Caisse Univents : votre propre caisse avec TSE

La caisse Univents est une caisse intégrée à Univents. Vous vendez les articles de votre catalogue sur des stands et lors d'événements, et la TSE (dispositif technique de sécurité) est fournie sous forme de TSE cloud de fiskaly. Chaque ticket est enregistré de manière inaltérable, l'invité reçoit son reçu au format numérique via un QR code ou imprimé, et à la fin d'un service vous clôturez avec le ticket Z. La caisse fonctionne dans le navigateur, sur tablette, smartphone ou PC de caisse.

À ne pas confondre avec la connexion de caisse (APRO) : elle relie une caisse tierce à Univents, voir Connecter une caisse (APRO).

Ce qu'est la caisse Univents

• Un appareil = une caisse. Chaque appareil couplé a ses propres numéros de ticket consécutifs et son propre ticket Z. Deux appareils ne partagent jamais une même caisse.
• Articles issus du catalogue : vous choisissez les articles pour chaque stand. La caisse les affiche sous forme de grille, avec le prix du catalogue d'articles.
• Avec ou sans événement : une session peut être rattachée à un événement. Vous voyez alors le chiffre d'affaires par événement et pouvez imputer des tickets sur la facture finale.
• Tickets, ticket Z, reçu numérique : chaque vente est un ticket. L'invité scanne le QR code à l'écran et consulte son reçu sur son propre téléphone, ou vous l'imprimez.
• Back-office : dans le menu, sous Caisse, vous trouvez Aperçu, Configuration, Stands, Caisses, Journal des tickets, Analyse (chiffre d'affaires par événement, par taux de TVA, mode de paiement et stand), Pannes, Exports et Opérateurs.

Réserver le module et tarifs

La caisse Univents est un module complémentaire, disponible à partir de la formule Core, en supplément dans chaque formule. Vous le réservez sous Paramètres → Facturation → Modules complémentaires. Toute personne autorisée à gérer la facturation peut le réserver. Il n'existe pas d'essai gratuit pour la caisse Univents.

• La facturation s'effectue par caisse couplée. Deux caisses sont incluses dans le module de base ; chaque caisse supplémentaire est ajoutée à votre abonnement au moment du couplage.
• Chaque caisse supplémentaire est facturée au minimum 3 mois à compter du couplage. La mise hors service ne met fin à la facturation que 3 mois après le couplage au plus tôt.
• Si vous avez besoin de moins de caisses supplémentaires, le nombre réduit s'applique à partir du prochain renouvellement de votre abonnement. La période payée va jusqu'à son terme, il n'y a pas de remboursement au prorata.
• Le module suit la périodicité de votre abonnement, mensuelle ou annuelle. Tous les prix sont HT.
• Chaque site est un workspace distinct et réserve le module de base séparément.

Configurer la caisse

La configuration est réservée aux personnes disposant du droit Modifier les finances. Ouvrez Caisse → Configuration :

1. Sous Paramètres, choisissez le Pays de la caisse : Allemagne, Autriche ou Suisse. Le pays détermine la signature, les taux de TVA et la devise, et ne peut plus être modifié dès qu'une unité fiscale a été créée. Réglez également l'Environnement sur Live avant de créer l'unité fiscale pour l'exploitation réelle : une unité fiscale reste dans l'environnement où elle a été créée, et seul Live signe de vrais tickets.
2. Cliquez sur Créer une unité fiscale. Une unité fiscale est la TSE d'un site. Saisissez l'entreprise, l'adresse et le numéro fiscal ou le numéro de TVA intracommunautaire. Ces informations figurent sur chaque reçu.
3. Cliquez sur Étape suivante jusqu'à ce que l'unité fiscale soit prêt à l'emploi. Chaque clic exécute exactement une étape.
4. Sous Stands, créez vos stands, par exemple « Bar Nord » ou « Vestiaire », et choisissez pour chaque stand les articles et leur ordre.
5. Sous Paramètres, définissez qui peut effectuer des annulations et qui peut enregistrer des entrées et sorties d'espèces (Direction uniquement ou Tous les opérateurs), si le reçu est délivré Toujours ou Sur demande, et quel est le Texte de pied de page du reçu.

Qui voit quoi : le chiffre d'affaires, le journal des tickets, l'analyse et les exports ne sont visibles que par les personnes disposant du droit Consulter les finances. Dans la caisse, « direction » désigne toute personne autorisée à Modifier les finances. L'équipe (crew) encaisse sans accès au chiffre d'affaires, et uniquement pour les événements pour lesquels elle a un service accepté, de deux heures avant le début du service à deux heures après sa fin.

Opérateurs par code PIN : lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même appareil, elles changent d'utilisateur via Changer d'opérateur avec un code PIN. Chaque ticket porte le nom de la personne qui l'a enregistré. Les codes PIN (4 à 6 chiffres) sont attribués par la direction sous Caisse → Opérateurs. Après 5 tentatives erronées, un code PIN est bloqué pendant 15 minutes ; la direction peut le libérer immédiatement avec Débloquer. Avec Imposer le changement d'opérateur par code PIN, la caisse démarre verrouillée et ne vend qu'au nom d'une personne ayant saisi son code PIN.

