Univents Kasse: eigene Kasse mit TSE

Die Univents Kasse ist eine eigene Kasse in Univents. Du verkaufst Artikel aus deinem Katalog an Ständen und Veranstaltungen, die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) kommt als Cloud-TSE von fiskaly mit. Jeder Bon wird unveränderbar gespeichert, der Gast bekommt seinen Beleg digital per QR-Code oder gedruckt, und am Ende einer Schicht schließt du mit dem Z-Bon ab. Die Kasse läuft im Browser auf Tablet, Smartphone oder Kassen-PC.

Nicht verwechseln mit der Kassenanbindung (APRO): Sie verbindet eine fremde Kasse mit Univents, siehe Kasse anbinden (APRO).

Was die Univents Kasse ist

• Ein Gerät ist eine Kasse. Jedes gekoppelte Gerät hat eigene, fortlaufende Bon-Nummern und einen eigenen Z-Bon. Zwei Geräte teilen sich nie eine Kasse.
• Artikel aus dem Katalog: Je Stand wählst du die Artikel aus. Die Kasse zeigt sie als Raster mit dem Preis aus dem Artikelkatalog.
• Mit oder ohne Veranstaltung: Eine Sitzung kann an einer Veranstaltung hängen. Dann siehst du den Umsatz je Veranstaltung und kannst Bons auf die Schlussrechnung buchen.
• Bons, Z-Bon, digitaler Beleg: Jeder Verkauf ist ein Bon. Der Gast scannt den QR-Code am Bildschirm und sieht seinen Beleg auf dem eigenen Handy, oder du druckst ihn aus.
• Backoffice: Im Menü unter Kasse findest du Übersicht, Einrichtung, Stände, Kassen, Bon-Journal, Auswertung (Umsatz je Veranstaltung nach Steuersatz, Zahlart und Stand), Ausfälle, Exporte und Bediener.

Modul buchen und Preise

Die Univents Kasse ist ein Zusatzmodul und ab dem Tarif Core buchbar, in jedem Tarif extra. Du buchst sie unter Einstellungen → Abrechnung → Zusatzmodule. Buchen darf, wer die Abrechnung verwalten darf. Einen kostenlosen Test gibt es für die Univents Kasse nicht.

• Abgerechnet wird je gekoppelter Kasse. Zwei Kassen sind im Grundmodul enthalten, jede weitere kommt mit dem Koppeln als weitere Kasse auf dein Abo.
• Jede weitere Kasse wird mindestens 3 Monate ab dem Koppeln berechnet. Stilllegen beendet die Berechnung frühestens 3 Monate nach dem Koppeln.
• Brauchst du weniger weitere Kassen, gilt die geringere Zahl ab der nächsten Verlängerung deines Abos. Die bezahlte Zeit läuft zu Ende, eine anteilige Erstattung gibt es nicht.
• Das Modul läuft im Intervall deines Abos, monatlich oder jährlich. Alle Preise netto.
• Jeder Standort ist ein eigener Workspace und bucht das Grundmodul einzeln.

Einrichten

Einrichten dürfen Personen mit dem Recht Finanzen bearbeiten. Öffne Kasse → Einrichtung:

1. Wähle unter Einstellungen das Land der Kasse: Deutschland, Österreich oder Schweiz. Das Land bestimmt Signatur, Steuersätze und Währung und steht fest, sobald eine Fiskal-Einheit angelegt ist. Stell dort auch die Umgebung auf Live, bevor du die Fiskal-Einheit für den echten Betrieb anlegst: Eine Fiskal-Einheit bleibt in der Umgebung, in der sie angelegt wurde, und nur Live signiert echte Bons.
2. Klicke auf Fiskal-Einheit anlegen. Eine Fiskal-Einheit ist die TSE für einen Standort. Trage Unternehmen, Anschrift und Steuernummer bzw. USt-IdNr. ein. Diese Angaben stehen auf jedem Beleg.
3. Klicke so oft auf Nächster Schritt, bis die Fiskal-Einheit Einsatzbereit ist. Jeder Klick führt genau einen Schritt aus.
4. Lege unter Stände deine Stände an, zum Beispiel „Bar Nord“ oder „Garderobe“, und wähle je Stand die Artikel und ihre Reihenfolge.
5. Lege unter Einstellungen fest, wer stornieren und wer Ein- und Auszahlungen buchen darf (Nur Leitung oder Alle Bediener), ob der Beleg Immer oder Auf Wunsch ausgegeben wird und welcher Fußtext auf dem Beleg steht.

Wer sieht was: Umsätze, Bon-Journal, Auswertung und Exporte sehen nur Personen mit dem Recht Finanzen lesen. „Leitung“ heißt in der Kasse: wer Finanzen bearbeiten darf. Die Crew kassiert ohne Einblick in die Umsätze, und zwar nur für Veranstaltungen, an denen sie eine angenommene Schicht hat, von zwei Stunden vor Schichtbeginn bis zwei Stunden nach Schichtende.

