Secções e blocos de texto no orçamento

Depois de ler isto, consegues organizar um orçamento em secções, escrever frases introdutórias em várias linhas acima de grupos de artigos e inserir com um clique as frases que usas com frequência como blocos de texto.

Muitos orçamentos leem-se melhor com uma frase curta antes de cada grupo de artigos: “Teremos todo o gosto em servir as seguintes bebidas para receber os seus convidados:”, e por baixo prosecco e cerveja. No Univents, esta frase é o título de uma secção. No PDF é impressa a negrito em toda a largura, sem preço, quantidade ou imposto, seguida dos artigos da secção. As frases de que precisas com frequência guardas uma vez como bloco de texto.

Criar secções

Abre o orçamento e desce até abaixo das posições.
Clica em Adicionar secção. A nova secção aparece no fim.
Dá-lhe um título e arrasta para dentro as posições correspondentes. Em alternativa, abre o menu de uma posição e escolhe Mover para secção.

Com o sinal de soma no cabeçalho de uma secção ativas ou desativas o seu subtotal no PDF. Uma secção nova começa com subtotal.

Importante: as secções só aparecem no PDF se nas definições do PDF, no fundo do orçamento, estiver ativado Ordenar linhas por secções + ordem de arrastamento. Caso contrário, o PDF ordena por categorias como habitualmente.

Frase introdutória em várias linhas

O título de uma secção pode ocupar várias linhas. Ao premir Enter no campo do título começa uma linha nova e o campo cresce com o texto. É guardado assim que sais do campo.

No PDF o título é impresso a negrito em toda a largura, exatamente com estas quebras de linha. Se a secção tiver subtotal, a linha do subtotal só indica a primeira linha do título.

As quebras de linha aplicam-se aos layouts do editor de layouts. Se ainda usas um modelo Word antigo e a frase aparece lá numa só linha, contacta-nos através do botão de ajuda na aplicação.

Criar blocos de texto

Vai a Definições, Modelos.
Clica em Novo modelo e escolhe Bloco de texto.
Escreve um nome curto, por exemplo “Bebidas de boas-vindas”. Só aparece na seleção, não no PDF.
Escreve o texto. As quebras de linha são mantidas.
Clica em Guardar.

Com o filtro Bloco de texto vês apenas os teus blocos. Um clique numa linha abre o bloco para edição; o menu no fim da linha permite duplicá-lo ou eliminá-lo. Antes de eliminar é pedida uma confirmação.

Todas as pessoas que podem ler a área Finanças veem os blocos de texto. Criar, alterar e eliminar segue as permissões de Finanças da função.

Secção a partir de bloco de texto

Abre o orçamento e desce até abaixo das posições.
Ao lado de Adicionar secção, clica em Secção a partir de bloco de texto.
Procura o bloco e clica nele.

No fim surge uma secção nova com o texto como título e sem subtotal, porque uma frase introdutória não é um grupo de preços. Arrasta para dentro os artigos correspondentes.

Se Ordenar linhas por secções + ordem de arrastamento ainda estiver desativado, o Univents ativa-o para que a frase apareça no PDF. Uma mensagem informa-te disso.

A partir daí o texto pertence a este orçamento: podes alterá-lo livremente aí e o bloco de texto mantém-se igual. Ao contrário, alterar um bloco não muda os orçamentos em que já o usaste.

O mesmo botão existe no editor de modelos de posições e de modelos de documento. Quando aplicas um desses modelos a um documento, a secção também é criada sem subtotal. Se criares uma fatura a partir do orçamento, a secção é transferida e o subtotal continua desativado.

Artigos por consumo numa secção

Se um artigo faturado por consumo estiver numa secção com título, o PDF imprime-o por baixo dessa secção. A nota de consumo na posição mantém-se. Os artigos por consumo sem secção continuam agrupados na área Por consumo.

Com o assistente de IA

O assistente de IA pode criar, alterar, eliminar e listar blocos de texto. A pedido, cria uma secção a partir de um bloco e define títulos de secção em várias linhas, por exemplo:

“Cria um bloco de texto Bebidas de boas-vindas: Teremos todo o gosto em servir as seguintes bebidas para receber os seus convidados:”
“Adiciona ao orçamento uma secção a partir do bloco Bebidas de boas-vindas.”
“Põe o título da secção das bebidas em três linhas: …”

Depois atribui as posições às secções. Só trabalha em rascunhos: um orçamento enviado ou aceite continua bloqueado.