Univents Kassa: eigen kassa met TSE

De Univents Kassa is een eigen kassa in Univents. Je verkoopt artikelen uit je catalogus op standen en evenementen. De TSE (technische beveiligingsinrichting) zit als cloud-TSE van fiskaly erbij. Elke bon wordt onveranderbaar opgeslagen, de gast krijgt zijn kassabon digitaal via QR-code of op papier, en aan het einde van een dienst sluit je af met de Z-bon. De kassa draait in de browser op een tablet, smartphone of kassa-pc.

Niet te verwarren met de kassa-aansluiting (APRO): die verbindt een externe kassa met Univents, zie Kassa aansluiten (APRO).

Wat de Univents Kassa is

• Eén apparaat is één kassa. Elk gekoppeld apparaat heeft eigen, doorlopende bonnummers en een eigen Z-bon. Twee apparaten delen nooit een kassa.
• Artikelen uit de catalogus: Per stand kies je de artikelen. De kassa toont ze als raster met de prijs uit de artikelcatalogus.
• Met of zonder evenement: Een sessie kan aan een evenement hangen. Dan zie je de omzet per evenement en kun je bons op de eindfactuur boeken.
• Bons, Z-bon, digitale kassabon: Elke verkoop is een bon. De gast scant de QR-code op het scherm en ziet zijn kassabon op de eigen telefoon, of jij print de bon.
• Backoffice: In het menu onder Kassa vind je Overzicht, Instellen, Standen, Kassa’s, Bonjournaal, Rapportage (omzet per evenement naar btw-tarief, betaalwijze en stand), Storingen, Exports en Bedieners.

Module boeken en prijzen

De Univents Kassa is een extra module en is boekbaar vanaf het tarief Core, in elk tarief als extra. Je boekt de module onder Instellingen → Facturering → Extra modules. Boeken mag iedereen die de facturering mag beheren. Een gratis proefperiode voor de Univents Kassa is er niet.

• Er wordt gefactureerd per gekoppelde kassa. Twee kassa’s zijn inbegrepen in de basismodule. Elke extra kassa komt bij het koppelen als extra kassa op je abonnement.
• Elke extra kassa wordt minimaal 3 maanden vanaf het koppelen berekend. Buiten gebruik stellen beëindigt de facturering op zijn vroegst 3 maanden na het koppelen.
• Heb je minder extra kassa’s nodig, dan geldt het lagere aantal vanaf de eerstvolgende verlenging van je abonnement. De betaalde periode loopt af, een evenredige terugbetaling is er niet.
• De module volgt het interval van je abonnement, maandelijks of jaarlijks. Alle prijzen zijn netto.
• Elke vestiging is een eigen workspace en boekt de basismodule apart.

Instellen

Instellen mogen personen met de machtiging Financiën bewerken. Open Kassa → Instellen:

1. Kies onder Instellingen het Land van de kassa: Duitsland, Oostenrijk of Zwitserland. Het land bepaalt signatuur, btw-tarieven en valuta en ligt vast zodra er een fiscale eenheid is aangemaakt. Zet daar ook de Omgeving op Live voordat je de fiscale eenheid voor echt gebruik aanmaakt: een fiscale eenheid blijft in de omgeving waarin ze is aangemaakt, en alleen Live signeert echte bons.
2. Klik op Fiscale eenheid aanmaken. Een fiscale eenheid is de TSE voor één vestiging. Vul bedrijf, adres en belastingnummer of btw-id in. Deze gegevens staan op elke kassabon.
3. Klik zo vaak op Volgende stap tot de fiscale eenheid klaar voor gebruik is. Elke klik voert precies één stap uit.
4. Maak onder Standen je standen aan, bijvoorbeeld „Bar Noord” of „Garderobe”, en kies per stand de artikelen en hun volgorde.
5. Bepaal onder Instellingen wie mag crediteren en wie stortingen en opnames mag boeken (Alleen leiding of Alle bedieners), of de kassabon Altijd of Op verzoek wordt uitgegeven en welke Voettekst op de kassabon erop staat.

Wie ziet wat: Omzet, bonjournaal, rapportage en exports zien alleen personen met de machtiging Financiën bekijken. „Leiding” betekent in de kassa: wie Financiën bewerken mag. De crew rekent af zonder inzicht in de omzet, en wel alleen voor evenementen waarvoor ze een geaccepteerde dienst heeft, van twee uur voor het begin van de dienst tot twee uur na het einde ervan.

