Uzgodnienie kasy: sprawdź księgowania z kasy i przenieś je do faktury końcowej

Uzgodnienie kasy to lista robocza dla wszystkiego, co w kasie zaksięgowano na Twoje wydarzenia. Warunkiem jest podłączenie kasy, zobacz „Podłącz kasę (APRO)”.

Gdzie znajdziesz uzgodnienie kasy

Otwórz Dokumenty finansowe i kliknij Uzgodnienie kasy. Widzisz je z uprawnieniem Czytaj finanse. Przypisywanie, przeksięgowywanie i przenoszenie wymagają uprawnienia Edytuj finanse.

Strona ma pięć zakładek:

• Bez wydarzenia: Paragony z konta zbiorczego „Wydarzenie – proszę przypisać” lub z konta, którego Univents nie może przypisać do żadnego wydarzenia.
• Jeszcze nierozliczone: Dla każdego wydarzenia księgowania z kasy, których nie ma jeszcze w żadnej fakturze, wraz z sumą i przejściem do faktury. Dotyczy to także wydarzeń, które zakończyły się dawno temu.
• Rozliczone: Paragony, które znajdują się już w fakturze.
• Zapłacone w kasie: Paragony, które gość zapłacił bezpośrednio w kasie. Nigdy nie są przenoszone do faktury.
• Sprzedaż gotówkowa: Dzienne zestawienie dla gości bez wydarzenia, zobacz niżej.

Przy każdym paragonie widzisz numer paragonu, godzinę, stolik, obsługę, artykuły z grupą towarów, kwoty i stawki podatku. Filtrem zakresu czasu i wyborem wydarzenia zawężasz listę, a suma wyboru znajduje się w prawym górnym rogu.

Przypisz lub przeksięguj paragon

1. Przy paragonie kliknij Przypisz paragon.
2. Okno dialogowe pokazuje u góry szczegóły paragonu. Poniżej Univents proponuje wydarzenia z dnia księgowania oraz z dnia poprzedniego i następnego, z salą i godziną. Możesz też wyszukać wydarzenie.
3. Wybierz wydarzenie i potwierdź.

Tego samego okna używasz do przeksięgowania, gdy paragon trafił na niewłaściwe wydarzenie. Przeksięgowanie jest możliwe tylko, dopóki paragon nie został rozliczony. Jeśli znajduje się już w fakturze, najpierw usuń pozycję faktury. Univents zapamiętuje, z którego wydarzenia paragon został przeksięgowany, przez kogo i kiedy. Szablonów i usuniętych wydarzeń nie można wybrać.

Jeśli później pojawi się księgowanie na konto kasowe, które zostało już zamknięte, Univents automatycznie przypisze je do tego samego wydarzenia.

Gdy paragon jest oznaczony

• Wymaga sprawdzenia: Kasa zmieniła paragon, który był już rozliczony. Univents pozostawia fakturę bez zmian i pokazuje paragon do sprawdzenia.
• Suma się różni: Pozycje nie zgadzają się z sumą paragonu, na przykład dlatego, że przy artykule sprzedawanym na wagę brakowało wagi. Univents próbuje dociągnąć ilość. Jeśli się nie uda, paragon nie jest oferowany do przeniesienia. Wyjaśnij go wtedy z kasą.

Przenieś do faktury końcowej

Przeniesienie jest możliwe tylko w fakturze w wersji roboczej, nie w ofertach, dowodach dostawy, notach kredytowych ani fakturach zaliczkowych.

1. Otwórz roboczą wersję faktury wydarzenia.
2. Jeśli są gotowe księgowania z kasy, u góry pojawia się karta Kasa, na przykład „3 grupy towarów · 524,40 € jeszcze nierozliczone”. Kliknij Przenieś lub Szczegóły, aby najpierw sprawdzić. Możesz też otworzyć Przenieś pozycje i wybrać tam sekcję Kasa. Obie drogi robią to samo.
3. W sekcji Kasa widzisz dla każdej grupy towarów sumę brutto, liczbę paragonów, okres i rozwijaną listę artykułów. Wybierz pojedyncze grupy lub Wszystkie. Wiersz z informacją podaje kwoty, które nie są przenoszone, ponieważ zapłacono je w kasie.
4. Kliknij Przenieś.

