Secties en tekstblokken in de offerte

Veel offertes lezen prettiger met een korte zin vóór elke groep artikelen: “Graag schenken wij bij de ontvangst van uw gasten de volgende dranken:”, met daaronder prosecco en bier. In Univents is die zin de titel van een sectie. In de PDF wordt hij vetgedrukt over de volle breedte afgedrukt, zonder prijs, aantal of btw, gevolgd door de artikelen van de sectie. Zinnen die je vaak nodig hebt, sla je één keer op als tekstblok.

Secties aanmaken

1. Open de offerte en scrol naar onder de posities.
2. Klik op Sectie toevoegen. De nieuwe sectie verschijnt onderaan.
3. Geef haar een titel en sleep de passende posities erin. Je kunt ook het menu van een positie openen en Naar sectie verplaatsen kiezen.

Met het somteken in de kop van een sectie zet je het subtotaal in de PDF aan of uit. Een nieuwe sectie begint met subtotaal.

Belangrijk: secties verschijnen alleen in de PDF als in de PDF-instellingen onderaan de offerte Regels sorteren op secties + volgorde aanstaat. Anders sorteert de PDF zoals gewoonlijk op categorieën.

Inleidende zin over meerdere regels

De titel van een sectie mag meerdere regels lang zijn. Druk je in het titelveld op Enter, dan begint een nieuwe regel en groeit het veld mee. Opgeslagen wordt zodra je het veld verlaat.

In de PDF wordt de titel vetgedrukt over de volle breedte afgedrukt, met precies deze regeleinden. Heeft de sectie een subtotaal, dan noemt de subtotaalregel alleen de eerste regel van de titel.

De regeleinden gelden voor lay-outs uit de lay-outeditor. Gebruik je nog een ouder Word-sjabloon en staat de zin daar op één regel, neem dan contact met ons op via de helpknop in de app.

Tekstblokken aanmaken

1. Ga naar Instellingen, Sjablonen.
2. Klik op Nieuw sjabloon en kies Tekstblok.
3. Vul een korte naam in, bijvoorbeeld “Welkomstdrankjes”. Die verschijnt alleen in de keuzelijst, niet in de PDF.
4. Schrijf de tekst. Regeleinden blijven behouden.
5. Klik op Opslaan.

Met het filter Tekstblok zie je alleen je tekstblokken. Een klik op een rij opent het tekstblok om te bewerken; via het menu aan het einde van de rij kun je het dupliceren of verwijderen. Verwijderen vraagt eerst om bevestiging.

Iedereen die het onderdeel Financiën mag lezen, ziet de tekstblokken. Aanmaken, wijzigen en verwijderen volgt de Financiën-rechten van de rol.

Sectie uit tekstblok

1. Open de offerte en scrol naar onder de posities.
2. Klik naast Sectie toevoegen op Sectie uit tekstblok.
3. Zoek het tekstblok en klik erop.

Onderaan verschijnt een nieuwe sectie met de tekst als titel en zonder subtotaal, want een inleidende zin is geen prijsgroep. Sleep de passende artikelen erin.

Staat Regels sorteren op secties + volgorde nog uit, dan zet Univents het aan zodat de zin in de PDF verschijnt. Een melding laat je dat weten.

Daarna hoort de tekst bij deze offerte: je kunt hem daar vrij aanpassen en het tekstblok blijft zoals het is. Omgekeerd verandert een wijziging aan het tekstblok geen offertes waarin je het al gebruikt hebt.

Dezelfde knop vind je in de editor van positiesjablonen en documentsjablonen. Pas je zo’n sjabloon toe op een document, dan wordt de sectie ook daar zonder subtotaal aangemaakt. Maak je van de offerte een factuur, dan wordt de sectie overgenomen en blijft het subtotaal uit.

Artikelen op basis van verbruik in een sectie

Staat een artikel dat op basis van verbruik wordt gefactureerd in een sectie met titel, dan drukt de PDF het onder die sectie af. De verbruiksnotitie bij de positie blijft staan. Artikelen op basis van verbruik zonder sectie blijven samen in het onderdeel Op basis van verbruik.

Met de AI-assistent

De AI-assistent kan tekstblokken aanmaken, wijzigen, verwijderen en opsommen. Op verzoek maakt hij een sectie uit een tekstblok en zet hij sectietitels over meerdere regels, bijvoorbeeld:

• “Maak een tekstblok Welkomstdrankjes: Graag schenken wij bij de ontvangst van uw gasten de volgende dranken:”
• “Maak in de offerte een sectie uit het tekstblok Welkomstdrankjes.”
• “Zet de titel van de drankensectie op drie regels: …”

Daarna wijst hij de posities aan de secties toe. Hij werkt alleen in concepten: een verzonden of geaccepteerde offerte blijft vergrendeld.