Bedieners met pincode: Werken meerdere personen op één apparaat, dan wisselen ze via Bediener wisselen met een pincode. Elke bon vermeldt de persoon die hem heeft geboekt. De pincodes (4 tot 6 cijfers) geeft de leiding uit onder Kassa → Bedieners. Na 5 foute pogingen is een pincode 15 minuten geblokkeerd. De leiding kan hem met Ontgrendelen direct vrijgeven. Met Bedienerwissel met pincode afdwingen start de kassa vergrendeld en verkoopt alleen onder een persoon die zijn pincode heeft ingevoerd.

Kassa’s koppelen en buiten gebruik stellen

Koppelen: Open op het apparaat de kassa-app via univents.app/kasse/<dein-workspace> (het exacte adres staat onder Kassa → Overzicht) en log in met een account dat Financiën bewerken mag. Kies de fiscale eenheid, geef de kassa een naam, kies eventueel een stand en klik op Apparaat koppelen. Voorwaarde is een fiscale eenheid die klaar voor gebruik is.

Onder Kassa → Kassa’s zie je per kassa de status, het serienummer, wanneer ze voor het laatst online was, hoeveel bons nog op overdracht wachten en of de tijd van het apparaat afwijkt.

Buiten gebruik stellen: Klik onder Kassa → Kassa’s op Buiten gebruik stellen. De kassa wordt bij de TSE afgemeld en kan daarna geen bons meer versturen. De TSE-export voor het archief start automatisch. Dit kun je niet ongedaan maken. Staan er op het apparaat nog niet-overgedragen bons, dan kan buiten gebruik stellen alleen als bewust verlies met opgave van een reden.

Apparaat vervangen: Een nieuw apparaat is altijd een nieuwe kassa. Stel de oude buiten gebruik en koppel het nieuwe apparaat.

De koppeling zit in de browser van het apparaat. Gebruik geen privévenster en wis op een gekoppelde kassa niet de websitegegevens, anders is de koppeling weg en daarmee alle bons die nog niet zijn overgedragen.

Voor de facturering telt elke gekoppelde kassa tot ze buiten gebruik is gesteld, extra kassa’s minimaal 3 maanden (zie boven).

Afrekenen

Aan het begin klik je op Sessie openen en kies je het Evenement (optioneel), de Stand en de Bediener. Onder Beginbedrag (contant) vul je het wisselgeld in. Daarna tik je de artikelen aan en kies je de betaalwijze (zie hieronder).

• Creditering boekt een nieuwe bon tegen een eerdere verkoop van deze kassa, volledig of gedeeltelijk. De oorspronkelijke bon blijft ongewijzigd.
• Transactie annuleren breekt een begonnen verkoop af.
• In de Trainingsmodus tellen bons niet mee voor de omzet.
• Storting/opname boekt contant geld zonder verkoop, bijvoorbeeld wisselgeld bijstorten of geld naar de bank brengen.

Betaalwijzen, kassabon en bonnen printen

• Bar: Vul het gegeven bedrag in of tik op Gepast. De kassa toont het bedrag Terug te geven.
• Kaart extern: De gast betaalt aan je eigen pinautomaat. Univents is niet met de pinautomaat verbonden: bevestig pas met Kaartbetaling gelukt — bon boeken als de betaling op de pinautomaat is afgerond. De bon telt dan als kaartbetaling.
• Op het evenement: Er wordt geen geld ontvangen, het bedrag komt op de eindfactuur van het evenement. Dit kan alleen in een sessie met een evenement en niet in de training. De bons verschijnen onder Financiële documenten → Kassa-afstemming en worden van daaruit overgenomen, zoals beschreven in het artikel Kassa-afstemming. De categorie van de factuurregel is de categorie van het artikel. Voor artikelen zonder categorie stel je onder Instellingen de Categorie voor bons op rekening in.

Digitale kassabon: Na de verkoop toont de kassa een QR-code. De gast scant hem en opent zijn kassabon in de eigen browser.

Bonnen printen: De printer stel je in de kassa-app in onder Printer. De instelling geldt alleen voor dit apparaat. In de browser werken:

• Epson via wifi (ePOS-Print) en Star via wifi (WebPRNT): apparaat en printer in hetzelfde netwerk, IP-adres of apparaatnaam invullen en Versleuteld (HTTPS) inschakelen. In de browser open je het adres van de printer één keer met https:// en bevestig je het certificaat. Een Star-printer moet op ESC/POS-emulatie staan.
• Bluetooth-bonprinter (ESC/POS, 58 of 80 mm): in de browser alleen met Chrome op Android.
• De ingebouwde printer van Sunmi-apparaten kan niet vanuit de browser worden aangestuurd.

Met Testpagina printen controleer je de verbinding. Bon automatisch printen print na elke verkoop zonder te vragen. Print de printer umlauten of het €-teken verkeerd, wijzig dan de Tekenset. Een printfout houdt de verkoop nooit op: de bon is opgeslagen en kan altijd opnieuw worden geprint.