Dla każdej grupy towarów i stawki podatku powstaje jedna pozycja faktury:

• Tytułem jest grupa towarów, możesz go później zmienić.
• Opisem jest lista artykułów, od 15 artykułów z dopiskiem „… i N więcej”.
• Ilość wynosi 1, stawka podatku pochodzi z kasy.
• Kategoria pochodzi z ustawienia integracji, dzięki czemu fakturę można wysłać bez uwag.
• Procentowe dopłaty dokumentu są rozdzielane na nowo.

Pozycji „Napoje według zużycia” z kwotą 0 € z oferty Univents nie usuwa samodzielnie. Komunikat o sukcesie zwraca na to uwagę i oferuje Usuń.

Napiwek

Napiwek pojawia się jako osobna grupa Napiwek i jest domyślnie odznaczony. Bez Twojej decyzji nie trafi do faktury. Wybierz grupę wyraźnie, jeśli ma zostać rozliczony.

Różnica w groszach przy fakturach netto i rabacie

Przy fakturze w oparciu o brutto bez rabatu ogólnego każda pozycja kasowa odpowiada sumie z kasy co do grosza. Jeśli rozliczasz netto, Univents zaokrągla cenę jednostkową do dwóch miejsc po przecinku, a rabat ogólny lub dopłata dodatkowo przesuwa sumę. Wtedy okno dialogowe pokazuje różnicę względem kasy przed przeniesieniem. Podstawa cenowa brutto dla faktur końcowych tego unika.

Co nie jest przenoszone

• Paragony zapłacone w kasie.
• Paragony z oznaczeniem Suma się różni, dopóki nie zostaną wyjaśnione.
• Pozycje, które znajdują się już w aktywnej fakturze. Jeśli usuniesz pozycję lub wersję roboczą, zostaną ponownie zaoferowane.
• Faktury, które zostały już wysłane, zablokowane lub zastąpione, oraz faktury z odwrotnym obciążeniem lub według § 19 UStG.
• Grupa z sumą 0 € jest uznawana za wyrównaną i nie jest oferowana.

Późniejsze księgowania i storna

Jeśli po przeniesieniu pojawią się księgowania lub storna, karta pokazuje je ponownie. W wersji roboczej przenosisz grupę z ujemną sumą jako korektę. Na fakturze już wystawionej widnieje „Po wystawieniu doszło 58,00 €” oraz Utwórz fakturę uzupełniającą. Przy sumie ujemnej komunikat brzmi „Wymagana korekta notą kredytową”, Univents nie tworzy jej automatycznie.

Jeśli chcesz usunąć lub odwołać wydarzenie z jeszcze nierozliczonymi księgowaniami z kasy, okno dialogowe ostrzeże Cię wcześniej. Po usunięciu paragony znajdują się w zakładce Bez wydarzenia. Po odwołaniu pozostają przy wydarzeniu i można je rozliczyć.

Sprzedaż gotówkowa

W zakładce Sprzedaż gotówkowa widzisz, co sprzedano w kasie bez wydarzenia. Każdej nocy Univents pobiera dokumenty z poprzedniego dnia i koryguje ostatnie trzy dni, na przykład z powodu storn następnego dnia. Tabela pokazuje dla każdego dnia, grupy towarów i stawki podatku netto, brutto i liczbę paragonów, a do tego wiersz sum dla wybranego okresu.

Nie są wliczane dokumenty z metodą płatności Univents, ponieważ to konsumpcja na wydarzeniach, która jest już w uzgodnieniu kasy. Storna pomniejszają sumę, dodatki nie są liczone podwójnie.