Bediener per PIN: Arbeiten mehrere Personen an einem Gerät, wechseln sie über Bediener wechseln per PIN. Jeder Bon trägt die Person, die ihn gebucht hat. Die PINs (4 bis 6 Ziffern) vergibt die Leitung unter Kasse → Bediener. Nach 5 Fehlversuchen ist eine PIN 15 Minuten gesperrt, die Leitung kann sie mit Entsperren sofort freigeben. Mit Bediener-Wechsel per PIN erzwingen startet die Kasse gesperrt und verkauft nur unter einer Person, die ihre PIN eingegeben hat.

Kassen koppeln und stilllegen

Koppeln: Öffne auf dem Gerät die Kassen-App unter univents.app/kasse/<dein-workspace> (die genaue Adresse steht unter Kasse → Übersicht) und melde dich mit einem Konto an, das Finanzen bearbeiten darf. Wähle die Fiskal-Einheit, gib der Kasse einen Namen, wähle optional einen Stand und klicke auf Gerät koppeln. Voraussetzung ist eine einsatzbereite Fiskal-Einheit.

Unter Kasse → Kassen siehst du je Kasse den Status, die Seriennummer, wann sie zuletzt online war, wie viele Bons noch auf die Übertragung warten und ob die Uhrzeit des Geräts abweicht.

Stilllegen: Klicke unter Kasse → Kassen auf Stilllegen. Die Kasse wird bei der TSE abgemeldet und kann danach keine Bons mehr senden. Der TSE-Export fürs Archiv startet automatisch. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Liegen auf dem Gerät noch nicht übertragene Bons, geht das Stilllegen nur als bewusster Verlust mit Grund.

Gerätetausch: Ein neues Gerät ist immer eine neue Kasse. Leg die alte still und kopple das neue Gerät.

Die Kopplung liegt im Browser des Geräts. Nutze kein privates Fenster und lösche auf einer gekoppelten Kasse nicht die Website-Daten, sonst ist die Kopplung weg und mit ihr alle Bons, die noch nicht übertragen sind.

Für die Abrechnung zählt jede gekoppelte Kasse, bis sie stillgelegt ist, weitere Kassen mindestens 3 Monate (siehe oben).

Kassieren

Zu Beginn klickst du auf Sitzung öffnen und wählst die Veranstaltung (optional), den Stand und den Bediener. Unter Anfangsbestand (bar) trägst du das Wechselgeld ein. Danach tippst du die Artikel an und wählst die Zahlart (siehe unten).

• Storno bucht einen neuen Bon gegen einen früheren Verkauf dieser Kasse, voll oder teilweise. Der ursprüngliche Bon bleibt unverändert.
• Vorgang abbrechen bricht einen begonnenen Verkauf ab.
• Im Trainingsmodus zählen Bons nicht zum Umsatz.
• Ein-/Auszahlung bucht Bargeld ohne Verkauf, zum Beispiel Wechselgeld nachlegen oder Geld zur Bank bringen.

Zahlungsarten, Beleg und Bondruck

• Bar: Trag den gegebenen Betrag ein oder tippe auf Passend. Die Kasse zeigt das Rückgeld.
• Karte extern: Der Gast zahlt an deinem eigenen Kartenterminal. Univents ist mit dem Terminal nicht verbunden: Bestätige erst mit Kartenzahlung erfolgt — Bon buchen, wenn die Zahlung am Terminal durch ist. Der Bon zählt dann als Kartenzahlung.
• Auf die Veranstaltung: Es wird kein Geld kassiert, der Betrag kommt auf die Schlussrechnung der Veranstaltung. Das geht nur in einer Sitzung mit Veranstaltung und nicht im Training. Die Bons erscheinen unter Finanzdokumente → Kassenabgleich und werden von dort übernommen, wie im Artikel Kassenabgleich beschrieben. Kategorie der Rechnungszeile ist die Kategorie des Artikels. Für Artikel ohne Kategorie legst du unter Einstellungen die Kategorie für Konto-Bons fest.

Digitaler Beleg: Nach dem Verkauf zeigt die Kasse einen QR-Code. Der Gast scannt ihn und öffnet seinen Beleg im eigenen Browser.

Bondruck: Den Drucker richtest du in der Kassen-App unter Drucker ein. Die Einstellung gilt nur für dieses Gerät. Im Browser gehen:

• Epson im WLAN (ePOS-Print) und Star im WLAN (WebPRNT): Gerät und Drucker im selben Netz, IP-Adresse oder Gerätename eintragen, Verschlüsselt (HTTPS) einschalten. Im Browser öffnest du die Adresse des Druckers einmal mit https:// und bestätigst sein Zertifikat. Ein Star-Drucker muss auf ESC/POS-Emulation stehen.
• Bluetooth-Bondrucker (ESC/POS, 58 oder 80 mm): im Browser nur mit Chrome unter Android.
• Der eingebaute Drucker von Sunmi-Geräten lässt sich aus dem Browser nicht ansteuern.

Mit Testseite drucken prüfst du die Verbindung. Bon automatisch drucken druckt nach jedem Verkauf ohne Nachfrage. Druckt der Drucker Umlaute oder das €-Zeichen falsch, stell den Zeichensatz um. Ein Druckfehler hält den Verkauf nie auf: Der Bon ist gespeichert und lässt sich jederzeit nachdrucken.