Coupler et mettre hors service des caisses

Coupler : sur l'appareil, ouvrez l'application de caisse à l'adresse univents.app/kasse/<dein-workspace> (l'adresse exacte figure sous Caisse → Aperçu) et connectez-vous avec un compte autorisé à Modifier les finances. Choisissez l'unité fiscale, donnez un nom à la caisse, choisissez éventuellement un stand et cliquez sur Coupler l'appareil. Une unité fiscale prête à l'emploi est requise.

Sous Caisse → Caisses, vous voyez pour chaque caisse son statut, son numéro de série, sa dernière connexion, le nombre de tickets encore en attente de transfert et si l'heure de l'appareil est décalée.

Mettre hors service : cliquez sur Mettre hors service sous Caisse → Caisses. La caisse est désenregistrée de la TSE et ne peut plus envoyer de tickets. L'export TSE pour l'archivage démarre automatiquement. Cette action est irréversible. S'il reste sur l'appareil des tickets non transférés, la mise hors service n'est possible que comme perte assumée, avec indication d'un motif.

Remplacement d'un appareil : un nouvel appareil est toujours une nouvelle caisse. Mettez l'ancienne hors service et couplez le nouvel appareil.

Le couplage est stocké dans le navigateur de l'appareil. N'utilisez pas de fenêtre de navigation privée et ne supprimez pas les données du site sur une caisse couplée, sinon le couplage est perdu, et avec lui tous les tickets qui n'ont pas encore été transférés.

Pour la facturation, chaque caisse couplée compte jusqu'à sa mise hors service, les caisses supplémentaires au minimum 3 mois (voir ci-dessus).

Encaisser

Pour commencer, cliquez sur Ouvrir la session et choisissez l'Événement (facultatif), le Stand et l'Opérateur. Sous Fonds de caisse initial (espèces), saisissez la monnaie disponible. Touchez ensuite les articles et choisissez le mode de paiement (voir ci-dessous).

• Annulation enregistre un nouveau ticket en contrepartie d'une vente antérieure de cette caisse, en totalité ou en partie. Le ticket d'origine reste inchangé.
• Abandonner l'opération interrompt une vente en cours.
• En Mode formation, les tickets ne comptent pas dans le chiffre d'affaires.
• Entrée/sortie d'espèces enregistre des espèces sans vente, par exemple pour ajouter de la monnaie ou déposer de l'argent à la banque.

Moyens de paiement, reçu et impression des tickets

• Bar : saisissez le montant remis ou touchez Montant exact. La caisse affiche la Monnaie à rendre.
• Carte (externe) : l'invité paie sur votre propre terminal de paiement par carte. Univents n'est pas relié au terminal : ne confirmez avec Paiement par carte effectué — enregistrer le ticket que lorsque le paiement est terminé sur le terminal. Le ticket compte alors comme paiement par carte.
• Sur l'événement : aucun argent n'est encaissé, le montant est reporté sur la facture finale de l'événement. Cela n'est possible que dans une session avec événement, et pas en formation. Les tickets apparaissent sous Documents financiers → Rapprochement de caisse et y sont repris comme décrit dans l'article Rapprochement de caisse. La catégorie de la ligne de facture est celle de l'article. Pour les articles sans catégorie, définissez la Catégorie des tickets sur compte sous Paramètres.

Reçu numérique : après la vente, la caisse affiche un QR code. L'invité le scanne et ouvre son reçu dans son propre navigateur.

Impression des tickets : vous configurez l'imprimante dans l'application de caisse sous Imprimante. Ce réglage ne s'applique qu'à cet appareil. Dans le navigateur, les options suivantes fonctionnent :

• Epson en Wi-Fi (ePOS-Print) et Star en Wi-Fi (WebPRNT) : appareil et imprimante sur le même réseau, saisissez l'adresse IP ou le nom de l'appareil, activez Chiffré (HTTPS). Dans le navigateur, ouvrez une fois l'adresse de l'imprimante avec https:// et confirmez son certificat. Une imprimante Star doit être réglée sur l'émulation ESC/POS.
• Imprimante de tickets Bluetooth (ESC/POS, 58 ou 80 mm) : dans le navigateur, uniquement avec Chrome sous Android.
• L'imprimante intégrée des appareils Sunmi ne peut pas être pilotée depuis le navigateur.

Avec Imprimer une page de test, vous vérifiez la connexion. Imprimer automatiquement le ticket imprime après chaque vente sans confirmation. Si l'imprimante imprime mal les voyelles accentuées ou le symbole €, modifiez le Jeu de caractères. Une erreur d'impression ne bloque jamais la vente : le ticket est enregistré et peut être réimprimé à tout moment.

