Riconciliazione di cassa: controllare le registrazioni di cassa e riportarle nella fattura finale

Nella riconciliazione di cassa vedi tutte le registrazioni della cassa, assegni gli scontrini agli eventi, riporti la consumazione per gruppo merceologico e aliquota nella fattura finale e analizzi le vendite per contanti giorno per giorno.

La riconciliazione di cassa è l’elenco di lavoro per tutto ciò che alla cassa è stato registrato sui tuoi eventi. Presupposto è il collegamento della tua cassa, vedi «Collegare la cassa (APRO)».

Dove trovi la riconciliazione di cassa

Apri Documenti finanziari e clicca su Riconciliazione di cassa. La vedi con l’autorizzazione Visualizza finanze. Assegnare, spostare e riportare richiedono Modifica finanze.

La pagina ha cinque schede:

Senza evento: scontrini dal conto collettivo «Evento – da assegnare» o da un conto che Univents non riesce ad assegnare a nessun evento.
Non ancora fatturato: per ogni evento le registrazioni di cassa che non compaiono ancora in nessuna fattura, con totale e un collegamento alla fattura. Vale anche se l’evento è concluso da tempo.
Fatturato: scontrini che compaiono già in una fattura.
Pagato alla cassa: scontrini che l’ospite ha pagato direttamente alla cassa. Non vengono mai riportati nella fattura.
Vendita per contanti: l’analisi giornaliera per gli ospiti senza evento, vedi sotto.

Per ogni scontrino vedi numero dello scontrino, orario, tavolo, addetto al servizio, articoli con gruppo merceologico, importi e aliquote. Con il filtro del periodo e la selezione dell’evento restringi l’elenco; il totale della selezione è in alto a destra.

Assegnare o spostare uno scontrino

Su uno scontrino clicca su Assegna scontrino.
La finestra mostra in alto i dettagli dello scontrino. Sotto, Univents propone eventi nel giorno della registrazione e un giorno prima e dopo, con sala e orario. In alternativa cerchi un evento.
Scegli l’evento e conferma.

Usi la stessa finestra per spostare uno scontrino finito sull’evento sbagliato. Spostare è possibile solo finché lo scontrino non è ancora fatturato. Se è già in una fattura, rimuovi prima la riga della fattura. Univents ricorda da quale evento uno scontrino è stato spostato, da chi e quando. Modelli ed eventi eliminati non si possono scegliere.

Se in seguito arriva una registrazione su un conto di cassa già chiuso, Univents la assegna automaticamente allo stesso evento.

Quando uno scontrino è contrassegnato

Richiede verifica: la cassa ha modificato uno scontrino che era già fatturato. Univents lascia la fattura invariata e ti mostra lo scontrino da verificare.
Il totale non corrisponde: le posizioni non corrispondono al totale dello scontrino, ad esempio perché per un articolo a peso mancava il peso. Univents cerca di recuperare la quantità. Se non ci riesce, lo scontrino non viene proposto per il riporto. Chiariscilo allora con la cassa.

Riportare nella fattura finale

Il riporto esiste solo in una fattura in bozza, non in preventivi, DDT, note di credito o fatture di acconto.

Apri la bozza di fattura dell’evento.
Se ci sono registrazioni di cassa pronte, in alto la scheda Cassa mostra ad esempio «3 gruppi merceologici · 524,40 € non ancora fatturati». Clicca su Applica, oppure su Dettagli per verificare prima. In alternativa apri Importa righe e lì scegli la sezione Cassa. Entrambi i percorsi fanno la stessa cosa.
Nella sezione Cassa per ogni gruppo merceologico trovi il totale lordo, il numero di scontrini, il periodo e l’elenco degli articoli espandibile. Scegli singoli gruppi oppure Tutti. Una riga di avviso indica gli importi che non vengono riportati perché pagati alla cassa.
Clicca su Applica.

Per ogni gruppo merceologico e aliquota nasce una riga di fattura:

Il titolo è il gruppo merceologico, puoi modificarlo in seguito.
La descrizione è l’elenco degli articoli, da 15 articoli con «… e altri N».
La quantità è 1, l’aliquota proviene dalla cassa.
La categoria proviene dall’impostazione del collegamento, così la fattura può essere inviata senza avvisi.
I supplementi percentuali del documento vengono ridistribuiti.

Una riga «Bevande a consumo» con 0 € proveniente dal preventivo Univents non la elimina da solo. Il messaggio di conferma lo segnala e offre Rimuovi.

Mancia

La mancia compare come gruppo a sé Mancia ed è deselezionata per impostazione predefinita. Senza un tuo intervento non finisce nella fattura. Scegli il gruppo espressamente se deve essere fatturata insieme.

Differenza di centesimi nelle fatture nette e con sconto

In una fattura su base lorda senza sconto totale, ogni riga di cassa corrisponde al centesimo al totale della cassa. Se fatturi al netto, Univents arrotonda il prezzo unitario a due decimali, e uno sconto totale o un supplemento sposta ulteriormente la somma. In quel caso la finestra mostra la differenza rispetto alla cassa prima del riporto. La base prezzo lorda per le fatture finali lo evita.

Cosa non viene riportato

Scontrini pagati alla cassa.
Scontrini con Il totale non corrisponde, finché non sono chiariti.
Posizioni che compaiono già in una fattura attiva. Se elimini la riga o la bozza, vengono proposte di nuovo.
Fatture già inviate, bloccate o sostituite, nonché fatture con reverse charge o secondo il § 19 UStG.
Un gruppo con totale 0 € è considerato pareggiato e non viene proposto.

Registrazioni successive e storni

Se dopo il riporto arrivano registrazioni o storni, la scheda li mostra di nuovo. Nella bozza riporti un gruppo con totale negativo come correzione. Su una fattura già emessa compare «Dopo l’emissione sono arrivati 58,00 € in più» e Crea fattura integrativa. Con un totale negativo l’avviso è «Correzione tramite nota di credito necessaria»; Univents non la crea automaticamente.

Se vuoi eliminare o annullare un evento che ha registrazioni di cassa non ancora fatturate, la finestra ti avvisa prima. Dopo l’eliminazione gli scontrini si trovano sotto Senza evento. Dopo un annullamento restano sull’evento e si possono fatturare.

Vendita per contanti

Nella scheda Vendita per contanti vedi ciò che è stato venduto alla cassa senza evento. Ogni notte Univents recupera i documenti del giorno precedente e corregge gli ultimi tre giorni, ad esempio per storni del giorno successivo. La tabella mostra per giorno, gruppo merceologico e aliquota netto, lordo e numero di scontrini, più una riga di totale per il periodo scelto.

Non vengono conteggiati i documenti con il metodo di pagamento Univents, perché si tratta di consumazione su eventi che compare già nella riconciliazione di cassa. Gli storni riducono il totale, i contorni non vengono contati due volte.