Offline und TSE-Ausfall

Ohne Internet kassiert die Kasse weiter. Die Bons liegen auf dem Gerät, oben steht zum Beispiel „3 Bons nicht übertragen“, und sobald das Netz wieder da ist, überträgt die Kasse sie automatisch. Mit Jetzt übertragen stößt du das sofort an. Damit die Kasse offline starten kann, muss sie auf dem Gerät einmal online geöffnet worden sein.

• Deutschland: Ein Bon, der offline entsteht oder bei dem die TSE nicht antwortet, bekommt keine TSE-Signatur, sondern einen Ausfallvermerk auf dem Beleg. Er wird später übertragen, aber nicht nachträglich signiert.
• Österreich: Der Beleg trägt zunächst den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Die Bons werden signiert, sobald die Verbindung wieder steht.
• Schweiz: Es gibt keine Signatur. Die Bons werden einfach später übertragen.

Unter Kasse → Ausfälle steht jeder Ausfall mit Kasse, Ursache, Zeitraum und Anzahl der Bons. Die Übersicht zeigt offene Ausfälle als Hinweis. Mit Zur Kenntnis nehmen bestätigst du einen Ausfall, optional mit einer Notiz, etwa zu Ursache oder Maßnahme. Die Kenntnisnahme lässt sich danach nicht mehr ändern.

Weicht die Uhrzeit eines Geräts um mehr als 2 Minuten ab, warnen Kasse und Backoffice. Stell dann die Geräteuhr richtig.

Z-Bon

Der Z-Bon schließt eine Sitzung ab, also eine Schicht an einer Kasse. Klicke auf Z-Bon & Sitzung schließen, zähle das Bargeld und trag es ein. Die Kasse zeigt Soll bar (Anfangsbestand, Verkäufe, Stornos, Ein- und Auszahlungen), Gezählt bar und die Differenz, dazu die Zahl der Bons ohne TSE-Signatur. Mit Z-Bon buchen ist die Sitzung geschlossen.

Der Z-Bon geht erst, wenn alle Bons der Sitzung beim Server sind. Liegen noch Bons auf dem Gerät, bring es online und übertrage sie zuerst. Offene Ausfälle blockieren den Z-Bon nicht.

In Deutschland überträgt Univents jeden Z-Bon an den DSFinV-K-Dienst von fiskaly. Den DSFinV-K-Export für eine Kassen-Nachschau oder deine Steuerberatung erstellst du unter Kasse → Exporte mit Export erstellen. Weil fiskaly TSE-Daten nur drei Monate aufbewahrt, sichert Univents den TSE-Export monatlich und beim Stilllegen einer Kasse automatisch in deinem privaten Archiv. Die Sicherungen stehen ebenfalls unter Exporte.

Österreich und Schweiz

Österreich: Die Kasse signiert nach der RKSV über die Cloud-Signatur von fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Für die Fiskal-Einheit ist die UID-Nummer oder die Steuernummer Pflicht.
• Unter FinanzOnline-Zugang hinterlegen trägst du den Registrierkassen-Webservice-Benutzer ein, den du vorher in FinanzOnline anlegst. Ohne diesen Zugang lassen sich Signatureinheit und Kassen nicht anmelden.
• fiskaly meldet die Signatureinheit und jede gekoppelte Kasse an FinanzOnline. Beim Koppeln entsteht der Startbeleg.
• Fällt eine Kasse aus, etwa weil das Gerät defekt ist, meldest du das unter Kasse → Kassen mit Ausfall melden. Die Frist von 48 Stunden ab Ausfallbeginn steht dort an der Kasse. fiskaly gibt die Meldung an FinanzOnline weiter. Läuft die Kasse wieder, klickst du auf Ausfall beenden.
• Bons ohne Signatur signiert Univents automatisch nach. Mit Nachsignieren unter Kasse → Kassen stößt du das sofort an.
• Der Beleg trägt Kassen-ID, Belegnummer und den RKSV-Prüfcode. Das DEP7 für den Prüfer erstellst du je Kasse unter Kasse → Exporte, monatlich sichert Univents es automatisch.

Schweiz: Es gibt keine TSE und keine Meldung. Die Kasse zeichnet jeden Bon unveränderbar auf, Belege sind in CHF mit MWST. Kassen lassen sich sofort koppeln. Den Prüfer-Export (CSV-Dateien und eine PDF-Zusammenfassung in einer ZIP-Datei) erstellst du unter Kasse → Exporte für jeden Zeitraum.

Rechtliches: Die Univents Kasse ist für die Anforderungen der KassenSichV (Deutschland) und der RKSV (Österreich) gebaut. Das ersetzt keine Steuerberatung. Pflichten deines Betriebs bleiben bei dir, etwa die Mitteilung deiner Kassen an das Finanzamt (in Deutschland über ELSTER). Die Seriennummern von Kasse und TSE dafür findest du unter Kasse → Kassen und Kasse → Einrichtung.