Kassenabgleich: Kassenbuchungen prüfen und in die Schlussrechnung übernehmen

Im Kassenabgleich siehst du alle Buchungen von der Kasse, ordnest Bons Veranstaltungen zu, übernimmst die Konsumation je Warengruppe und Steuersatz in die Schlussrechnung und wertest den Barverkauf pro Tag aus.

Der Kassenabgleich ist die Arbeitsliste für alles, was an der Kasse auf deine Veranstaltungen gebucht wurde. Voraussetzung ist die Anbindung deiner Kasse, siehe „Kasse anbinden (APRO)“.

Wo du den Kassenabgleich findest

Öffne Finanzdokumente und klicke auf Kassenabgleich. Du siehst ihn mit dem Recht Finanzen lesen. Zuordnen, umbuchen und übernehmen brauchen Finanzen bearbeiten.

Die Seite hat fünf Reiter:

Ohne Veranstaltung: Bons vom Sammelkonto „Veranstaltung – bitte zuordnen“ oder von einem Konto, das Univents keiner Veranstaltung zuordnen kann.
Noch nicht abgerechnet: Je Veranstaltung die Kassenbuchungen, die noch in keiner Rechnung stehen, mit Summe und einem Sprung zur Rechnung. Das gilt auch, wenn die Veranstaltung schon länger vorbei ist.
Abgerechnet: Bons, die bereits in einer Rechnung stehen.
An der Kasse bezahlt: Bons, die der Gast direkt an der Kasse bezahlt hat. Sie werden nie in die Rechnung übernommen.
Barverkauf: Die Tagesauswertung für Gäste ohne Veranstaltung, siehe unten.

Zu jedem Bon siehst du Bon-Nummer, Uhrzeit, Tisch, Servicekraft, Artikel mit Warengruppe, Beträge und Steuersätze. Mit dem Zeitraum-Filter und der Veranstaltungs-Auswahl grenzt du die Liste ein, die Summe der Auswahl steht oben rechts.

Bon zuordnen oder umbuchen

Klicke bei einem Bon auf Bon zuordnen.
Der Dialog zeigt oben die Details des Bons. Darunter schlägt Univents Veranstaltungen am Buchungstag und je einen Tag davor und danach vor, mit Raum und Uhrzeit. Alternativ suchst du eine Veranstaltung.
Wähle die Veranstaltung und bestätige.

Dasselbe Fenster benutzt du zum Umbuchen, wenn ein Bon auf der falschen Veranstaltung gelandet ist. Umbuchen geht nur, solange der Bon noch nicht abgerechnet ist. Steht er schon in einer Rechnung, entferne zuerst die Rechnungszeile. Univents merkt sich, von welcher Veranstaltung ein Bon umgebucht wurde, von wem und wann. Vorlagen und gelöschte Veranstaltungen lassen sich nicht wählen.

Kommt nachträglich eine Buchung auf ein Kassenkonto, das schon geschlossen wurde, ordnet Univents sie automatisch derselben Veranstaltung zu.

Wenn ein Bon markiert ist

Braucht Prüfung: Die Kasse hat einen Bon geändert, der schon abgerechnet war. Univents lässt die Rechnung unverändert und zeigt dir den Bon zur Prüfung.
Summe weicht ab: Die Positionen passen nicht zur Bon-Summe, zum Beispiel weil bei einem Artikel nach Gewicht das Gewicht fehlte. Univents versucht die Menge nachzuladen. Gelingt das nicht, wird der Bon nicht zur Übernahme angeboten. Kläre ihn dann mit der Kasse.

In die Schlussrechnung übernehmen

Die Übernahme gibt es nur in einer Rechnung im Entwurf, nicht in Angeboten, Lieferscheinen, Gutschriften oder Anzahlungsrechnungen.

