Abschnitte und Textbausteine im Angebot

Viele Angebote lesen sich besser, wenn vor jeder Artikelgruppe ein kurzer Satz steht: „Gerne möchten wir zum Empfang der Gäste folgende Getränke servieren:“, darunter Prosecco und Bier. In Univents ist dieser Satz der Titel eines Abschnitts. Er steht im PDF fett über die volle Breite, ohne Preis, Menge oder Steuer, und darunter folgen die Artikel des Abschnitts. Sätze, die du oft brauchst, legst du einmal als Textbaustein an.

Abschnitte anlegen

1. Öffne das Angebot und scrolle unter die Positionen.
2. Klicke auf Abschnitt hinzufügen. Der neue Abschnitt steht am Ende.
3. Gib ihm einen Titel und ziehe die passenden Positionen hinein. Alternativ öffnest du das Menü einer Position und wählst In Abschnitt verschieben.

Mit dem Summenzeichen im Kopf eines Abschnitts schaltest du seine Zwischensumme im PDF an oder aus. Ein neuer Abschnitt startet mit Zwischensumme.

Wichtig: Im PDF erscheinen Abschnitte nur, wenn in den PDF-Einstellungen unten im Angebot Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren eingeschaltet ist. Sonst sortiert das PDF wie gewohnt nach Kategorien.

Einleitungssatz über mehrere Zeilen

Der Titel eines Abschnitts darf mehrere Zeilen lang sein. Drückst du im Titelfeld Enter, beginnt eine neue Zeile, und das Feld wächst mit. Gespeichert wird, sobald du das Feld verlässt.

Im PDF steht der Titel fett über die volle Breite, mit genau diesen Zeilenumbrüchen. Hat der Abschnitt eine Zwischensumme, nennt die Summenzeile nur die erste Zeile des Titels.

Die Zeilenumbrüche gelten für Layouts aus dem Layout-Editor. Nutzt du noch eine ältere Word-Vorlage und der Satz erscheint dort in einer Zeile, melde dich über den Hilfe-Knopf in der App.

Textbausteine anlegen

1. Gehe zu Einstellungen, Vorlagen.
2. Klicke auf Neue Vorlage und wähle Textbaustein.
3. Trage eine Kurzbezeichnung ein, zum Beispiel „Empfang Getränke“. Sie erscheint nur in der Auswahl, nicht im PDF.
4. Schreibe den Text. Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
5. Klicke auf Speichern.

Mit dem Filter Textbaustein siehst du nur deine Bausteine. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Baustein zum Bearbeiten, über das Menü am Zeilenende kannst du ihn duplizieren oder löschen. Gelöscht wird erst nach einer Rückfrage.

Bausteine sehen alle, die im Bereich Finanzen lesen dürfen. Anlegen, ändern und löschen folgt den Finanzen-Rechten der Rolle.

Abschnitt aus Textbaustein

1. Öffne das Angebot und scrolle unter die Positionen.
2. Klicke neben Abschnitt hinzufügen auf Abschnitt aus Textbaustein.
3. Suche den Baustein und klicke ihn an.

Es entsteht am Ende ein neuer Abschnitt mit dem Text als Titel und ohne Zwischensumme, denn ein Einleitungssatz ist keine Preisgruppe. Ziehe die passenden Artikel hinein.

Ist Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren noch aus, schaltet Univents es dabei ein, damit der Satz im PDF erscheint. Eine Meldung sagt dir das.

Der Text gehört danach zu diesem Angebot: Du kannst ihn dort frei ändern, der Baustein bleibt unverändert. Umgekehrt ändert eine Änderung am Baustein keine Angebote, in denen du ihn schon verwendet hast.

Denselben Knopf gibt es im Editor der Positionsvorlagen und Finanzdokumentvorlagen. Wendest du so eine Vorlage auf einen Beleg an, wird der Abschnitt ebenfalls ohne Zwischensumme angelegt. Erstellst du aus dem Angebot eine Rechnung, wird der Abschnitt mit übernommen, und die Zwischensumme bleibt aus.

Artikel nach Verbrauch in einem Abschnitt

Liegt ein Artikel, der nach Verbrauch abgerechnet wird, in einem Abschnitt mit Titel, druckt das PDF ihn unter diesem Abschnitt. Der Hinweis zum Verbrauch an der Position bleibt stehen. Artikel nach Verbrauch ohne Abschnitt stehen weiter gemeinsam im Bereich Nach Verbrauch.

Mit dem KI-Assistenten

Der KI-Assistent kann Textbausteine anlegen, ändern, löschen und auflisten. Er legt auf Wunsch einen Abschnitt aus einem Baustein an und setzt Abschnittstitel über mehrere Zeilen, zum Beispiel:

• „Leg einen Textbaustein Empfang Getränke an: Gerne möchten wir zum Empfang der Gäste folgende Getränke servieren:“
• „Mach im Angebot einen Abschnitt aus dem Baustein Empfang Getränke.“
• „Setz den Titel des Abschnitts Getränke auf drei Zeilen: …“

Die Positionen ordnet er danach den Abschnitten zu. Er arbeitet nur in Entwürfen: Ein gesendetes oder angenommenes Angebot bleibt gesperrt.