Hors ligne et panne de la TSE

Sans internet, la caisse continue d'encaisser. Les tickets restent sur l'appareil, un message s'affiche en haut, par exemple « 3 tickets non transférés », et dès que le réseau est de retour, la caisse les transfère automatiquement. Avec Transférer maintenant, vous lancez le transfert immédiatement. Pour que la caisse puisse démarrer hors ligne, elle doit avoir été ouverte une fois en ligne sur l'appareil.

• Allemagne : un ticket créé hors ligne ou pour lequel la TSE ne répond pas ne reçoit pas de signature TSE, mais une mention de panne sur le reçu. Il est transféré plus tard, mais n'est pas signé a posteriori.
• Autriche : le reçu porte d'abord la mention « Sicherheitseinrichtung ausgefallen » (dispositif de sécurité en panne). Les tickets sont signés dès que la connexion est rétablie.
• Suisse : il n'y a pas de signature. Les tickets sont simplement transférés plus tard.

Sous Caisse → Pannes, chaque panne figure avec la caisse, la cause, la période et le nombre de tickets. L'Aperçu signale les pannes ouvertes par une alerte. Avec Prendre acte, vous confirmez une panne, éventuellement avec une note, par exemple sur la cause ou la mesure prise. La prise d'acte ne peut plus être modifiée ensuite.

Si l'heure d'un appareil est décalée de plus de 2 minutes, la caisse et le back-office vous avertissent. Remettez alors l'horloge de l'appareil à l'heure.

Ticket Z

Le ticket Z clôture une session, c'est-à-dire un service sur une caisse. Cliquez sur Ticket Z et clôture de la session, comptez les espèces et saisissez le montant. La caisse affiche Espèces attendues (fonds de caisse initial, ventes, annulations, entrées et sorties d'espèces), Espèces comptées et l'Écart, ainsi que le nombre de tickets sans signature TSE. Avec Enregistrer le ticket Z, la session est clôturée.

Le ticket Z n'est possible que lorsque tous les tickets de la session sont arrivés sur le serveur. S'il reste des tickets sur l'appareil, reconnectez-le et transférez-les d'abord. Les pannes ouvertes ne bloquent pas le ticket Z.

En Allemagne, Univents transmet chaque ticket Z au service DSFinV-K de fiskaly. Vous créez l'export DSFinV-K pour un contrôle inopiné de caisse ou pour votre conseiller fiscal sous Caisse → Exports avec Créer l'export. Comme fiskaly ne conserve les données TSE que trois mois, Univents sauvegarde l'export TSE automatiquement chaque mois et lors de la mise hors service d'une caisse, dans votre archive privée. Les sauvegardes figurent également sous Exports.

Autriche et Suisse

Autriche : la caisse signe conformément à la RKSV via la signature cloud de fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Pour l'unité fiscale, le numéro d'identification à la TVA (UID) ou le numéro fiscal est obligatoire.
• Sous Enregistrer l'accès FinanzOnline, vous saisissez l'utilisateur du service web des caisses enregistreuses, que vous créez au préalable dans FinanzOnline. Sans cet accès, l'unité de signature et les caisses ne peuvent pas être déclarées.
• fiskaly déclare l'unité de signature et chaque caisse couplée auprès de FinanzOnline. Le ticket de démarrage est créé lors du couplage.
• Si une caisse tombe en panne, par exemple parce que l'appareil est défectueux, vous le signalez sous Caisse → Caisses avec Signaler une panne. Le délai de 48 heures à compter du début de la panne y est indiqué pour la caisse. fiskaly transmet la déclaration à FinanzOnline. Lorsque la caisse refonctionne, cliquez sur Mettre fin à la panne.
• Univents signe automatiquement a posteriori les tickets sans signature. Avec Signer a posteriori sous Caisse → Caisses, vous lancez l'opération immédiatement.
• Le reçu porte l'ID de caisse, le numéro de reçu et le code de contrôle RKSV. Vous créez le DEP7 destiné à l'auditeur pour chaque caisse sous Caisse → Exports ; Univents le sauvegarde automatiquement chaque mois.

Suisse : il n'y a ni TSE ni déclaration. La caisse enregistre chaque ticket de manière inaltérable, les reçus sont en CHF avec TVA (MWST). Les caisses peuvent être couplées immédiatement. Vous créez l'export pour l'auditeur (fichiers CSV et récapitulatif PDF dans un fichier ZIP) sous Caisse → Exports pour n'importe quelle période.

Légal : la caisse Univents est conçue pour répondre aux exigences de la KassenSichV (Allemagne) et de la RKSV (Autriche). Cela ne remplace pas un conseil fiscal. Les obligations de votre entreprise restent les vôtres, par exemple la déclaration de vos caisses à l'administration fiscale (en Allemagne via ELSTER). Vous trouverez les numéros de série de la caisse et de la TSE nécessaires à cet effet sous Caisse → Caisses et Caisse → Configuration.