Offline en TSE-storing

Zonder internet blijft de kassa afrekenen. De bons staan op het apparaat, bovenaan staat bijvoorbeeld „3 bons niet overgedragen”, en zodra het netwerk er weer is, draagt de kassa ze automatisch over. Met Nu overdragen start je dat direct. Om offline te kunnen starten moet de kassa op het apparaat eenmaal online zijn geopend.

• Duitsland: Een bon die offline ontstaat of waarbij de TSE niet reageert, krijgt geen TSE-signatuur maar een vermelding van de storing op de kassabon. Hij wordt later overgedragen, maar niet achteraf gesigneerd.
• Oostenrijk: De kassabon draagt eerst de vermelding „Sicherheitseinrichtung ausgefallen”. De bons worden gesigneerd zodra de verbinding er weer is.
• Zwitserland: Er is geen signatuur. De bons worden gewoon later overgedragen.

Onder Kassa → Storingen staat elke storing met kassa, oorzaak, periode en aantal bons. Het Overzicht toont open storingen als melding. Met Kennisnemen bevestig je een storing, eventueel met een notitie, bijvoorbeeld over de oorzaak of de genomen maatregel. De kennisname kan daarna niet meer worden gewijzigd.

Wijkt de tijd van een apparaat meer dan 2 minuten af, dan waarschuwen de kassa en het backoffice. Stel dan de klok van het apparaat goed in.

Z-bon

De Z-bon sluit een sessie af, dus een dienst aan een kassa. Klik op Z-bon & sessie afsluiten, tel het contante geld en voer het in. De kassa toont Verwacht contant (beginbedrag, verkopen, crediteringen, stortingen en opnames), Geteld contant en het Verschil, plus het aantal bons zonder TSE-signatuur. Met Z-bon boeken is de sessie gesloten.

De Z-bon kan pas als alle bons van de sessie bij de server zijn. Staan er nog bons op het apparaat, breng het dan online en draag ze eerst over. Open storingen blokkeren de Z-bon niet.

In Duitsland draagt Univents elke Z-bon over aan de DSFinV-K-dienst van fiskaly. De DSFinV-K-export voor een kassacontrole of je belastingadviseur maak je onder Kassa → Exports met Export maken. Omdat fiskaly TSE-gegevens maar drie maanden bewaart, bewaart Univents de TSE-export maandelijks en bij het buiten gebruik stellen van een kassa automatisch een back-up in je privéarchief. De back-ups staan ook onder Exports.

Oostenrijk en Zwitserland

Oostenrijk: De kassa signeert volgens de RKSV via de cloudsignatuur van fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Voor de fiscale eenheid is het UID-nummer of het belastingnummer verplicht.
• Onder FinanzOnline-toegang opslaan vul je de gebruiker voor de kassa-webservice in, die je eerst in FinanzOnline aanmaakt. Zonder deze toegang kunnen signatuureenheid en kassa’s niet worden aangemeld.
• fiskaly meldt de signatuureenheid en elke gekoppelde kassa aan bij FinanzOnline. Bij het koppelen ontstaat de startbon.
• Valt een kassa uit, bijvoorbeeld doordat het apparaat defect is, meld dat dan onder Kassa → Kassa’s met Storing melden. De termijn van 48 uur vanaf het begin van de storing staat daar bij de kassa. fiskaly geeft de melding door aan FinanzOnline. Werkt de kassa weer, klik dan op Storing beëindigen.
• Bons zonder signatuur signeert Univents automatisch achteraf. Met Achteraf signeren onder Kassa → Kassa’s start je dat direct.
• De kassabon bevat kassa-id, bonnummer en de RKSV-controlecode. Het DEP7 voor de controleur maak je per kassa onder Kassa → Exports, maandelijks bewaart Univents het automatisch.

Zwitserland: Er is geen TSE en geen melding. De kassa legt elke bon onveranderbaar vast, kassabonnen zijn in CHF met btw. Kassa’s kunnen direct worden gekoppeld. De controle-export (CSV-bestanden en een pdf-samenvatting in een ZIP-bestand) maak je onder Kassa → Exports voor elke gewenste periode.

Juridisch: De Univents Kassa is gebouwd voor de eisen van de KassenSichV (Duitsland) en de RKSV (Oostenrijk). Dit vervangt geen belastingadvies. Verplichtingen van je bedrijf blijven bij jou, bijvoorbeeld het doorgeven van je kassa’s aan de belastingdienst (in Duitsland via ELSTER). De serienummers van kassa en TSE die je daarvoor nodig hebt, vind je onder Kassa → Kassa’s en Kassa → Instellen.