Rapprochement de caisse : vérifier les écritures de caisse et les reprendre dans la facture finale

Le rapprochement de caisse est la liste de travail de tout ce qui a été enregistré à la caisse sur vos événements. La condition préalable est la connexion de votre caisse, voir « Connecter la caisse (APRO) ».

Où trouver le rapprochement de caisse

Ouvrez Documents financiers et cliquez sur Rapprochement de caisse. Vous le voyez avec l’autorisation Consulter les finances. Affecter, réaffecter et reprendre exigent Modifier les finances.

La page comporte cinq onglets :

• Sans événement : tickets du compte collectif « Événement – à affecter » ou d’un compte qu’Univents ne peut affecter à aucun événement.
• Pas encore facturé : par événement, les écritures de caisse qui ne figurent encore dans aucune facture, avec le total et un accès direct à la facture. Cela vaut aussi lorsque l’événement est terminé depuis longtemps.
• Facturé : tickets qui figurent déjà dans une facture.
• Payé à la caisse : tickets que l’invité a payés directement à la caisse. Ils ne sont jamais repris dans la facture.
• Vente au comptant : l’analyse quotidienne pour les invités sans événement, voir ci-dessous.

Pour chaque ticket, vous voyez le numéro de ticket, l’heure, la table, le serveur, les articles avec leur groupe d’articles, les montants et les taux de TVA. Avec le filtre de période et la sélection d’événement, vous affinez la liste ; le total de la sélection s’affiche en haut à droite.

Affecter ou réaffecter un ticket

1. Cliquez sur Affecter le ticket sur un ticket.
2. La boîte de dialogue affiche en haut les détails du ticket. En dessous, Univents propose les événements du jour de l’écriture, ainsi que ceux de la veille et du lendemain, avec salle et heure. Vous pouvez aussi rechercher un événement.
3. Choisissez l’événement et confirmez.

Vous utilisez la même fenêtre pour réaffecter un ticket arrivé sur le mauvais événement. La réaffectation n’est possible que tant que le ticket n’est pas encore facturé. S’il figure déjà dans une facture, supprimez d’abord la ligne de la facture. Univents conserve l’événement d’origine d’un ticket réaffecté, ainsi que l’auteur et la date de la réaffectation. Les modèles et les événements supprimés ne peuvent pas être choisis.

Si une écriture arrive ensuite sur un compte de caisse déjà fermé, Univents l’affecte automatiquement au même événement.

Lorsqu’un ticket est signalé

• Nécessite une vérification : la caisse a modifié un ticket déjà facturé. Univents laisse la facture inchangée et vous montre le ticket pour vérification.
• Le total diffère : les postes ne correspondent pas au total du ticket, par exemple parce que le poids manquait pour un article vendu au poids. Univents essaie de recharger la quantité. Si cela échoue, le ticket n’est pas proposé à la reprise. Clarifiez alors la situation avec la caisse.

Reprendre dans la facture finale

La reprise n’existe que dans une facture en brouillon, pas dans les devis, bons de livraison, avoirs ou factures d’acompte.

1. Ouvrez le brouillon de facture de l’événement.
2. Si des écritures de caisse sont disponibles, la carte Caisse s’affiche en haut, par exemple « 3 groupes d’articles · 524,40 € pas encore facturés ». Cliquez sur Reprendre, ou sur Détails pour vérifier d’abord. Vous pouvez aussi ouvrir Reprendre des lignes et y choisir la section Caisse. Les deux voies font la même chose.
3. Dans la section Caisse, vous voyez par groupe d’articles la somme brute, le nombre de tickets, la période et la liste d’articles dépliable. Choisissez des groupes individuels ou Tous. Une ligne d’indication mentionne les montants qui ne sont pas repris parce qu’ils ont été payés à la caisse.
4. Cliquez sur Reprendre.

Par groupe d’articles et taux de TVA, une ligne de facture est créée :

• Le titre est le groupe d’articles ; vous pouvez ensuite le modifier.
• La description est la liste d’articles, à partir de 15 articles avec « … et N autres ».
• La quantité est 1 et le taux de TVA provient de la caisse.
• La catégorie provient du paramètre de la connexion, afin que la facture puisse être envoyée sans avertissement.
• Les majorations en pourcentage du document sont redistribuées.

Une ligne « Boissons selon la consommation » à 0 € issue du devis n’est pas supprimée automatiquement par Univents. Le message de réussite le signale et propose Retirer.

Pourboire

Le pourboire apparaît comme groupe distinct Pourboire et est désélectionné par défaut. Sans action de votre part, il n’atterrit pas dans la facture. Sélectionnez expressément le groupe si vous voulez le facturer aussi.

Écart de centimes sur les factures nettes et avec remise

Pour une facture sur base brute sans remise globale, chaque ligne de caisse correspond au centime près à la somme de la caisse. Si vous facturez en net, Univents arrondit le prix unitaire à deux décimales, et une remise globale ou une majoration décale en plus la somme. La boîte de dialogue affiche alors avant la reprise l’écart par rapport à la caisse. Une base de prix brute pour les factures finales l’évite.

Ce qui n’est pas repris

• Les tickets payés à la caisse.
• Les tickets avec Le total diffère, tant qu’ils ne sont pas clarifiés.
• Les postes qui figurent déjà dans une facture active. Si vous supprimez la ligne ou le brouillon, ils sont de nouveau proposés.
• Les factures déjà envoyées, verrouillées ou remplacées, ainsi que les factures en autoliquidation ou selon le § 19 UStG.
• Un groupe dont la somme est de 0 € est considéré comme soldé et n’est pas proposé.

Écritures tardives et annulations

Si des écritures ou des annulations arrivent après la reprise, la carte les affiche de nouveau. Dans le brouillon, vous reprenez un groupe à somme négative comme correction. Sur une facture déjà émise, vous voyez « Après l’émission, 58,00 € se sont ajoutés » et Créer une facture complémentaire. Pour une somme négative, l’indication est « Correction par avoir nécessaire » ; Univents ne la crée pas automatiquement.

Si vous voulez supprimer ou annuler un événement qui a des écritures de caisse pas encore facturées, la boîte de dialogue vous avertit au préalable. Après la suppression, les tickets se trouvent sous Sans événement. Après une annulation, ils restent sur l’événement et peuvent être facturés.

Vente au comptant

Dans l’onglet Vente au comptant, vous voyez ce qui a été vendu à la caisse sans événement. Chaque nuit, Univents récupère les justificatifs de la veille et corrige les trois derniers jours, par exemple en raison d’annulations le lendemain. Le tableau montre par jour, groupe d’articles et taux de TVA le net, le brut et le nombre de tickets, ainsi qu’une ligne de total pour la période choisie.

Ne sont pas comptés les justificatifs avec le mode de paiement Univents, car il s’agit de consommation sur des événements qui figure déjà dans le rapprochement de caisse. Les annulations réduisent la somme ; les accompagnements ne sont pas comptés deux fois.