobierz faktury sprzedażowe jako paczkę księgowań EXTF dla DATEV: skonfiguruj ustawienia, sprawdź podgląd, dowiedz się, których faktur brakuje i dlaczego, a następnie przekaż plik biuru rachunkowemu.
Eksport DATEV zamienia Twoje faktury sprzedażowe w paczkę księgowań w formacie EXTF — plik, który Twoje biuro rachunkowe wczytuje bezpośrednio. Znajdziesz go w Integracje → DATEV.
Eksport dostarcza zapisy księgowe, a nie dokumenty. Jeśli Twoje biuro rachunkowe potrzebuje dodatkowo plików PDF, skorzystaj z eksportu dokumentów — oba rozwiązania się uzupełniają.
Na filmie zobaczysz, jak uruchomić eksport dokumentów, skonfigurować DATEV z numerem doradcy i numerem mandanta oraz przypisać konta przychodów produktom, lokalizacjom i kategoriom.
Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstowej.
1. Skonfiguruj ustawienia (jednorazowo)
Bez ustawień sekcja eksportu się nie pojawi. Potrzebujesz:
| Pole | Skąd |
|---|---|
| Numer doradcy i Numer mandanta | od Twojego biura rachunkowego |
| Plan kont (SKR03 lub SKR04) | od Twojego biura rachunkowego |
| Długość numeru konta | zwykle 4 |
| Początek roku obrotowego | zazwyczaj 1 stycznia |
| Konto dłużnika (domyślne) | konto zbiorcze dla klientów bez własnego numeru dłużnika, np. 10000 |
| Konto przychodów dla stawki podatku | jeden wiersz na stawkę, np. 19% na 8400 i 7% na 8300 w SKR03. Możesz dodać dowolną liczbę stawek, także 0% |
| Klucz BU dla stawki podatku | albo klucz BU, albo pole wyboru „Konto automatyczne”. Jeśli to konto automatyczne, DATEV sam pobiera podatek z konta, a klucz pozostaje pusty |
| Domyślne miejsce powstawania kosztów | opcjonalne, obowiązuje, gdy nie ma go ani artykuł, ani kategoria |
Zapisz — sekcja eksportu pojawi się wtedy powyżej.
1a. Uzupełnianie konta przychodów i centrum kosztów
Eksport szuka obu wartości w ustalonej kolejności i bierze pierwsze trafienie:
| Kolejność | |
|---|---|
| Konto przychodów | pozycja faktury → artykuł → Kategoria produktów → Lokalizacja → ustawienie domyślne dla stawki podatku |
| Centrum kosztów | artykuł → Kategoria produktów → Lokalizacja → Domyślne miejsce powstawania kosztów |
Konto przychodów wpisujesz przy artykule w Inwentarz → Artykuły → Księgowość albo przy Kategorii produktów, jeśli cała grupa ma trafiać na to samo konto. Centrum kosztów znajduje się w tych samych dwóch miejscach.
Księgowanie dwóch zakładów osobno
Jeśli prowadzisz dwa obiekty, a Twoje biuro rachunkowe potrzebuje osobnego zestawienia przychodów na potrzeby podatku od działalności gospodarczej, zapisz konto przychodów dla każdej stawki podatku bezpośrednio przy Lokalizacji (w Lokalizacje, w sekcji księgowości). Obowiązuje ono dla wszystkich wydarzeń w tym miejscu — ale tylko tam, gdzie ani przy artykule, ani przy kategorii nie ma przypisanego konta.
Dzięki temu Twój catering bez powiązania z lokalizacją pozostaje na kontach domyślnych, a osobno księgowane jest tylko to, co faktycznie odbywa się w jednym z obiektów. Artykułów nie musisz w tym celu zakładać dwukrotnie.
Uzupełnianie kont w Excelu
W Inwentarz znajdziesz przycisk Eksportuj produkty. Plik zawiera konto przychodów i centrum kosztów w osobnych kolumnach i można go zaimportować z powrotem bez zmian. Konta możesz więc w spokoju uzupełnić w Excelu i wgrać z powrotem, zamiast otwierać każdy artykuł z osobna.
Przy ponownym wgrywaniu wypełniane są tylko puste pola. Konto, które już jest ustawione, import pozostawia bez zmian — aby je poprawić, otwórz artykuł.
2. Sprawdź podgląd (zalecane)
Wybierz okres i kliknij Sprawdź podgląd. Podgląd nie tworzy pliku i niczego nie oznacza jako wyeksportowane. Pokazuje:
- ile faktur trafi do paczki i ile wierszy księgowań z nich powstanie,
- których faktur NIE ma w paczce — wraz z numerem dokumentu i powodem,
- ile faktur jest księgowanych na dłużnika zbiorczego,
- ile pozycji trafia na domyślne konto przychodów,
- czy jakieś pozycje nie mają żadnego konta przychodów.