Öffne den Rechnungs-Entwurf der Veranstaltung.
Liegen Kassenbuchungen bereit, zeigt oben die Karte Kasse zum Beispiel „3 Warengruppen · 524,40 € noch nicht abgerechnet“. Klicke auf Übernehmen, oder auf Details, um erst zu prüfen. Alternativ öffnest du Positionen übernehmen und nimmst dort den Abschnitt Kasse. Beide Wege machen dasselbe.
Im Abschnitt Kasse steht je Warengruppe die Brutto-Summe, die Zahl der Bons, der Zeitraum und die aufklappbare Artikelliste. Wähle einzelne Gruppen oder Alle. Eine Hinweiszeile nennt Beträge, die nicht übernommen werden, weil sie an der Kasse bezahlt wurden.
Klicke auf Übernehmen.

Pro Warengruppe und Steuersatz entsteht eine Rechnungszeile:

Titel ist die Warengruppe, du kannst ihn danach ändern.
Die Beschreibung ist die Artikelliste, ab 15 Artikeln mit „… und N weitere“.
Die Menge ist 1, der Steuersatz kommt von der Kasse.
Die Kategorie kommt aus der Einstellung der Anbindung, damit die Rechnung ohne Hinweis versendet werden kann.
Prozentuale Zuschläge des Belegs werden neu verteilt.

Eine Zeile „Getränke nach Verbrauch“ mit 0 € aus dem Angebot löscht Univents nicht von selbst. Die Erfolgsmeldung weist darauf hin und bietet Entfernen an.

Trinkgeld

Trinkgeld erscheint als eigene Gruppe Trinkgeld und ist standardmäßig abgewählt. Ohne dein Zutun landet es nicht auf der Rechnung. Wähle die Gruppe ausdrücklich, wenn es mit abgerechnet werden soll.

Cent-Abweichung bei Netto-Rechnungen und Rabatt

Bei einer Rechnung auf Brutto-Basis ohne Gesamtrabatt entspricht jede Kassenzeile centgenau der Kassensumme. Rechnest du netto, rundet Univents den Einzelpreis auf zwei Stellen, und ein Gesamtrabatt oder Zuschlag verschiebt die Summe zusätzlich. Dann zeigt der Dialog vor dem Übernehmen die Abweichung zur Kasse. Brutto-Preisbasis für Schlussrechnungen vermeidet das.

Was nicht übernommen wird

Bons, die an der Kasse bezahlt wurden.
Bons mit Summe weicht ab, bis sie geklärt sind.
Positionen, die schon in einer lebenden Rechnung stehen. Löschst du die Zeile oder den Entwurf, werden sie wieder angeboten.
Rechnungen, die schon versendet, gesperrt oder ersetzt sind, sowie Rechnungen mit Reverse-Charge oder nach § 19 UStG.
Eine Gruppe mit der Summe 0 € gilt als ausgeglichen und wird nicht angeboten.

Nachträgliche Buchungen und Stornos

Kommen nach der Übernahme Buchungen oder Stornos dazu, zeigt die Karte sie erneut. Im Entwurf übernimmst du eine Gruppe mit negativer Summe als Korrektur. Auf einer bereits ausgestellten Rechnung steht „Nach Ausstellung kamen 58,00 € dazu“ und Nachtragsrechnung anlegen. Bei einer negativen Summe lautet der Hinweis „Korrektur per Gutschrift nötig“, Univents erstellt sie nicht automatisch.

Möchtest du eine Veranstaltung löschen oder absagen, die noch nicht abgerechnete Kassenbuchungen hat, warnt dich der Dialog vorher. Nach dem Löschen stehen die Bons unter Ohne Veranstaltung. Nach einer Absage bleiben sie an der Veranstaltung und lassen sich abrechnen.

Barverkauf

Im Reiter Barverkauf siehst du, was ohne Veranstaltung an der Kasse verkauft wurde. Jede Nacht holt Univents die Belege des Vortags und korrigiert die letzten drei Tage nach, zum Beispiel wegen Stornos am Folgetag. Die Tabelle zeigt je Tag, Warengruppe und Steuersatz Netto, Brutto und die Zahl der Bons, dazu eine Summenzeile für den gewählten Zeitraum.

Nicht mitgezählt werden Belege mit der Zahlungsart Univents, denn das ist Konsumation auf Veranstaltungen, die schon im Kassenabgleich steht. Stornos mindern die Summe, Beilagen zählen nicht doppelt.