Kasafstemming: kassaboekingen controleren en overnemen in de eindfactuur

De kasafstemming is de werklijst voor alles wat aan de kassa op je evenementen is geboekt. Voorwaarde is de koppeling van je kassa, zie „Kassa koppelen (APRO)”.

Waar je de kasafstemming vindt

Open Financiële documenten en klik op Kasafstemming. Je ziet haar met het recht Financiën bekijken. Toewijzen, overboeken en overnemen vereisen Financiën bewerken.

De pagina heeft vijf tabbladen:

• Zonder evenement: Bonnen van de verzamelrekening „Evenement – graag toewijzen” of van een rekening die Univents aan geen enkel evenement kan toewijzen.
• Nog niet afgerekend: Per evenement de kassaboekingen die nog in geen enkele factuur staan, met totaal en een sprong naar de factuur. Dat geldt ook als het evenement al lang voorbij is.
• Afgerekend: Bonnen die al in een factuur staan.
• Aan de kassa betaald: Bonnen die de gast direct aan de kassa heeft betaald. Ze worden nooit in de factuur overgenomen.
• Contante verkoop: De dagoverzicht voor gasten zonder evenement, zie hieronder.

Bij elke bon zie je bonnummer, tijd, tafel, bediening, artikelen met productgroep, bedragen en btw-tarieven. Met het periodefilter en de evenementkeuze beperk je de lijst, het totaal van de selectie staat rechtsboven.

Bon toewijzen of overboeken

1. Klik bij een bon op Bon toewijzen.
2. De dialoog toont bovenaan de details van de bon. Daaronder stelt Univents evenementen voor op de boekingsdag en een dag ervoor en erna, met ruimte en tijd. Je kunt ook een evenement zoeken.
3. Kies het evenement en bevestig.

Hetzelfde venster gebruik je om over te boeken als een bon op het verkeerde evenement is beland. Overboeken kan alleen zolang de bon nog niet is afgerekend. Staat hij al in een factuur, verwijder dan eerst de factuurregel. Univents onthoudt van welk evenement een bon is overgeboekt, door wie en wanneer. Sjablonen en verwijderde evenementen kun je niet kiezen.

Komt er achteraf een boeking op een kassarekening die al is gesloten, dan wijst Univents die automatisch aan hetzelfde evenement toe.

Als een bon is gemarkeerd

• Moet worden gecontroleerd: De kassa heeft een bon gewijzigd die al was afgerekend. Univents laat de factuur ongewijzigd en toont je de bon ter controle.
• Totaal wijkt af: De posten komen niet overeen met het bontotaal, bijvoorbeeld omdat bij een artikel op gewicht het gewicht ontbrak. Univents probeert het aantal na te laden. Lukt dat niet, dan wordt de bon niet aangeboden voor overname. Los het dan op met de kassa.

Overnemen in de eindfactuur

Overnemen kan alleen in een factuur in concept, niet in offertes, pakbonnen, creditnota’s of vooruitbetalingsfacturen.

1. Open het factuurconcept van het evenement.
2. Staan er kassaboekingen klaar, dan toont de kaart Kassa bovenaan bijvoorbeeld „3 productgroepen · 524,40 € nog niet afgerekend”. Klik op Overnemen, of op Details om eerst te controleren. Je kunt ook Regels overnemen openen en daar het onderdeel Kassa kiezen. Beide wegen doen hetzelfde.
3. In het onderdeel Kassa staat per productgroep het brutototaal, het aantal bonnen, de periode en de uitklapbare artikellijst. Kies afzonderlijke groepen of Alle. Een tekstregel noemt bedragen die niet worden overgenomen omdat ze aan de kassa zijn betaald.
4. Klik op Overnemen.

Per productgroep en btw-tarief ontstaat één factuurregel:

• De titel is de productgroep, die kun je daarna wijzigen.
• De omschrijving is de artikellijst, vanaf 15 artikelen met „… en N meer”.
• Het aantal is 1, het btw-tarief komt van de kassa.
• De categorie komt uit de instelling van de koppeling, zodat de factuur zonder melding kan worden verzonden.
• Procentuele toeslagen van het document worden opnieuw verdeeld.

Een regel „Dranken op basis van verbruik” met 0 € uit de offerte verwijdert Univents niet zelf. De succesmelding wijst erop en biedt Verwijderen aan.

Fooi

Fooi verschijnt als aparte groep Fooi en is standaard uitgeschakeld. Zonder jouw ingreep komt ze niet op de factuur. Kies de groep uitdrukkelijk als ze mee moet worden afgerekend.

Centenverschil bij netto-facturen en korting

Bij een factuur op bruto-basis zonder totaalkorting komt elke kassaregel tot op de cent overeen met het kassatotaal. Reken je netto, dan rondt Univents de eenheidsprijs af op twee decimalen, en een totaalkorting of toeslag verschuift de som bovendien. Dan toont de dialoog vóór het overnemen het verschil met de kassa. Een bruto-prijsbasis voor eindfacturen voorkomt dat.

Wat niet wordt overgenomen

• Bonnen die aan de kassa zijn betaald.
• Bonnen met Totaal wijkt af, tot ze zijn opgelost.
• Posten die al in een lopende factuur staan. Verwijder je de regel of het concept, dan worden ze weer aangeboden.
• Facturen die al zijn verzonden, vergrendeld of vervangen, en facturen met verlegde btw of volgens § 19 UStG.
• Een groep met totaal 0 € geldt als vereffend en wordt niet aangeboden.

Latere boekingen en stornering

Komen er na het overnemen boekingen of stornering bij, dan toont de kaart ze opnieuw. In het concept neem je een groep met een negatief totaal over als correctie. Op een al uitgegeven factuur staat „Na uitgifte kwam er 58,00 € bij” en Aanvullende factuur aanmaken. Bij een negatief totaal luidt de melding „Correctie via creditnota nodig”, Univents maakt die niet automatisch aan.

Wil je een evenement verwijderen of afzeggen dat nog niet afgerekende kassaboekingen heeft, dan waarschuwt de dialoog je vooraf. Na het verwijderen staan de bonnen onder Zonder evenement. Na een afzegging blijven ze bij het evenement en kunnen ze worden afgerekend.

Contante verkoop

In het tabblad Contante verkoop zie je wat zonder evenement aan de kassa is verkocht. Elke nacht haalt Univents de bonnen van de vorige dag op en corrigeert de laatste drie dagen, bijvoorbeeld wegens stornering de dag erna. De tabel toont per dag, productgroep en btw-tarief netto, bruto en het aantal bonnen, plus een totaalregel voor de gekozen periode.

Niet meegeteld worden bonnen met de betaalwijze Univents, want dat is consumptie op evenementen die al in de kasafstemming staat. Stornering verlaagt het totaal, bijgerechten tellen niet dubbel.