Warto to zrobić, ponieważ sam eksport nie jest powtarzalny bez konsekwencji: przy każdej uwzględnionej fakturze zapisuje adnotację, że została wyeksportowana (zob. punkt 4).
Dlaczego brakuje faktury w paczce?
| Komunikat | Znaczenie | Co zrobić |
|---|---|---|
| Brak pozycji do zaksięgowania | Wszystkie pozycje faktury są usunięte, opcjonalne, nienaliczane lub stanowią część pakietu — nie ma czego księgować. Często dotyczy faktur z migracji danych, które mają tylko nagłówek i żadnych pozycji. | Otwórz fakturę i sprawdź, czy brakuje pozycji. Jeśli kwota jest prawidłowa, ale nie ma żadnej pozycji, trzeba ją ręcznie wprowadzić do księgowości. |
3. Co oznaczają komunikaty o wartościach domyślnych
Żaden z nich nie jest błędem — w wielu firmach to właśnie pożądany stan:
- „księgowanie na dłużnika zbiorczego” — przy kontakcie nie ma numeru dłużnika. Wszyscy tacy klienci trafiają na to samo konto. Twoje biuro rachunkowe może na tej podstawie księgować, ale nie może prowadzić listy rozrachunków dla każdego klienta. Jeśli jej potrzebujesz: wpisz numer dłużnika przy kontakcie. Jeśli kontakt należy do firmy, wystarczy numer przy firmie — osoby kontaktowe go dziedziczą.
Wiele numerów naraz: w imporcie kontaktów jest kolumna Numer dłużnika, a przez Eksportuj kontakty → Excel otrzymasz listę z numerem klienta, numerem dłużnika, nazwą i adresem. Możesz więc wyeksportować istniejące dane, w spokoju je uzupełnić i wgrać z powrotem.
Same dane dłużników Twoje biuro rachunkowe potrzebuje również w DATEV: Eksportuj kontakty → CSV (DATEV) pobiera plik, który DATEV wczytuje bezpośrednio jako dane podstawowe dłużników (rozdzielany średnikami, kodowanie Windows, ulica i numer domu w jednej kolumnie, kraj jako skrót, np.
DE). Plików Excel DATEV nie wczytuje automatycznie.
- „księgowanie na domyślne konto przychodów” — przy artykule i przy Kategorii produktów nie ma konta przychodów, więc obowiązuje wartość domyślna dla stawki podatku. Jeśli chcesz rozdzielać przychody według rodzajów działalności (jedzenie, napoje, wynajem), wpisz konto przychodów przy artykule lub kategorii.
- „nie mają ŻADNEGO konta przychodów” — to prawdziwy problem: wiersz księgowania nie miałby konta przeciwstawnego, a DATEV go odrzuci. Uzupełnij domyślne konta przychodów w ustawieniach.
4. Eksportowanie
Eksportuj paczkę księgowań pobiera plik CSV i zapisuje przy każdej uwzględnionej fakturze adnotację, że została wyeksportowana. Przy następnym eksporcie tych faktur więc już nie będzie — dzięki temu biuro rachunkowe niczego nie zaksięguje dwukrotnie.
Jeśli potrzebujesz ponownie całego okresu, zaznacz pole „Uwzględnij już wyeksportowane faktury”.
⚠️ Faktury, których nie było w paczce, nie otrzymują tej adnotacji — pojawią się ponownie przy następnym eksporcie, gdy tylko będą miały pozycje do zaksięgowania.
5. Które faktury w ogóle wchodzą w grę
Faktury w statusach Wystawiona, Wysłana, Opłacona, Przeterminowana i Stornowana oraz noty kredytowe w statusach Wystawiona, Wysłana i Rozliczona. Oferty, dowody dostawy i wersje robocze nie są uwzględniane.
Stornowana faktura i jej nota kredytowa trafiają do paczki obie: faktura została wystawiona klientowi i musi zostać zaksięgowana, a nota kredytowa ją wyrównuje. Nota kredytowa pojawia się jako księgowanie po stronie Ma, czyli w odwrotnym kierunku.
Okres odnosi się do Data wystawienia dokumentu.
6. Data świadczenia usługi
Każdy wiersz księgowania zawiera obok daty faktury także datę świadczenia usługi (kolumna „Data świadczenia usługi” w paczce). Dzięki temu Twoje biuro rachunkowe przypisuje przychód do miesiąca, w którym wykonałeś usługę — faktura z 3 września za wydarzenie z 12 sierpnia należy pod względem VAT do sierpnia.
Data pochodzi z:
- okresu świadczenia usługi w nagłówku dokumentu (początek),
- w przeciwnym razie z początku wydarzenia, do którego przypisany jest dokument,
- w przeciwnym razie pole pozostaje puste — DATEV przyjmuje wtedy datę faktury.
W przypadku wydarzeń wielodniowych liczy się pierwszy dzień. Noty kredytowe przejmują datę świadczenia usługi ze swojej faktury.