Reconciliação de caixa: verificar os registos da caixa e transferi-los para a fatura final

A reconciliação de caixa é a lista de trabalho para tudo o que foi registado na caixa para os seus eventos. O pressuposto é que a caixa esteja ligada, ver «Ligar a caixa (APRO)».

Onde encontrar a reconciliação de caixa

Abrir Documentos financeiros e clicar em Reconciliação de caixa. Vê-la exige a permissão Ler finanças. Atribuir, reatribuir e transferir exigem Editar finanças.

A página tem cinco separadores:

• Sem evento: Talões da conta coletiva «Evento – atribuir, por favor» ou de uma conta que o Univents não consegue atribuir a nenhum evento.
• Ainda não faturado: Por evento, os registos da caixa que ainda não constam de nenhuma fatura, com total e um atalho para a fatura. Isto também se aplica quando o evento já terminou há bastante tempo.
• Faturado: Talões que já constam de uma fatura.
• Pago na caixa: Talões que o convidado pagou diretamente na caixa. Nunca são transferidos para a fatura.
• Venda a dinheiro: A avaliação diária para convidados sem evento, ver abaixo.

Em cada talão vê o número do talão, a hora, a mesa, o pessoal de serviço, os artigos com grupo de artigos, os valores e as taxas de imposto. Com o filtro de período e a seleção de evento restringe a lista; a soma da seleção aparece no canto superior direito.

Atribuir ou reatribuir um talão

1. Num talão, clicar em Atribuir talão.
2. O diálogo mostra em cima os detalhes do talão. Por baixo, o Univents sugere eventos no dia do registo e, respetivamente, um dia antes e um dia depois, com sala e hora. Em alternativa, pesquisa-se um evento.
3. Escolher o evento e confirmar.

A mesma janela serve para reatribuir, quando um talão ficou no evento errado. Só é possível reatribuir enquanto o talão ainda não estiver faturado. Se já constar de uma fatura, remova primeiro a linha da fatura. O Univents regista de que evento um talão foi reatribuído, por quem e quando. Modelos e eventos eliminados não podem ser escolhidos.

Se mais tarde chegar um registo para uma conta de caixa que já foi fechada, o Univents atribui-o automaticamente ao mesmo evento.

Quando um talão está assinalado

• Requer verificação: A caixa alterou um talão que já estava faturado. O Univents deixa a fatura inalterada e mostra-lhe o talão para verificação.
• Total diverge: As linhas não correspondem ao total do talão, por exemplo porque num artigo vendido ao peso faltava o peso. O Univents tenta recarregar a quantidade. Se não conseguir, o talão não é oferecido para transferência. Esclareça-o então com a caixa.

Transferir para a fatura final

A transferência só existe numa fatura em rascunho, não em orçamentos, guias de remessa, notas de crédito ou faturas de adiantamento.

1. Abrir o rascunho da fatura do evento.
2. Se houver registos da caixa disponíveis, aparece em cima o cartão Caixa, por exemplo «3 grupos de artigos · 524,40 € ainda não faturados». Clicar em Transferir, ou em Detalhes para verificar primeiro. Em alternativa, abrir Importar linhas e escolher aí a secção Caixa. Ambos os caminhos fazem o mesmo.
3. Na secção Caixa consta, por grupo de artigos, o total bruto, o número de talões, o período e a lista de artigos expansível. Escolher grupos individuais ou Todos. Uma linha de aviso indica os valores que não são transferidos por terem sido pagos na caixa.
4. Clicar em Transferir.

Por grupo de artigos e taxa de imposto é criada uma linha de fatura:

• O título é o grupo de artigos, que pode alterar depois.
• A descrição é a lista de artigos, a partir de 15 artigos com «… e mais N».
• A quantidade é 1, a taxa de imposto vem da caixa.
• A categoria vem da definição da ligação, para que a fatura possa ser enviada sem aviso.
• Os acréscimos percentuais do documento são redistribuídos.

Uma linha «Bebidas por consumo» com 0 € do orçamento não é eliminada pelo Univents por si só. A mensagem de sucesso chama a atenção para isso e oferece Remover.

Gorjeta

A gorjeta aparece como grupo próprio Gorjeta e está desmarcada por predefinição. Sem intervenção sua, não vai parar à fatura. Escolha o grupo expressamente se quiser que seja faturada.

Diferença de cêntimos em faturas líquidas e com desconto

Numa fatura com base bruta sem desconto global, cada linha de caixa corresponde ao cêntimo ao total da caixa. Se faturar em líquido, o Univents arredonda o preço unitário a duas casas decimais, e um desconto global ou acréscimo desloca ainda mais o total. Nesse caso, o diálogo mostra a diferença em relação à caixa antes da transferência. A base de preço bruta para faturas finais evita isto.

O que não é transferido

• Talões pagos na caixa.
• Talões com Total diverge, até serem esclarecidos.
• Linhas que já constam de uma fatura ativa. Se eliminar a linha ou o rascunho, voltam a ser oferecidas.
• Faturas já enviadas, bloqueadas ou substituídas, bem como faturas com autoliquidação ou segundo o § 19 UStG.
• Um grupo com total de 0 € é considerado compensado e não é oferecido.

Registos posteriores e estornos

Se, após a transferência, chegarem registos ou estornos, o cartão volta a mostrá-los. No rascunho, transfere um grupo com total negativo como correção. Numa fatura já emitida, aparece «Após a emissão, acresceram 58,00 €» e Criar fatura complementar. Com um total negativo, o aviso é «Correção por nota de crédito necessária»; o Univents não a cria automaticamente.

Se quiser eliminar ou cancelar um evento com registos de caixa ainda não faturados, o diálogo avisa-o antes. Depois de eliminar, os talões ficam em Sem evento. Depois de cancelar, permanecem no evento e podem ser faturados.

Venda a dinheiro

No separador Venda a dinheiro vê o que foi vendido na caixa sem evento. Todas as noites, o Univents recolhe os documentos do dia anterior e corrige os últimos três dias, por exemplo por causa de estornos no dia seguinte. A tabela mostra, por dia, grupo de artigos e taxa de imposto, o valor líquido, o valor bruto e o número de talões, além de uma linha de totais para o período escolhido.

Não são contabilizados documentos com a forma de pagamento Univents, pois trata-se de consumo em eventos que já consta da reconciliação de caixa. Os estornos reduzem o total, os acompanhamentos não contam em duplicado.